Принципы работы функции «Слияние»
Поможем в ✍️ написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Сначала рассмотрим основные принципы работы этой функции, а затем подробно и на примерах разберемся, как подготовить письма-поздравления, заполнить для них почтовые конверты, а также сделать рассылку поздравлений по электронной почте.

В процессе слияния участвуют три элемента:

1. Основной документ, который содержит постоянную информацию и поля-заполнители. В процессе слияния именно в поля-заполнители подставляются уникальные данные каждого документа или материала. Основной документ готовится в текстовом процессоре MS Word.

2. Файл данных или источник данных, содержащий уникальные для каждого документа сведения – они и будут подставляться в основной документ в процессе слияния. В качестве источника данных могут использоваться следующие типы файлов:

– лист или определенный диапазон ячеек в файле формата XLS, подготовленного в табличном процессоре MS Excel;

– файл текстового процессора MS Word в формате DOC, состоящий из одной таблицы;

– таблица или запрос, являющиеся частью файла базы данных в формате MDB и подготовленные в MS Access;

– текстовый файл формата TXT со столбцами, разделенными запятыми или знаками табуляции, и рядами, разделенными абзацами;

– список контактов MS Outlook, книга электронных адресов MS Outlook Express или MS Exchange;

– файл формата HTML, состоящий из одной таблицы.

3. Конечный набор документов, которые автоматически создаются в процессе слияния основного документа с источником данных.

Поэтому вначале необходимо подготовить основной документ и источник данных, а затем уже осуществить их слияние.

При работе с функцией «Слияние» можно использовать:

– специальную область задачи или

– панель инструментов «Слияние».

Чтобы открыть область задач (Рисунок 1), необходимо в строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем «Слияние».

Перед нами появится область задач, которая содержит пошаговые инструкции по выполнению процедуры слияния. С помощью кнопок «Далее» и «Назад», расположенных в ее нижней части, осуществляется переход к следующему шагу или возврат к предыдущему.

Также слияние можно производить с помощью панели инструментов «Слияние». При этом необходимо отметить, что данная панель инструментов имеет некоторые дополнительные возможности, которые отсутствуют в области задач. Поэтому мы рассмотрим более подробно функцию «Слияние», реализуемую именно с применением панели инструментов «Слияние» (Рисунок 2).

Панель инструментов «Слияние» можно разместить в пиктографическом меню MS Word несколькими способами:

1. В строке меню выбрать команду «Сервис», далее – «Письма и рассылки», а затем – «Показать панель инструментов слияния» (Рисунок 1).

2. В строке меню выбрать команду «Вид», далее – «Панели инструментов» и затем – «Слияние».

 

Рисунок 1

Условные обозначения:

1 – строка меню;

2 – команда «Слияние»;

3 – область задач.

 

Рисунок 2 Панель инструментов «Слияние»

 

Условные обозначения:

1 – пиктограмма «Выбрать тип документа»;

2 – пиктограмма «Открыть источник данных»;

3 – пиктограмма «Адреса слияния», используемая для выбора и сортировки записей источника данных;

4 – пиктограмма «Блок адреса», позволяющая добавить в основной документ поле-заполнитель «AddressBlock» и выбрать для него формат;

5 – пиктограмма «Строка приветствия», позволяющая добавить в основной документ поле-заполнитель «GreetingLine»;

6 – пиктограмма «Вставить поля слияния»[1];

7 – меню «Добавить поле Word», использующееся для вставки специальных полей;

8 – пиктограмма «Поля/данные», позволяющая выводить на экран поля слияния или результаты слияния;

9 – пиктограмма «Затенение полей», позволяющая в общем тексте выделить поля слияния;

10 – пиктограмма «Сопоставление полей», позволяющая вручную выбрать данные для определенного поля слияния;

11 – пиктограмма «Размножить наклейки»;

12 – пиктограммы «Первая запись», «Предыдущая запись», «Перейти к записи», «Следующая запись», «Последняя запись» (позволяют найти конкретный готовый документ. Другой способ сделать это – ввести его номер);

13 – пиктограмма «Найти запись», открывающая диалоговое окно «Найти запись» для поиска готовых документов с конкретными данными;

14 – пиктограмма «Поиск ошибок», позволяющая получить отчет об ошибках;

15 – пиктограмма «Слияние в новый документ» (используется для создания нового полного документа, содержащего все только что созданные готовые документы, по одному готовому документу на страницу или раздел);

16 – пиктограмма «Слияние при печати»;

17 – пиктограмма «Слияние по электронной почте» (позволяет отправить готовые электронные сообщения. Для использования данной пиктограммы файл данных должен содержать столбец со списком адресов электронной почты каждого получателя);

18 – пиктограмма «Слияние при отправке по факсу» (данная пиктограмма будет активна только в том случае, если на компьютере установлены программное обеспечение для факса и факс-модем. При этом файл данных должен содержать столбец, в котором указан номер факса каждого получателя).

Создание поздравления

Перейдем к подробному описанию самого процесса. В качестве примера выберем создание поздравлений с Международным женским днем и почтовых конвертов к ним.

Подготовка источника данных

Начнем работу с подготовки файла данных (или источника данных) для слияния.

Как было отмечено выше, в качестве источника данных могут выступать различные типы файлов. В качестве примера мы выбрали наиболее распространенный и доступный вариант – файл формата XLS, подготовленный в программе MS Excel.

Если вы систематически проводите отправку одинаковых писем одной и той же группе людей, то лучше подготовить источник данных один раз, а потом по мере необходимости обращаться к нему. Это означает, что после создания его нужно будет поддерживать в актуальном состоянии (при необходимости корректировать адрес, добавлять новых «членов группы» и т.д.). Это, во-первых, позволит систематизировать информацию, которую все равно в том или ином виде вам приходится хранить, а во-вторых, избавит вас от необходимости создания источника данных каждый раз заново.

Необходимо сразу предусмотреть все категории данных, которые могут вам понадобиться в письмах или на почтовых конвертах. Например, обязательно должны присутствовать следующие категории данных:

– фамилия (в именительном падеже);

– имя и отчество, указанные полностью (для обращения в тексте письма);

– фамилия в дательном падеже (для указания на почтовом конверте);

– инициалы (для указания на почтовом конверте);

– пол (для написания обращения «Уважаемый/Уважаемая» в текстовой части письма (Рисунок 18));

– почтовый адрес;

– адрес электронной почты (для отправки писем по электронной почте);

а для должностных лиц необходимо также указать:

– наименование должности (в дательном падеже для отображения в реквизите «Адресат»);

– наименование организации.

 

 


Рисунок 3 Источник данных

 

Условные обозначения:

1 – строка, представляющая собой одну полную запись;

2 – столбец, представляющий собой категории данных.

 

В источнике данных все сведения должны быть организованы в столбцы и строки (Рисунок 3). При этом столбцы представляют собой категории данных (например, все почтовые адреса, все фамилии и т.д.), а каждая строка – полную запись, т.е. все сведения, которые должны или могут быть включены в один создаваемый документ или материал. Именно столбцы и строки позволяют вставлять во время слияния уникальные сведения в поля-заполнители и тем самым создавать необходимое количество документов или материалов.


Дата: 2019-05-29, просмотров: 160.