Зазначена класифікація запасів забезпечує виконання основних завдань обліку та контролю запасів, до яких належать:

1) забезпечення своєчасного документального оформлення руху запасів;

2) контроль за повним і своєчасним оприбуткуванням запасів та їх збереженням у місцях зберігання і на всіх стадіях обробки;

3) забезпечення відповідності складських запасів нормативам;

4) достовірна оцінка запасів;

5) розрахунок фактичної собівартості витрачених матеріалів та їх залишків;

6) відображення операцій з оприбуткування та витрачання запасів у системі бухгалтерського обліку тощо.

Перераховані завдання сприяють формуванню інформації для управління запасами. У питанні управління запасами важливою є інформація щодо формування необхідного обсягу та складу виробничих запасів з метою забезпечення безперервного процесу виробництва та реалізації продукції з одночасною мінімізацією поточних витрат з обслуговування та забезпечення ефективного контролю за їх рухом, яка використовується для:

1) визначення принципових підходів до формування запасів підприємства;

2) щоденного отримання інформації про надходження та використання запасів у розрізі їх кількості, якості та матеріально відповідальних осіб;

3) аналізу наявності та руху запасів у попередніх періодах;

4) безперервної оцінки реальної вартості запасів на складі, та проведення аналізу ефективності використання запасів;

5) оптимізації обсягу закупівлі запасів, виявлення резервів зниження витрат, пов’язаних із заготівлею запасів;

6) вибору методу оцінки запасів при їх вибутті, який найкраще підходить для підприємства;

7) створення ефективної системи контролю за рухом запасів на підприємстві;

8) контролю за дотриманням встановлених підприємством норм запасів;

9) підвищення достовірності відображення на рахунках аналітичного обсягу господарських операцій з надходження та витрачання запасів;

10) своєчасного складання та подання звітності про рух запасів [11, с. 63].

Запаси визнаються підприємством за таких умов:

- існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди, пов’язані з їх використанням;

- їх вартість може бути достовірно визначено.

Як правило, підприємство включає до складу запасів на дату балансу тільки фактично отримані цінності. Однак в окремих випадках за умовами договорів поставки у складі запасів можуть урахуватись і такі, що вже відвантажені з підприємства (право власності на які в нього залишилось), і такі, що повинні надійти, якщо підприємству-покупцю перейшло право власності на них, тобто товари в дорозі.

Не визнаються запасами також суми попередньої оплати за запаси. У такому разі виникає заборгованість постачальника перед підприємством.

Якщо підприємство фактично отримало запаси, але не отримало документів постачальника на ці запаси, то воно може визнати їх за балансом за таких умов:

- їх постачання передбачене раніше укладеними угодами;

- кількість і якість отриманих запасів задовольняє покупця;

- покупець може здійснити достовірну оцінку запасів.

Отже, підприємство включає до складу залишків запасів:

- власні запаси, що перебувають на складах, у магазинах, виробничих цехах, які повністю ним контролюються;

- власні запаси, що перебувають на складах, контроль над якими обмежений;

- запаси в дорозі, щодо яких за умовами укладених договорів підприємству, перейшло право власності;

- невідфактуровані поставки.

Не включаються до складу запасів:

- матеріали, прийняті на переробку;

- матеріальні цінності, прийняті на відповідальне зберігання;

- товари на комісії;

- матеріальні цінності, отримані за договором схову;

- матеріальні цінності, отримані в довічне утримання;

- попередня оплата за матеріальні цінності.

Однією з обов'язкових умов здійснення процесу виробництва є забезпечення його предметами праці (виробничими запасами) – сировиною, матеріалами, напівфабрикатами, комплектуючими виробами тощо, з яких або за допомогою яких здійснюється виробництво продукції. Відмітною їх особливістю є одноразове використання в процесі виробництва, перенесення всієї вартості на собівартість виготовленої продукції (виконаних робіт, послуг). Тому контроль за збереженням матеріальних ресурсів, раціональним використанням їх у виробництві має велике значення.

Одиницею бухгалтерського обліку запасів є їх назва або однорідна група (вид). Тому в класифікації групи запасів поділяються на підгрупи, а всередині них - на види, сорти, марки, типорозміри тощо. Класифікація запасів оформляється розробкою номенклатури-цінника, тобто систематизованим переліком матеріалів, що використовується підприємством, у якому кожному найменуванню, розміру і сорту присвоюється номенклатурний номер (шифр), а також вказуються одиниця виміру і ціна. У подальшому номенклатурний номер запасів вказується в усіх документах, якими оформляється їх рух, що запобігає випадкам пересортиці (тобто помилковому оприбуткуванню або списанню замість одних матеріалів інших), а також є обов'язковою умовою при автоматизованій обробці інформації по обліку наявності, надходження і витрачання запасів. У цьому разі номенклатурний номер використовується як ознака (код), за яким можна визначити номер синтетичного рахунка, субрахунку, групу, найменування запасу, його сорт і розмір.

