Обобщенные данные о наличии и движении запасов систематизируются в бухгалтерии организации на счетах синтетического учета. К таким счетам относится прежде всего счет 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Малые предприятия могут использовать для учета производственных запасов один счет 10 «Материалы».

Для учета налога на добавленную стоимость, приходящегося на производственные запасы, применяется счет 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам».

Учет материалов ведется по субсчетам:

10.1 «Сырье и материалы»

10.2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»

10.3 «Топливо»

10.4 «Тара и тарные материалы»

10.5 «Запасные части»

10.6 «Прочие материалы»

10.8 «Строительные материалы»

10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»

10.13 «Медикаменты и медицинский инструментарий»

10.14 «Мягкий инвентарь».

Не принадлежащие организации ценности учитываются на забалансовых счетах: материалы на ответственном хранении- на счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»; сырье и материалы заказчика, принятые в переработку (давальческое сырье), но не оплачиваемые,- на счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

На синтетических счетах учет материальных ценностей ведут по фактической себестоимости или по учетным ценам. В первом случае в дебет перечисленных счетов относят все расходы по их приобретению.

Синтетический учет материалов ведется на счете 10 "Материалы" без использования счетов 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и 16 "Отклонения в стоимости материальных ценностей" по видам материалов в соответствии с Рабочим Планом счетов.

Поступление материалов в Учреждение учитывается по дебету счёта 10 "Материалы" в корреспонденции с кредитом счетов:

- 86 "Целевое финансирование" – по материалам, закреплённым на праве оперативного управления, полученным безвозмездно для выполнения уставной деятельности;

- 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" – по приобретенным материалам за счет сметы целевого финансирования, доходов от предпринимательской деятельности.

- 98 субсчет 2 "Доходы будущих периодов" – по безвозмездно полученным материалам, направляемым на предпринимательскую деятельность Учреждения.

Одновременно отражают налоги на добавленную стоимость: Д сч. 19,

К сч. 60.

Аналитический учет товаров ведется в количественно - стоимостном выражении, т.е. по наименованиям товаров, по количеству и фактической себестоимости. В составе товаров учитываются медикаменты и другие товары, приобретенные Учреждением специально для перепродажи при осуществлении фармацевтической деятельности.

Синтетический учет товаров ведется на счете 41 "Товары" по субсчетам в соответствии с Рабочим планом счетов.

Товары, приобретенные для перепродажи, находящиеся на складе учитываются по дебету счёта 41"Товары" по фактической себестоимости их приобретения.

Переданные со склада товары в сеть розничной торговли учитываются по дебету счёта 41 "Товары" по продажной стоимости. Разница между продажной и покупной стоимостью – торговая наценка учитывается на счете 42 "Торговая наценка".

Аналитический учет товаров ведется в количественно - стоимостном выражении, т.е. по наименованиям товаров, по количеству и фактической себестоимости.

Учреждением ежеквартально представляется Учредителю (ОАО "РЖД") отчет об использовании и движении материальных запасов, числящимся на балансе Учреждения по форме №5 Приложения к бухгалтерскому балансу.

Инвентаризация материалов

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств в Учреждении производится с целью выявления фактического наличия имущества, сопоставления фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, определения состояния и реальной стоимости имущества, проверки полноты отражения в бухгалтерском учете обязательств.

Инвентаризация материально-производственных запасов осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Результаты инвентаризации оформляются первичными документами, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88.

Для проведения инвентаризации в Учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включается представитель ОАО "РЖД". Инвентаризация проводится в присутствии и при обязательном участии материально ответственного лица с составлением инвентаризационных описей или актов инвентаризации (Приложение С).

Обязательная инвентаризация в Учреждении проводится:

- при передаче имущества в аренду, выкупе и продаже;

- перед составлением годовой отчётности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года;

- при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при ликвидации (реорганизации) Учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;

- в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

До начала проверки фактического наличия материально-производственных запасов в описях материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие материальных ценностей путем их подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать необходимые условия, т.е. обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Количество материалов и товаров, хранящиеся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке части этих ценностей. При большом количестве весовых товаров составляют ведомости отвесов, которые ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как ручным способом, так и с использованием средств вычислительной или другой организационной техники.

Наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятия перечисленного в описях имущества на ответственное хранение. При инвентаризации в случае смены материально ответственных лиц принявших имущество расписываются в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

Отдельные описи составляются на материальные ценности, находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки, а также хранящиеся на складах других организаций, переданные в переработку другой организации.

По материально-производственным запасам, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (Приложение Т). В сличительных ведомостях отражаются только расхождения между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач ценностей указываются в сличительных ведомостях в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. На ценности, не принадлежащие организации, составляются отдельные сличительные ведомости.

Недостачи, выявленные при инвентаризации, учитываются по дебету счета 94 субсчет 2 "Недостачи, выявленные в результате инвентаризации" с последующим списанием на виновных лиц по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В случае отсутствия виновного лица суммы недостач (кроме имущества, закрепленного на праве оперативного управления) списываются на внереализационные расходы по дебету счета 91 субсчет 2 "Прочие операционные и внереализационные расходы" на основе подтверждающих документов.

Результаты инвентаризации подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.