Звільнення працівників оформляється наказом (розпорядженням) по особовому складу.

Наказ (розпорядження) про розірвання трудового договору готується по розпорядженню керівника підприємства, установи, організації на підставі заяви працівника, представлення керівника відповідних структурних підрозділів, третіх осіб, які не є стороною трудового договору.

Накази по особовому складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину. Таким виключенням є наказ про звільнення.

Накази про звільнення, як правило, складаються з двох частин: констатуючої, в якій вказуються мотиви і причини припинення трудового договору, і розпорядчої, де вказується прізвище, ім'я та ім’я по батькові працівника, посада, структурний підрозділ (місце роботи), стаття КЗпП, на підставі якої звільняється працівник, інші акти законодавства, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством, підстава видання даного наказу (розпорядження).

Для складання наказу про звільнення можна використовувати типову ф. № П-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)", затверджену Наказом № 253 (додаток до даної консультації).

У роз'ясненнях до ф. № П-8 записано, що наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) застосовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів в двох екземплярах на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом. Один екземпляр залишається у відділі кадрів, інший передається в бухгалтерію. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу) і керівником підприємства (організації).

У розділі "Довідка про нездані товарно-матеріальні і інші цінності" робиться відмітки про нездані цінності, які числяться за працівником.

На підставі наказу (розпорядження) про розірвання трудового договору бухгалтерія здійснює розрахунок з працівником.

При звільненні за власним бажанням працівник оформляє заяву на лицьовій стороні форми.

Проте використання такої форми не завжди представляється можливим, оскільки в типовій формі № П-8 не можна висловити констатуючу частину з вказівкою обставин, які послужили підставою для звільнення. А при виникненні суперечки відсутність в наказі посилання на обставини, що послужили підставою для звільнення, істотно ускладнить для власника доведення того, за якими обставинами він здійснив звільнення. Як випливає з Постанови № 9, вказівка в наказі про звільнення обставин, що послужили підставою для звільнення, є абсолютно необхідною, оскільки суд не має права визнати звільнення за правильне, виходячи з обставин, з якими власник або уповноважений ним орган не пов'язує звільнення.

Тому накази про звільнення по підставах, які можуть викликати спірну ситуацію, краще складати на листі формату № А4 з докладним викладом обставин звільнення, наприклад:

„24” травня 2001 рокуПриватна науково-виробнича фірма „Мар”

НАКАЗ № 17

В результаті побутової травми бетонник транспортного цеху Сидорін Іван Іванович пошкодив ліктьовий суглоб правої руки. По висновку МСЕК йому встановлено III групу інвалідності і дана рекомендація використовувати його на роботах, не пов'язаних з підняттям і переміщенням тяжкості.

Сидоріну І. І. був запропонований ряд вільних робочих місць, на яких він міг би працювати. Перейти на інші види робіт Сидорін І. І. відмовився, про що складений акт від 15 травня 2001 року.

На підставі викладеного і п. 2 ст. 40 КЗпП України НАКАЗУЮ:

1. Звільнити Сидорівна Івана Івановича, бетонника транспортного цеху, 25 травня 2001 року у зв'язку з невідповідністю виконуваній роботі, що виявилася, внаслідок стану здоров'я і відмовою від переведення на іншу роботу згідно п.2 ст. 40 КЗпП з виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку. З профспілковим комітетом підприємства узгоджено (протокол від 16 травня 2001 року).

2. Начальнику відділу кадрів оформити звільнення Сидоріна І.І., а бухгалтерії здійснити розрахунок.

Підстава: висновок МСЕК, акт про відмову Сидоріна І.І. перейти на іншу роботу, виписка з протоколу засідання профспілкового комітету.

