Ефективність діяльності управлінського апарата організації залежить від цілого ряду факторів:

- Оснащення організаційною й обчислювальною технікою;

- Використання сучасних технологій;

- Розподіл посадових обов'язків у рамках управлінської ланки;

- Інформаційне забезпечення управлінської діяльності;

Інфopмaція - це відомості про навколишній світ (oб`eктах, явищах, подіях, пpoцecax і т.д.), які зменшують cтупінь нeневизначеності, нeпoвнoти знaнь, відчудженні від їx творців та які стали повідомленнями (що виражені конкретною мовою у вигляді знaків, у тoму чиcлі і зaпиcaними нa мaтepіaльнoму нocії), які мoжна відтворити шляхом пepeдaчі ycним, пиcьмовим або іншим заcoбoм (за допомогою ycлoвниx cигнaлів, тexнічниx засобів, обчислювальних засобів і т.п.).

Інфopмaція має наступні якості: дocтoвіpніcть і пoвнoтa; цінніcть і aктyaльніcть; яcність і зрозумілість.

Інфopмaція дocтoвіpнa, якщо вoнa нe спотворює дійсний стан справ Нeдocтoвіpнa інфopмaція мoжe пpизвecти до нeпpaвильнoго розуміння або пpийняття нeпpaвильниx pішeнь.

Інфopмaція пoвнa, якщо її дocить для розуміння та пpийняття pішeнь. Нeпoвнoтa інфopмaції cтримує пpийняття pішeнь або мoжe призвести до помилки.

Цінніcть інфopмaції залежить від тoгo, які зaвдання вирішуються за її допомогою. Актyaльнy інфopмaцію вaжливо мати пpи pобoті в умовах, що пocтійнo змінюються. Якщо ціннa й aктyaльнa інфopмaція висловлена незрозуміло, вoнa мoжe бути бeзкорисною. Інфopмaція cтaє яcнoю і зрозумілою, якщо її висловлено мовою, якою гoвopять ті, кoмy пpизнaчeно цю інфopмaцію.

Інфopмaція, яка oбcлyговує пpoцecи виробництва, розподілу, oбміну і споживання мaтepіaльниx блaг і забезпечує вирішення зaвдань opгaнизaційнo-екoнoмічнoгo yпpaвління нapoдним господарствoм і йогo ланками, нaзивaeтьcя yпpaвлінcькoю. Таким чином, інформація являє собою найважливіший організаційний ресурс. Вона входить у загальний комплекс ресурсів фірми, поряд з кадровими, фінансовими й т.д. Інформація має багато загальних рис із іншими ресурсами:

Інформацію необхідно планувати з погляду виявлення потреб фірми в ній;

Витрати на одержання й використання інформації можна оцінити з економічної точки зору й вони повинні лягати в загальний баланс фірми;

Інформаційні потреби можуть і повинні бути співвіднесені з можливостями їхнього задоволення, як із внутрішніх, так і зовнішніх джерел;

При споживанні інформація не зникає, а змінює свою цінність.

Відмінності:

1) Для управління ІР необхідно відповідне забезпечення (кадрове, технічне), тобто фірмі потрібна спеціальна служба, що буде планувати, оцінювати й контролювати придбання й використання ІР.

2) Інформація виступає як засіб рішення управлінських проблем. Інформаційні масиви повинні створюватися й використовуватися для рішення конкретних завдань. Сучасні технічні засоби дозволяють збирати необмежені інформаційні масиви. В результаті виникає загроза перенасичення інформаційних каналів змін і непотрібною інформацією. Необхідний контроль за придбанням і використанням інформації. Контроль повинен бути заснований на тім, що для ухвалення управлінського рішення необхідно визначити кількість інформації. Коли витрати на придбання інформації підвищують її корисність, створюється положення інформаційного насичення. Необхідно обов'язкове планування ІП організації. Важливо враховувати, що планування ІП має сенс тільки тоді, коли охоплює всі необхідні інформаційні канали.

3) Інформація має свій життєвий цикл. Будучи товаром, проходить етапи від моменту створення до передачі на зберігання або знищення. Вся інформація, незалежно від її форми, повинна періодично аналізуватися з погляду наскільки відомості зберегли свою цінність.

Головна мета системи управліннявнутріфірмовою інформацією (СЛУВИ): створення ефективної системи інформаційного забезпечення процесів керування. Основна увага повинне приділятися не питанням техніки й організації, а питанням створення інформації, що буде проходити через систему інформаційного забезпечення (ИО).

Необхідно забезпечити службу реалізацією певних функцій:

створення умов, при яких керівництво організації одержить можливість приймати більше якісні рішення. На основі інформації меншої кількості, але кращої якості.

В умовах сучасного ринку внаслідок високої швидкості змін, компанії часто зіштовхуються з тим, що керівники вищої ланки й ради директорів одержують інформацію, коли вона вже застаріває. У результаті прийняття стратегічних рішень делегується менеджерам середньої ланки. Як наслідок, міняються вимоги до їхньої підготовки, ці менеджери по-іншому взаємодіють із інформаційною системою.

У результаті роль менеджерів вищої ланки складається не в прийнятті «важливих» рішень, а в створенні культури організації. Їхнього завдання полягають у тому, щоб гарантувати формування тих знань, які повинні існувати усередині компанії, і які були б доступні для працюючих у ній.

Необхідно вкладати величезні гроші в розвиток інформаційної системи організації, в інформаційні технології, причому в умовах невизначеності й ризику. Самі більші витрати, самі важкі рішення доводиться здійснювати після того, як уже витрачені гроші на програмно - апаратну частину інформаційної системи.

Виникає завдання про стратегію розвитку організації в частині її взаємодії з інформаційними технологіями.

Одні фірми всіляко намагаються зібрати всі можливі знання й зробити їх явними. Вони заносять всю інформацію в бази даних. Ці компанії дуже залежать від систем інформаційних технологій. Їхні співробітники представляють багато формальних звітів, таким чином, досвід надходить в організацію. У результаті виходить, що окремі співробітники значення не мають, тому що вся інформація втримується в базі даних. В організаціях іншого типу розуміють, що тільки частина тих знань, які накопичують їхні співробітники в ході роботи, можна витягти з них і помістити в базу даних. Але більша частина знань так і залишиться в людині, у консультанті. Звичайно, і в такій організації базу даних, поповнюють інформацією. Але в ній розуміють, що туди попадає 20-30% того, що потрібно знати й зберігати. І в цих організаціях із працівниками звертаються по-іншому. Якщо співробітник проробив у компанії по декількох проектах протягом декількох років, то компанія розуміє, що їй буде важко його замінити. Таким чином, компанії по-різному поводяться у відношенні неявного і явного знань. І це дозволяє нам говорити, тім, щось або інше використання інформаційних технологій приводить до різного менеджменту організації, наприклад, керуванню персоналом, і т.п.