Статья 7. Права и обязанности руководителя организации по организации бухгалтерского учета
1. Руководитель организации вправе в зависимости от объема учетной работы:
создавать структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
возлагать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности на главного бухгалтера;
передавать по договору ведение бухгалтерского учета и составление отчетности организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.
2. Руководитель микроорганизации, товарищества собственников, общественной и религиозной организации (объединения) вправе вести бухгалтерский учет и составлять отчетность лично, если этот руководитель отвечает требованиям, предъявляемым к главному бухгалтеру.
3. Руководитель организации обязан:
организовать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также создать необходимые для этого условия;
обеспечить неукоснительное выполнение работниками организации требований главного бухгалтера, организации или индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, в части соблюдения порядка оформления и представления документов и сведений, необходимых для ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, и иных требований по вопросам, находящимся в их компетенции.
Синтетический учет наличия и движения основных средств.
Стоимость основных средств, поступивших в качестве вклада в уставныйкапитал, оформляют бухгалтерскими записями:
Дебет счета 08 «Вложения в долгосрочные активы»
Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»
Дебет счета 01 «Основные средства»
Дебет счетов расходов ; Кредит счета 23 «Вспомогательные производства».
На капитальный ремонт, осуществляемый подрядным способом,организация заключает договор с подрядчиком. Приемка законченногокапитального ремонта оформляется актом приемки-сдачи. Законченныекапитальные работы оплачиваются подрядчику из расчета сметнойстоимости их фактического объема. На стоимость законченных капитальныхработ подрядчики представляют заказчику счета, акцепт которыхоформляется следующей записью:
Дебет счетов расходов ; Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Затраты по капитальному ремонту, осуществляемому подряднымспособом, могут быть списаны с кредита счета 60 в дебет счетов издержекпроизводства и обращения.
Оплата счетов производится с расчетного или другого счета иоформляется следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
Кредит других счетов: 71, 76, 94, 96, 97.
Расходы, учтенные на счете 25 «Общепроизводственные расходы», ежемесячно списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 23, 29 «Обслуживающие производства и хозяйства». Между различными видами выпущенной продукции, выполненных работ и оказанных услуг общепроизводственные расходы распределяются согласно отраслевым инструкциям по учету затрат и калькулированию себестоимости продукции, но чаще всего на себестоимость отдельных видов продукции они списываются пропорционально основной заработной плате производственных рабочих (в трудоемких отраслях).
Согласно учетной политике общепроизводственные расходы могут распределяться пропорционально прямым материальным затратам (в материалоемких отраслях), пропорционально основной заработной плате и стоимости материалов или объемам выпуска продукции.
Готовой продукцией является продукция, которая полностью прошла все стадии обработки и соответствует ГОСТам, стандартам или техническим условиям (ТУ), сдана на склад готовой продукции и имеет сертификат качества.
Большое значение для точности учета движения готовой продукции имеет присвоение видам продукции номенклатурных номеров с учетом модели, размера, артикула, марки, сорта, наименования и др. отличительных признаков. Особенно это необходимо при учете на ПЭВМ.
Сдача продукции из цеха на склад готовой продукции оформляется приемосдаточной накладной в двух экземплярах (для цеха и для склада готовой продукции) и подписывается 
сдающей и принимающей сторонами, а также отделом технического контроля (ОТК). Накладные могут быть разовыми и накопительными (за неделю, декаду, месяц).
Готовая продукция на складе учитывается материально ответственными лицами в карточках складского учета в натуральном выражении или в складских книгах, в которых записывается каждый приходный и расходный документ и подсчитывается остаток готовой продукции (по аналогии с учетом сырья и материалов). При наличии ПЭВМ складской учет механизируется.
Выполненные работы и оказанные услуги оформляются двухсторонним приемосдаточным актом.
В бухгалтерии на основании этих документов ведутся накопительные ведомости выпуска продукции, выполненных работ и услуг. Для учета готовой продукции предназначен активный счет 43 «Готовая продукция».
