Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або отримання) до завершення виконання і відправки.

Документи закріплюють виробничі відносини, як всередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, що розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Великий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може внести секретар-референт, оскільки значна частина діловодних операцій виконується на його робочому місці. Така централізація дозволяє проводити всі операції з документами більш кваліфіковано і широко застосовувати для однотипних робіт засобу оргтехніки.

Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи діловодства і, у міру отримання досвіду, внести істотні зауваження і пропозиції по його зміні.

Організація документообігу на підприємстві

Документооборот – це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу.

На підприємстві розрізняють три основні потоки документації:

вхідні – це документи які надходять з інших організацій;

вихідні – це документи які відправляються в інші організації;

внутрішні – це документи які створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.

Всі документи, що поступають на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.

Служба забезпечення документації управління (ДОУ), яка може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (за наявності додатку). Інакше прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою де пояснюється причина повернення.

Конверти від поступаючих документів залишають в тому разі, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються і передаються за призначенням документи з позначкою “особисто” і на адресу суспільних організацій.

Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що поступили, на:

- підприємства, що направляються на розгляд керівнику;

- що направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, що містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть ухвалювати відповідальні виконавці.

На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства і документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльності підприємства.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовцями, його розмножують в потрібній кількості екземплярів.

Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неправильно оформлені документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складають опис розсилки, який підписується працівником служби ДОУ і датується.

Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.

Внутрішні документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.

Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до зведення керівника підприємства для обробки заходів по вдосконаленню роботи з документами.

Реєстрація документів

Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документу шляхом проставлена на ньому індексу і дати з подальшим записом необхідних відомостей про документ в реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішні документи.

Реєстрація документів повинна бути тільки одноразовою. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні – в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документу з одного підрозділу в інше він не повинен реєструватися повторно.

Вхідні, вихідні і внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:

- порядковий номер в межах реєстрованого масиву документів;

- індекс по номенклатурі справ.

ПРИКЛАД:

218/01-15

де 218 – порядковий реєстраційний номер; 01-15 номер справи в яку буде підшито документ або його копію (для вихідних документів).

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи по видах документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам в межах кожної реєстрованої групи. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад:

наказ № 22

протокол № 5

акт № 13

Реєстраційні індекси привласнюються вхідним, вихідним і внутрішнім документам в межах календарного року.

Як реєстраційні форми, залежно від об'ємів реєстрованих масивів документів, використовуються реєстраційні журнали. Журнали зручні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, оскільки пошук по журналу досить тривалий за часом. Дотримуючи названі вище правила доцільно вести одночасно декілька журналів реєстрації окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще і по видах документів. Крім того, по журналу неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно повторно реєструвати поставлені на контроль за виконанням документів на контрольних картках.

Встановлений наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:

- автор (кореспондент);

- назва документу;

- дата документу;

- індекс документу;

- дата надходження документу (для вхідних);

- індекс надходження документу (для вхідних);

- заголовок документу або його короткий зміст;

- резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

- термін виконання;

- відмітка про виконання (короткий запис рішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документу – відповіді);

- номер справи.

У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними: виконавці; розписка виконавця в отриманні документа; хід виконання; додатки і ін.

Приклад ведення журналу реєстрації вихідної документації (таблиця 2.1.).

Таблиця 2.1.

Заповнення журналу реєстрації вихідної документації