Від правильно організованого документування господарських операцій залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначатися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства.

Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом виробничих запасів.

Одним з основних завдань обліку виробничих запасів є правильне та своєчасне документальне оформлення всіх операцій з їх руху. Такі операції оформляються первинними документами, форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 493.

Облік виробничих запасів здійснюється за такими напрямками: кількісний і вартісний облік; облік заготівлі і придбання матеріалів та розрахунків з постачальниками; наявності і руху матеріалів на складах; використання матеріалів у процесі виробництва; реалізації матеріальних цінностей і розрахунків з покупцями.

Виробничі запаси, які надходять на підприємство, оприбутковуються матеріально відповідальними особами (завідувачами складами, комірниками та іншими особами). У ТзОВ «Компанія Технопол» матеріально відповідальною особою є рядовий працівник, оскільки посади комірника і завскладу відсутні. Відповідно до договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (додаток А) цей працівник зобов’язаний вести облік, складати і надавати у встановленому порядку товарно-грошові та інші звіти про рух та залишки довірених йому матеріальних цінностей, а також брати участь у інвентаризації довірених йому запасів, тобто сприяти збереженню матеріалів.

На складі комірник на кожен номенклатурний номер запасу оформляє матеріальний ярлик (додаток Б). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Оприбуткування виробничих запасів матеріально відповідальною особою здійснюється на підставі накладних (додаток В), товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур та інших супроводжувальних документів.

Якщо в результаті приймання виробничих запасів будуть встановлені кількісні та якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальника, а також при прийманні запасів, що надійшли без документів комісія підприємства складає акт про приймання матеріалів типової форми М-7 «Акт про приймання матеріалів». Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучати відповідних спеціалістів-експертів. Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства.

Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації довіреній особі (експедитору) головний бухгалтер ТзОВ «Компанія Технопол» виписує довіреність. Довіреність підписується керівником підприємства, головним бухгалтером та засвідчується печаткою господарства.

Для скорочення обсягів роботи по документуванню дозволяється замість виписування прибуткових ордерів оформляти приймання запасів способом відміток (штамп) відповідальної особи на супроводжувальних документах. Саме за таким принципом і діє ТзОВ «Компанія Технопол». Це значно полегшує роботу як матеріально відповідальної особи, так і бухгалтера, адже надходження матеріалів є значним і частим.

На підприємстві має місце такий документ як акт на списання товарно-матеріальних цінностей (додаток Д). Цей акт відображає списання товарно-матеріальних цінностей з підзвіту матеріально відповідальної особи на виробництво.

Оскільки на ТзОВ «Компанія Технопол» лімітно-забірні картки відсутні, то відпуск виробничих запасів у виробництво здійснюється на підставі норм розходу матеріалів для проводів та кабелів з мідною жилою з врахуванням технологічних відходів на 1 км (додаток Е). На основі цих норм складаються калькуляції виготовлення кабелю, що дає змогу оцінити величину відпущених у виробництво матеріалів.

Перевірити дотримання норм витрачання можна за допомогою акта витрат матеріалів у виробництві.

Відпускання запасів, їх використання можуть оформлятися й іншими первинними документами: актом-вимогою на заміну (додаткове відпускання) матеріалів (ф. № 10); накладною на відпускання товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-20), актом про витрату давальницьких матеріалів (ф. № М-23) тощо.

Найчастіше у ТзОВ «Компанія Технопол» використовуються накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (додаток Ж).

Важливим аспектом у діяльності підприємства та безпосередньо перевірці правильності документального відображення виробничих запасів є інвентаризація.

Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з засобів контролю та збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції або коли інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов'язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.

На ТзОВ «Компанія Технопол» результати інвентаризації оформляються інвентаризаційними описами (додаток З), які разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому головний бухгалтер складає порівняльну відомість у якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці, розрахунок природної нестачі, визначаються кінцеві результати інвентаризації. На підприємстві інвентаризація матеріальних цінностей проводиться не рідше одного разу на рік станом не раніше 1 жовтня звітного року для об'єктивного відображення цих цінностей в річному звіті.

Якщо вартість нестач буде перевищувати вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально-відповідальних осіб. На досліджуваному підприємстві за час діяльності нестач під час інвентаризації не виявлялось. Якщо цінності, яких не вистачає, коштують дешевше тих, що їх перекривають, то різниця відноситься на зменшення собівартості продукції (затрат на виробництво, робіт, послуг).

Лишки матеріальних цінностей, не зараховані як пересортиця, оприбутковуються з внесенням їх вартості за зменшення собівартості продукції. Нестачі списуються в межах норм природного збитку на собівартість продукції, робіт, послуг. Нестачі понад тих, що можуть бути списані, як природній збиток, а також по тих матеріальних цінностях, по яких не може бути природного збитку, відносять за рахунок матеріально відповідальних осіб.

За вмотивованим рішенням інвентаризаційної комісії ТзОВ «Компанія Технопол» вартість нестач може бути віднесена на інших винних фізичних чи юридичних осіб шляхом висунення до них претензій через суд або арбітраж. Фактичні залишки, виявлені при інвентаризації переносять до складського обліку в облікові записи бухгалтерії.

Оскільки кількість номенклатурних номерів запасів є невеликою, то немає потреби у складанні матеріальних звітів, проте для визначення вартісного показника наявних виробничих запасів бухгалтерія складає оборотно-сальдову відомість по товарно-матеріальних цінностях.

Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.

Таким чином, на ТзОВ «Компанія Технопол» значно спрощене документальне оформлення руху виробничих запасів. Відсутність деяких документів свідчить про те, що номенклатура запасів є не настільки великою, щоб їх використовувати.