Согласно Закону «О бухгалтерском учете и отчетности» в балансе готовая продукция отражается по фактической производственной себестоимости.
В бухгалтерском учете готовая продукция (работы, услуги) может оцениваться:
по фактическойпроизводственной себестоимости. Этот вариант используется в индивидуальных и мелкосерийных производствах. Недостаток этого варианта в том, что до окончания отчетного месяца невозможно подсчитать себестоимость продукции (услуг);
по учетным ценам (по плановой (нормативной) производственной себестоимости либо по продажным (отпускным) ценам без НДС).
Отклонения фактической себестоимости от учетных цен показывают экономию или перерасход. На счетах 43, 45, 90 записывается экономия методом «красного сторно», а перерасход - дополнительной проводкой.
Международными стандартами принято оценивать готовую продукцию по фактической производственной себестоимости, если она ниже возможных рыночных цен ее реализации, а при снижении продажных рыночных цен - по ценам возможной реализации. Возникающие разницы, списываются на финансовые результаты деятельности данного отчетного периода.
Поступление готовой продукции на склад на основе приемосдаточной накладной отражается бухгалтерской проводкой:
Д-т 43 «Готовая продукция»;
Д-т 90, 91К-т 44.
Не относятся к коммерческим расходам затраты по упаковке и транспортировке продукции, возмещаемые покупателями. Указанные расходы включаются в расчетно-платежные документы и взыскиваются с покупателей продукции.
Порядок включения коммерческих расходов в полную себестоимость отдельных видов реализованных изделий зависит от особенностей производства, характера выпускаемой продукции и предусматривается в отраслевых методических указаниях.
Расходы на тару и упаковку могут относиться на себестоимость отдельных видов продукции попрямому назначению на основе соответствующих первичных документов. В некоторых случаях коммерческие расходы распределяются между отдельными видами изделий пропорционально их массе или объему, транспортные, комиссионные и прочие расходы по сбыту – пропорционально производственной себестоимости реализованной продукции. Таким образом, коммерческие расходы выступают в качестве как прямых, так и косвенных расходов.
69. Учет реализации готовой продукции, работ, услуг.
Счет 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» используется для учета выручки, доходов и расходов, связанных с видами деятельности, указанными в уставе организации, и выявления финансовых результатов: по реализации готовой продукции и полуфабрикатов собственного производства; работам и услугам промышленного и непромышленного характера; строительным, монтажным, проектно-изыскательским, геологоразведочным, научно-исследовательским и др. работам; по реализации товаров в оптовой и розничной торговле; услугам по перевозке грузов и пассажиров; транспортно-экспедиционным услугам; услугам связи; и т.п.
По мере поступления денежных средств за отгруженную продукцию (товары, работы, услуги) составляются записи:
на стоимость продукции по ценам реализации Д-т 51 К-т 90 (62);
на фактическую производственную себестоимость Д-т 90 К-т 43;
на сумму управленческих расходов Д-т 90 К-т 26;
на сумму расходов на реализацию Д-т 90 К-т 44;
на начисленные налоги из выручки Д-т 90К-т 68;
на списание финансового результата Д-т 90 К-т 99.
Поскольку фактическая себестоимость отгруженной и реализованной продукции (работ, услуг) может быть определена только по окончании месяца, то в течение месяца движение указанной продукции в учете отражается по учетным ценам. По окончании месяца рассчитывается процент отклонений и стоимость отгруженной и реализованной продукции (работ, услуг) доводится до фактической методом «красного сторно» или методом дополнительной проводки, в зависимости от того экономия или перерасход получены.
Сумма фактической себестоимости реализованной продукции списывается на счет реализации проводкой Д-т 90 К-т 43«Товары отгруженные»
Выручка определяется только по моменту отгрузки продукции и предъявления расчетных документов покупателю или сдачи их в банк.
