Складський облік є важливим фактором контролю за зберіганням виробничих запасів підприємства.

Для забезпечення виробничої програми відповідними виробничими запасами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних підрозділів підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, що відноситься до операцій даного складу.

Для правильної організації обліку запасів на підприємствах потрібні складські приміщення з відповідними обладнанням, пристосуваннями (стелажами, полицями, ящиками), вимірювальними приладами (міри, ваги). Запаси на складах мають розміщуватись за секціями, а в середині їх – за окремими групами (на полицях, у штабелях, стелажах, засіках тощо), щоб можна було швидко їх прийняти, видати й перевірити наявність запасів.

Складський облік виробничих запасів – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Здійснюється облік матеріалів на складі за допомогою карток за формою № М-12. Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й віддаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення операцій.

Організовують складський облік за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організовують за партіями надходження матеріальних цінностей. Кожному виду виробничих запасів присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунка, наступні дві - номер групи, а інші - порядковий номер виробничих запасів у групі. За цими номерами організовують і бухгалтерський облік виробничих запасів, що дає змогу провадити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.

Облік запасів на складі здійснюється завідувачем складом (комірником), який є матеріально відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за погодженням з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського обліку, що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури – цінника. Аналітичні рахунки групують за групами матеріалів, місцями зберігання матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберігання і рухом запасів, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для проведення підсумків інвентаризації.

Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.

Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера.

Контроль за виконанням плану договорів своєчасним надходженням і оприбуткуваннями матеріалів здійснює служба постачання. З цією метою ведуться відомості оперативного обліку виконання договорів поставки, де відмічається виконання договорів поставки, де відмічається виконання умов договору про поставку за асортиментом матеріалів (їх кількістю, ціною, строками відвантаження тощо). Бухгалтерія здійснює контроль за організацією даних оперативного обліку.

Запаси відпускають зі складу підприємства на виробничі, господарські потреби, на строку, для переробки і в порядку реалізації надлишкових (неліквідних) запасів.

При відпуску запасів зі складу у виробництво матеріально відповідальна особа (завскладом, комірник) повинен дотримуватись наступних вимог:

1) запаси обліковувати за вагою, обсягом, масою у суворій відповідності до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;

2) відпуск запасів здійснювати в межах попередньо встановлених лімітів;

3) узгоджувати з головним бухгалтером списки осіб, яким надано право вимагати зі складів матеріали, і брати зразки їх підписів.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-збірні картки (ф. М-8), накладні вимоги.

Ліміт визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих в цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватись на кожне замовлення окремо.

Відпуск матеріалів на строку здійснюється на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск матеріалів стороннім підприємством оформлюють накладними на відпуск матеріалів на сторону.

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів оформлюють також накладною вимогою (ф. М-11).

Записи в регістрах сортового обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси. Завідуючий складом має дані про норми запасів, а також про наявність матеріалів, що тривалий час лежать без руху.

Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сирову, матеріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, отриманими від цехів – споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами – відправниками, з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів – одержувачів.

Таким чином, правильно організований на підприємстві складський облік виробничих запасів запобігає розтрачанню виробничих запасів, попереджує розкрадання матеріальних цінностей, а також значно полегшує роботу підприємства в цілому.