Керівник підприємства _______________________________________

(підпис, прізвище і ініціали)

З наказом ознайомлен: ________________________________

дата (підпис працівника)

За інших підстав наказ про розірвання трудового договору можна підготувати по наступній формі:

„05” червня 2001 року Приватна науково-виробнича фірма „Марс”

НАКАЗ № 14 ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ

Прізвище, ім'я, по батькові       Марцева Сергія Петровича

Посада                                       тесляр

Відділ                                         верстка

Вид роботи                                         основна

(основна, тимчасова, за сумісництвом)

Звільнений з роботи "11" червня 2001 року

Причина звільнення в зв'язку з закликом на військову службу

Стаття КЗпП України п. 3 ст. 36 КЗпП

Виплатити компенсацію за невикористану відпустку в кількості 15 календарних днів за період з 1 грудня 2000 року по 11 липня 2001.

Виплатити вихідну допомогу у розмірі двомісячного середнього заробітку.

Підстава:

1. Заява Марцева С. П.

2. Повістка військкомату.

З наказом ознайомлені:________________________________

(підпис працівника)

"11" липня 2001 року

Вик. Директор _______________________

Начальник ВК_______________________

Гол. Бухгалтер_______________________

Юрист______________________________

Після підписання наказу і ознайомлення з ним працівника під розписку оформляється трудова книжка. Запис про звільнення вноситься в трудову книжку в день звільнення. Причина звільнення повинна бути вказана в точній відповідності з формулюваннями чинного трудового законодавства і з посиланням на відповідну статтю і пункт закону (КЗпП).

Як приклад приведемо декілька зразків записів при звільненні (табл. 3.1).

Таблиця 3.1.

Зразки записів про звільнення

Запис засвідчується підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженого ним на те посадовця і печаткою підприємства (відділу кадрів підприємства).

Після внесення запису в трудову книжку аналогічний запис здійснюється в особистій картці працівника ф. № П-2 в розділі V "Додаткові відомості".

Трудова, книжка відповідно до ст. 47 КЗпП повинна бути видана працівнику в день звільнення. При отриманні трудової книжки працівник, що звільняється, розписується в особистій картці і в книзі обліку руху трудових книжок (ф. № П-10).

У разі звільнення працівника за ініціативою власника або уповноваженого ним органу йому в день звільнення видається також копія наказу про звільнення з роботи.

Якщо на працівника велася особиста справа, на листі внутрішнього опису робиться запис номера і дати наказу про звільнення і підшивається копія наказу про звільнення. Особиста картка і особиста справа здаються в архів підприємства, де вони зберігаються 50 років.

У разі смерті працівника трудовий договір припиняється. Це оформляється наказом з наступним формулюванням, наприклад: „Іванова Петра Івановича, економіста планового відділу, виключити із списків особового складу 20 квітня 2002 року у зв'язку із смертю.

Підстава: свідоцтво про смерть № 1-Н 429234 від 20.04.2002 р”.

У трудову книжку померлого вноситься запис наступного змісту: „Трудовий договір припинений у зв'язку із смертю працівника 20 липня 1999 року”.

У разі смерті працівника його трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або висилається поштою по їх вимозі.

Власнику або уповноваженому ним органу слід пам’ятати:

1. Якщо видача трудової книжки затримана з вини власника або уповноваженого ним органу, працівнику виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу, і в цьому випадку днем звільнення вважається день видачі трудової книжки.

2. Згідно ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, що належать йому від підприємства, здійснюється в день звільнення, а якщо працівник не працював цього дня, то вказані суми повинні виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

Затримка розрахунку з працівником за відсутності суперечки про розмір суми, що належать працівнику, веде за собою обов'язок власника здійснити на користь працівника виплату середнього заробітку за весь час затримки розрахунку.

За наявності суперечки про розмір суми, що належать звільненому працівнику, власник зобов'язаний виплатити працівнику середню заробітну платню за весь час затримки розрахунку, якщо суперечка вирішена на користь працівника. Якщо ж суперечка вирішена на користь працівника частково, працівнику робиться відшкодування за період затримки розрахунку, розмір якого визначається судом. Якщо в період затримки розрахунку працівник поступив на нове місце роботи, середній заробіток за період затримки розрахунку зменшується на суму заробітної платні, одержаної за цей період на новому місці роботи (ст. 117 КЗпП).

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний на вимогу працівника видати йому довідку про його роботу на даному підприємстві з вказівкою спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і заробітної платні (ст. 49 КЗпП).