Реализация продукции требует дополнительных расходов на перевозку до станции (порта, пристани) отправления, упаковку готовой продукции на складе, погрузочно-разгрузочные работы, рекламу и других коммерческих расходов.
По дебету счета 90 «Реализация» отражается фактическая себестоимость реализованной продукции (работ, услуг), коммерческие расходы, налоги и сборы от реализации продукции (работ, услуг). По кредиту счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» отражается выручка по ценам реализации (отпускным ценам).
Пассив (правая) отвечает на вопрос – «откуда появились средства?», Актив (левая) отвечает на вопрос - «куда эти средства вложены?».
Так как в балансе отражаются одни и те же средства только по двум группировкам (по составу и размещению, источникам образования и назначению), то актив по общей сумме всегда должен быть равен пассиву баланса.
Бухгалтерский баланс- это способ обобщенного отражения стоимости имущества и обязательств предприятия.
В балансе, с одной стороны, отражается стоимость хозяйственных средств предприятия по отдельным их видам: средства долгосрочного использования (внеоборотные активы), средства текущего использования (оборотные активы). С другой стороны, стоимость хозяйственных средств отражается по отдельным источникам ее образования: собственным (капитал и резервы,) и заемным (долгосрочные и краткосрочные обязательства).
Средства в балансе записываются по отдельным статьям и группируются в разделы. После каждой статьи указывается номер (код) счета. Для заполнения баланса берутся остатки (сальдо) по синтетическим счетам на начало и конец отчетного периода и составляется баланс в рублях. Для налоговой инспекции, банка, вышестоящей организации суммы баланса округляются до миллиона рублей.
Бухгалтерский баланс составляется нарастающим итогом с начала года: на 1 апреля, на 1 июля, на 1 октября, на 1 января.
Методика заполнения, структура бухгалтерского баланса разрабатывается Министерством финансов Республики Беларусь.
Структура бухгалтерского баланса в Республике Беларусь характеризуется следующим образом:Баланс подразделяется на левую и правую части, которые называются Актив и Пассив, в свою очередь они делятся на разделы и подразделы, внутри которых отражаются статьи баланса.
В активедействующегобухгалтерского баланса выделяются два основных раздела:
I . «Внеоборотные активы»,в котором отражаются средства долгосрочного использования: основные средства, нематериальные активы, вложения во внеоборотные активы и др.
П. «Оборотные активы»,в котором отражаются средства текущего использования: производственные запасы, незавершенное производство, готовая продукция, товары, денежные средства, дебиторская задолженность и др.
В пассиве действующегобухгалтерского балансавсе статьи объединены в три раздела:
III . «Капитал и резервы»- это собственные источники средств: уставный фонд, резервный фонд, чистая прибыль (убыток) отчетного периода, нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) и др.
IV . «Долгосрочные обязательства», в котором отражаются долгосрочные кредиты и займы и прочие долгосрочные обязательства.
V . «Краткосрочные обязательства»,в котором отражаются суммы краткосрочных кредитов и займов, кредиторской задолженности (поставщикам и подрядчикам, по налогам и сборам и т.д.).
8. Типы хозяйственных операций по влиянию на бухгалтерский баланс.
Бухгалтерский баланс составляется на определенную дату и это как бымоментное отражение хозяйственных средств и их источников. Но в процессе хозяйственной деятельности происходят изменения в составе средств и источников их образования: поступление материалов, отпуск их в производство, выпуск готовой продукции, ее отгрузка и реализация, проведение расчетов с другими предприятиями и т. д.
По характеру этих изменений хозяйственные операции можно разделить на четыре типа операций:
1) Первый тип хозяйственных операций - изменение статей актива, в процессе которых сумма по одной статье актива увеличивается, а по другой - уменьшается, итоги баланса не изменяются.