Важливе значення для правильного обліку має також порядок оцінки запасів. Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 «Запаси» придбані або вироблені запаси зараховуються на баланс підприємства за первісною вартістю.

При надходженні запасів на підприємство їх первісна вартість визначається залежно від способу надходження на підприємство. Запаси можуть надходити на підприємство в результаті:

- придбання за грошові кошти;

- виготовлення власними силами підприємства;

- внесення до статутного капіталу;

- безоплатного одержання;

- придбання в результаті обліку на подібні активи;

- придбання в результаті обліку на неподібні активи;

- виявлення як надлишок при інвентаризації [10].

Для правильного визначення первісної вартості придбаних запасів необхідно враховувати те, що не всі витрати, пов’язані з надходженням запасів, включаються до її складу.

Так, первісною вартістю придбаних запасів, є собівартість запасів яка складається з таких фактичних витрат:

- суми, що сплачуються згідно з договором постачальнику (продавцю) за вирахуванням непрямих податків;

- суми ввізного мита;

- суми непрямих податків у зв’язку з придбанням запасів, які не відшкодовуються підприємству;

- транспортно-заготівельних витрат за вантажно-розвантажувальні роботи, транспортування запасів до місця їх використання, включаючи витрати зі страхування ризиків транспортування запасів;

- інших витрат, які безпосередньо пов’язані з придбанням запасів і доведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання в запланованих цілях.

Не включаються до первісної вартості запасів, а належать до витрат того періоду, в якому вони були здійснені:

- понаднормові втрати і недостачі запасів;

- відсотки за користування позиками;

- надані знижки;

- витрати на збут;

- адміністративні та інші витрати, не пов’язані безпосередньо з придбанням і доставкою запасів та приведенням їх до стану, в якому вони придатні до використання у запланованих цілях.

У разі, якщо на момент оприбуткування запасів неможливо достовірно визначити їх первісну вартість, то такі запаси можуть оцінюватись та відображатись за справедливою вартістю з наступним коригуванням до первісної вартості.

Відповідно до П(С)БО 9 запаси в балансі відображаються за:

– первісною вартістю – сума фактичних витрат на їх придбання або виготовлення;

– чистою вартістю реалізації запасів – це очікувана ціна реалізації запасів в умовах звичайної діяльності за вирахуванням очікуваних витрат на завершення їх виробництва та реалізацію;

– справедливою вартістю – сума, за якою можна обміняти актив чи погасити заборгованість за операцією між проінформованими, зацікавленими та незацікавленими сторонами.

Поряд із цим для відображення запасів у балансі в міжнародній практиці використовують методи оцінки за вартістю:

– первісною, до якої входять витрати на придбання конкретного об’єкта;

– відновною, яка є сумою грошових коштів, що необхідно було б сплатити в певний момент в разі заміни об’єкта відповідним іншим об’єктом;

– чистою реалізацією – ціною продажу за вирахуванням торгових витрат і розумного прибутку;

– приведеною – дисконтованою величиною майбутніх надходжень грошових коштів, які може принести реалізація певного предмета в ході звичайної „комерційної операції”.

На практиці для відображення в бухгалтерському балансі і фінансовій звітності запасів у грошовій оцінці використовують ціни:

1) історичні, або ціни придбання в момент отримання запасу;

2) поточні, що використовуються в момент виконання оцінки;

3) ціни відтворення – це ціни відповідних складових у момент, коли цю складову буде замінено.

Зміну цін спричиняють зовнішні та внутрішні фактори (попит і пропозиція, інфляція і т.д.). Тому одним з недоліків структури грошового вираження вартості є відсутність стабільності грошової одиниці з погляду вибраної реальної одиниці вартості, що виявляється у тенденції до зростання цін.

Слід наголосити, що оцінка активів щодо історичної вартості не є метою, оскільки в основу покладено можливо дійсну і правдиву інформацію про вартість активів.

Дійсне визначення вартості дає важливу інформацію, яка вказує на призначення окремого продукту, відповідність виробу вимогам споживачів. У зв’язку з цим оцінка вартості дає змогу зробити певні висновки, порівняти результати з початковими судженнями або проконтролювати кожну зміну крок за кроком, орієнтуючись на отримання максимальної віддачі.

Значну увагу при формуванні первісної вартості запасів обліковці приділяють транспортрно- заготівельним витратам.

