В соответствии со ст. 264 НК РФ расходы на служебные командировки учитываются для целей налогообложения прибыли и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Для целей налогообложения прибыли отдельные виды командировочных расходов признаются в составе прочих расходов, связанных с производством или реализацией, только в пределах норм, утвержденных Правительством РФ.

Установлено, что для целей налогообложения прибыли могут учитываться следующие расходы:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- на наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.). Стоимость комплекта постельного белья может быть включена к стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гостинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов мя обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для цепей налогового учета расходы по найму жилого помещении подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезических работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организации, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организации, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 установлены следующие нормы по ежедневному полевому довольствию:

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 рублей;

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 рублей;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области. - в размере 75 рублей;

- за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 рублей.

Таким образом, для целей налогообложения по налогу на прибыль и итогу на доходы физических лиц нормируются только суммы суточных и полевого довольствия.

Для организаций, применяющих метод начисления, расходы на командировки признаются в налоговом учете в том отчетном (налоговом) периоде, на который приходится дата утверждения авансового отчета.

Для организаций, применяющих кассовый метод, расходы на командировки признаются в налоговом учете только после их фактической оплаты.

При этом расходы на командировки при кассовом методе должны приминаться в том отчетном (налоговом) периоде, в котором был утвержден финансовый отчет, но только в части, не превышающей сумму выданного раннее аванса.

Если же по авансовому отчету выявлен перерасход, то сумма командировочных расходов в части перерасхода может быть учтена в составе расходов только после того, как организация погасит свою задолженность перед работником (погасит сумму перерасхода).