Например: с расчетного счета по чеку получены наличные деньги и оприходованы в кассу организации на сумму 100 тыс. руб.Вследствие данной хозяйственной операции по статье «Касса» произойдет увеличение на 100 тыс. руб., а по статье «Расчетный счет» - уменьшение на 100 тыс. руб. Итог баланса не изменится.
2) Второй тип хозяйственных операций - изменение статей пассива,вследствие которых сумма одной статьи пассива увеличивается, а другая статья пассива уменьшаетсяна одну и ту же сумму, итоги баланса не изменяются.
Например: получены кредиты банка на сумму 50 млн. руб. и направлены на погашение задолженности поставщикам материалов.По данной хозяйственной операции сумма статьи пассива баланса «Кредиты банка» увеличится на 50 млн. руб., а статья пассива «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» уменьшится на 50 млн. руб. Итог баланса не изменится.
3) Третий тип хозяйственных операций, когда одновременно увеличивается статья актива и статья пассива, вследствие этого сумма одной статьи актива увеличивается (имущество) и увеличивается на эту же сумму статья пассива баланса (обязательства). Итог баланса увеличивается.
Например: получены от поставщика материалы на 70 млн. руб., которые еще не оплачены. По данной хозяйственной операции сумма статьи актива баланса «Сырье и материалы» увеличится на 70 млн. руб. и одновременно увеличится долг поставщику по статье пассива баланса «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на 70 млн. руб.Итог баланса также увеличится на 70 млн. руб.
4) Четвертый тип хозяйственных операций, когда одновременно уменьшается статья актива и статья пассива, вследствие этого сумма одной статьи актива баланса уменьшается (имущество) и уменьшается статья пассива на эту же сумму.
Например: с расчетного счета перечислено поставщикам за материалы 40 млн. руб. В результате этой хозяйственной операции статья актива баланса «Расчетный счет» уменьшится на 40 млн. руб. и статья пассива «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» также уменьшается на эту же сумму.Итог баланса уменьшается на 40 млн. руб.
Из данных типов балансовых изменений видно, что равенство итогов актива и пассива всегда сохраняется.
Принцип равенства актива баланса (имущество) и пассива баланса (обязательств) лежит в основе всей методики бухгалтерского учета и называется основным бухгалтерским уравнением: Актив = Пассив.
9. Назначение и строение счетов бухгалтерского учета.
Бухгалтерский счет– основная единица хранения информации, которая после обобщения всей бухгалтерской информации необходима для принятия управленческих решений.
Счета бухгалтерского учета– это способ текущего взаимосвязанного отражения и группировки имущества по составу и размещению, по источникам его образования.
Каждый счет представляет собой двухстороннюю таблицу: левая сторона счета – дебет («должен»), правая сторона – кредит («верит»). Для одних счетов дебет означает увеличение, кредит – уменьшение, а для других, наоборот, дебет – уменьшается, а кредит – увеличивается. В зависимости от содержания бух счета подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные.
Счета являются активными по:
экономическому содержанию – это те счета, которые предназначены для учета имущества по наличию, составу и размещению;
балансу – когда счета (статьи) расположены в активной части баланса;
сальдо (остаток)– если счета имеют дебетовый остаток.
Счета считаются пассивными по:
экономическому содержанию – когда счета отражают учет имущества по источникам его образования;
балансу – если счета (статьи) расположены в пассивной части баланса;
сальдо – это те счета, которые имеют кредитовый остаток.
Кроме активных и пассивных счетов, в практике бухгалтерского учета используются активно-пассивные счета, которые могут иметь дебетовое или кредитовое сальдо одновременно.