Транспортно-заготівельні витрати згідно зі П(С)БО 9 включають витрати на заготівлю запасів, оплату тарифів (фрахту), за вантажно-розвантажувальні роботи і транспортування запасів усіма видами транспорту до місця їх використання, зокрема витрати на страхування ризиків транспортування запасів.

Первісна вартість запасів у бухгалтерському обліку не змінюється, крім випадків, передбачених Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9.

Щодо вибуття запасів, то вони відпускаються зі складу підприємства на виробничі, господарські потреби, на сторону і для переробки. Рух запасів, тобто дійсне фізичне переміщення матеріальних цінностей у процесі господарської діяльності фірми, може не збігатися з рухом вартості запасів.

Оцінка вибуття запасів у разі відпуску матеріалів у виробництво, продажу або іншому вибутті здійснюється по одному з таких методів:

1) ідентифікованої собівартості одиниці запасів;

2) середньозваженої собівартості;

3) собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);

4) нормативних затрат;

5) ціни продажу.

Для всіх одиниць бухгалтерського обліку запасів, які мають однакове призначення і однакові умови використання, застосовується тільки один із зазначених методів.

Метод оцінки запасів за ідентифікованою собівартістю застосовують для оцінки вибуття запасів, придбаних з метою їх реалізації на спеціальне замовлення, і запасів, які не замінюють один одного.

Метод середньозваженої собівартості застосовується окремо для кожної сукупності відображених в обліку запасів, однакових за призначенням і споживчими характеристиками. Середньозважена собівартість одиниці запасів, що вибуває, визначається діленням сумарної вартості залишку запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці запасів.

Метод ФІФО (першими відпускаються запаси, що надійшли раніше) базується на хронології надходження, тобто на припущенні, що одиниці запасів, які були придбані першими, продаються чи використовуються першими, що запобігає їх псуванню, а також, що грошова одиниця є стабільною. Одиниці, які залишаються в запасах на кінець періоду, оцінюються за цінами останніх надходжень товарів.

Оцінка запасів методом ФІФО потребує організації аналітичного обліку не тільки за видами матеріальних активів, але й за партіями постачання, якщо закупівельні ціни на них змінюються.

Оцінка за нормативними затратами полягає у застосуванні норм витрат на одиницю продукції, які встановлені підприємством з урахуванням рівнів використання запасів, праці, виробничих потужностей та діючих цін. Для забезпечення максимального наближення нормативних затрат до фактичних норми витрат і ціни повинні регулярно у нормативній базі перевірятися і переглядатися.

Метод оцінки за цінами продажу застосовується підприємствами роздрібної торгівлі з використанням середнього відсотку торгової націнки на товари. Цей метод оцінки застосовують підприємства, які мають значну номенклатуру товарів, що змінюється, з приблизно однаковим рівнем торгової націнки.

Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною (роздрібною) вартістю реалізованих товарів і сумою торгової націнки на ці товари. Середній відсоток торгової націнки визначається діленням суми залишку торгових націнок на початок звітного місяця і торгових націнок у продажній вартості товарів, отриманих у звітному місяці, на суму продажної (роздрібної) вартості залишку товарів на кінець звітного місяця та продажної (роздрібної) вартості проданих у звітному місяці товарів.

Використовуючи різні методи оцінки запасів, можна одержати різні значення валового прибутку, особливо в умовах інфляції.

Вибір підприємством оптимального методу оцінки запасів сприяє збільшенню оборотних коштів, залученню інвестицій, що в підсумку дає можливість отримати більші прибутки та в цілому покращити фінансовий стан підприємства.

Отже, незважаючи на те, що визнання та оцінка виробничих запасів налічує безліч методів, підприємство обирає для себе найпростіший, який би легко можна було поєднати з нашим законодавством.

За результатами аналізу економічної літератури встановлено, що не існує визначеності щодо трактування терміну „виробничі запаси”. Так, в економічній літературі виробничі запаси визначаються як матеріальні ресурси або як предмети праці, причому в одних джерелах зазначено, що вони не повинні бути задіяні в процесі виробництва, а в інших – вони беруть участь в процесі створення матеріальних благ.

В процесі дослідження пропонується наступне визначення терміну «виробничі запаси»: виробничі запаси – предмети праці, що використовуються у процесі виробничої діяльності і споживаються цим виробництвом протягом одного господарського (виробничого) циклу, після завершення якого цілком переносять свою вартість на вартість кінцевого продукту.

Отже, виробничі запаси виступають основою виготовлення продукції, тому їх обліку слід приділяти значну увагу. Вирішення основних завдань обліку та контролю збереження запасів дає змогу налагодити процес виробництва та підвищити обсяги виготовлення продукції.