Строение активного и пассивного счетов и порядок записи операций в них регламентированы следующими правилами:
1)для активных счетов.В начале отчетного периода открываются счета, на которых имеются остатки (сальдо начальное по дебету – Снд). Данные для записи на счетах берут из активной части баланса и записывают на дебет счетов. Такой порядок означает: открыть счета и записать первоначальное сальдо. Увеличение и поступление отражают по дебету, а уменьшение, расход и выбытие – по кредиту счетов. В конце отчетного периода подводят итоги оборотов по всем счетам: вначале по дебету, а затем по кредиту. В итоги оборота по дебету счетов сумма первоначального остатка не включается; сюда относятся только суммы по операциям отчетного периода. Конечное сальдо по дебету (Скд) по активным счетам за отчетный период определяется так: к первоначальному сальдо по дебету (Снд) прибавляют итоги оборотов по дебету и вычитают итоги оборотов по кредиту (Ок). Конечный остаток может быть либо дебетовым, либо равняться нулю:Скд = Снд + Од – Ок.
Таким образом, для активных счетов дебет означает увеличение, а кредит – уменьшение;
2)для пассивных счетовоткрываются счета, на которых по кредиту записывают первоначальное сальдо. Оно берется из пассивной части баланса в разрезе статей, по которым имеются остатки. Увеличение, приход и поступление отражаются по кредиту, а уменьшение, расход и выбытие – по дебету. В конце отчетного периода по каждому счету подводятся итоги оборотов, сначала по кредиту, а потом по дебету. В итоги оборота по кредиту не включается первоначальный остаток, а учитываются только суммы операций, которые возникают в отчетном периоде. Конечное сальдо (Скп) определяется так: к начальному остатку (Снк) прибавляют обороты по кредиту (Ок) и вычитают обороты по дебету (Од).
Конечный остаток может быть либо кредитовым, либо равняться нулю:Скп = Снк + Ок – Од.
Следовательно, для пассивных счетов дебет означает уменьшение, а кредит – увеличение.
3) В активно-пассивных счетах сальдо может быть и дебетовым, и кредитовым, в зависимости от того, какая хозяйственная операция произошла.
10. Двойная запись.
Хоз. операция вызывает двойственное изменение в статьях баланса (см. четыре типа изменений в балансе под влиянием хозяйственных операций). Если для учета изменения стоимости хозяйственных средств и их источников заменить статьи баланса соответствующими счетами, то каждая хозяйственная операция будет отражена на двух счетах.
Каждая хозяйственная операция на счетах записывается дважды. Если средства поступают, то необходимо учесть, что конкретно поступает и откуда. Если средства выбывают, то нужно учесть, что выбывает и куда списывается.
Двойной записью называется запись одной и той же хозяйственной операции в дебет одного счета и кредит другого счета в одинаковой сумме.
Какая бы форма бухгалтерского учета не применялась на предприятии, ведение двойной записи обязательно.С помощью двойной записи отражается взаимосвязь объектов бухгалтерского учета.
Двойная запись в бухгалтерском учете отражает определенную закономерность в хозяйственной деятельности - устойчивую причинно- следственную связь в экономических процессах. Двойная запись является одним из основных принципов бухгалтерского учета, требующим обязательного отражения одной и той же суммы хозяйственной операции по дебету одного счета и по кредиту другого.
Взаимосвязь между счетами, вызываемая конкретной хозяйственной операцией, называется корреспонденцией счетов, а взаимосвязанные счета – корреспондирующими счетами.
Корреспонденция счетов выражается бухгалтерскими проводками, которые бывают простыми и сложными.
Простая проводка имеет место тогда, когда корреспондирует только два счета: один - по дебету, второй - по кредиту.
Сложные проводки затрагивают три и более счетов, при этом один счет дебетуется и несколько кредитуются, и наоборот, один счет кредитуется, и несколько дебетуются.
11. Синтетический и аналитический учет.
Кроме классификации счетов на активные и пассивные (классификация по отношению к балансу), счета подразделяются в зависимости от объема информации на синтетические, аналитические счета и субсчета.
С целью обобщения и детализации учетной информации в бухгалтерском учете ведется соответственно синтетический и аналитический учет. Синтетический учет отражает укрупненную, обобщенную информацию. Аналитический учет отражает подробную, детальную учетную информацию.
Синтетические счета - это укрупненные счета, предназначенные для учета целой группы однородных хозяйственных средств или их источников. Например, "Основные средства", "Материалы'', "Расчеты с персоналом по оплате труда"и т. д.На основе синтетических счетов составляется баланс, поэтому их еще называют балансовыми счетамиили счетами первого порядка. Записи в них производятся только в денежном (стоимостном) измерении.
Аналитическиминазываются счета, дающие информацию о состоянии имущества предприятия и процессов в детализированном виде. Эти счета ведутся дополнительно, к синтетическим и раскрывают их содержание. Например, при расчетах по заработной плате недостаточно знать общую начисленную сумму, необходимо знать: сколько и за что начислено каждому рабочему и служащему. При поступлении материалов необходимо знать не только общую их стоимость, но и стоимость, и количество отдельных видов этих материалов.
В аналитическом учете применяются как денежные, так и натуральные измерители.
Между синтетическими и аналитическими счетами существует тесная взаимосвязь:
они также являются активными или пассивными;
порядок отражения записей в них тот же (активные счета увеличиваются по дебету, пассивные увеличиваются по кредиту);
сумма оборотов и сальдо по всем аналитическим счетам должна быть равна сумме оборотов и сальдо соответствующего синтетического счета. Это правило выражает контрольную функцию аналитического учета.
Кроме синтетических и аналитических счетов на практике применяют субсчета, которые занимают промежуточное место между синтетическими и аналитическими счетами.
12. Оборотная ведомость.
Оборотная ведомость – это способ обобщения учетной информации, отражаемой на счетах бухгалтерского учета.
Таким образом, оборотные ведомости служат для обобщения данных текущего учета. Они представляют собой таблицы, составляемые по данным синтетического, а также аналитического учета. Выделяют следующие оборотные ведомости:
Оборотная ведомость по синтетическим счетам;
Оборотная ведомость по аналитическим счетам к определенному синтетическому счету в натуральном и денежном выражении;
Оборотная ведомость по аналитическим счетам к определенному синтетическому счету в денежном выражении.
Оборотная ведомость составляется в конце отчетного периода (месяца) на основании данных счетов об остатках (сальдо) на начало и конец месяца и оборотах по дебету и кредиту счетов за месяц.
В оборотную ведомость по синтетическим счетам записываются все используемые в организации счета, при этом на каждый счет отводится одна строка. В этой ведомости имеются три пары колонок, в которых по каждому счету показываются: начальные сальдо, обороты по дебету и кредиту счета и конечное сальдо.
Равенство итогов дебетовых и кредитовых оборотов по всем счетам вытекает из сущности метода двойной записи, при которой каждая хозяйственная операция отражается дважды по дебету одного счета и кредиту другого в одинаковых суммах.
Кроме того, равные между собой итоги дебетовых и кредитовых оборотов по счетам в оборотной ведомости должны быть также равны итогу в журнале регистрации хозяйственных операций.
Попарное равенство итогов оборотной ведомости по счетам имеет большое контрольное значение, ибо отсутствие указанного равенства свидетельствует о наличии ошибок в учетных записях, которые необходимо выявить и исправить.Оборотная ведомость по счетам синтетического учета имеет существенное значение и для оценки общего состояния имущества и источников его формирования за отчетный месяц.
Информация оборотной ведомости по счетам синтетического учета об остатках используется при составлении бухгалтерского баланса организации.
Известна также так называемая шахматная оборотная ведомость по счетам синтетического учета, которая составляется по шахматной форме. В отличие от приведенной выше оборотной ведомости по синтетическим счетам она включает корреспонденцию счетов и является более сложной и громоздкой по строению.
13. Бухгалтерские документы.
Одним из методов бухгалтерского учета является регистрация хозяйственных операций путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объектов учета. Для этого в бухгалтерском учете применяется прием документирования.
Строгая и полная документальность - это особенность и необходимое условие ведения бухгалтерского учета. Неотъемлемой частью хозяйственной операции в момент ее совершения является составление первичного документа. Хозяйственной операцией называется факт, действие, вызывающее изменение в составе средств или источников средств предприятия.В Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» сказано: «факт совершения хозяйственной операции подтверждается имеющим юридическую силу первичным бухгалтерским документом, составленным ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции».
Сбор исходных первичных данных и заполнение документов — трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы. Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.
Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или разрешение на ее совершение.
Носителями информации о совершенных хозяйственных операциях могут быть бумажные документы, диски и др. Документы на машинных носителях по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям бухгалтерской информации:
- возможность визуального просмотра;
- возможность получения бумажных копий;
- соответствие типовым формам документов;
- возможность их длительного хранения;
- идентификация личностей участников выполненной хозяйственной операции;
- ограничение доступа к информации.
Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведении о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.
Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.
Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.
Документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов, носителями учетной информации служат дискеты и диски при их обработке на ПЭВМ. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются в организации.
Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она:
- служит средством обоснования учетных записей;
- имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью.
- выполняют контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их.
- правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств.
- выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы
14. Бухгалтерская обработка документов.
С целью правильного использования в учетном процессе документы группируются по назначению, месту составления, способу отражения и объему содержания хозяйственных операций, способу составления.
1. По назначению документы делятся на:
1.1. Распорядительные документы, содержащие приказ или распоряжение на выполнение хозяйственной операции. Например, приказ о премировании работников предприятия, распоряжение на проведение инвентаризации. Среди безналичных форм расчета распорядительным документом является чек, ПП. Распорядительные документы составляют до совершения хозяйственной операции. Они обязательно должны быть подписаны ответственными лицами, дающими распоряжение на выполнение операций. На основании распорядительного документа не может быть сделана запись в учете, т. к. операция еще не совершена.
1.2. Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Такими документами являются: накладная на получение товара, акт на списание материальных ценностей, расходный кассовый ордер, по которому деньги выдаются из кассы, и т. д. Эти документы составляются в момент совершения операции. Их подписывают лица, ответственные и подтверждающие факт совершения операции. В бухгалтерском учете запись делают на основе оправдательных документов.
1.3. Документы бухгалтерского оформления составляет бухгалтер. Он несет ответственность за правильность составления этих документов. Это различные справки-расчеты. Например, расчет заработной платы, амортизационных отчислений и т.д.
1.4. Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и других документов бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер является комбинированным документом. Наличие в нем подписи руководителя и бухгалтера дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы. Оправдательным этот документ является, так как в нем имеется подпись лица, получившего деньги, и кассира, выдавшего их. При поступлении в бухгалтерию после указания корреспондирующих счетов он становится документом бухгалтерского оформления. Авансовый отчет после утверждения руководителем израсходованных подотчетных сумм, приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учету указанную сумму, подтвержденную оправдательным первичным документом (билеты за проезд, квитанции на проживание в гостинице и т.д.).
Применение комбинирования документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.
Бухгалтерские документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (накладная, счет и т. д.);
- дату составления (год, месяц, число);
- основание и содержание хозяйственной операции (отпущено - получено);
- название, адрес и учетный номер плательщика (УНП) организации, составившей документ и покупателя продукции;
- название материала, продукции и их количество;
- измерители (в натуральном и денежном выражении);
- подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.
По характеру документируемых операций различают документы.
• денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
• материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
• расчетные (платежные поручения и др.).
По месту составлениядокументы делятся навнутренние и внешние.
Внутренние документы составляются и обращаются внутри данного предприятия, ими оформляются операции, совершенные на данном предприятии. Большинство документов, обращающихся на предприятии, являются внутренними. Это накладные на внутреннее перемещение товаров, расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы, кассовые ордера и др.
Внешние документы поступают от других предприятий или направляются на другие предприятия. Такими документами являются: накладные, счета-фактуры на поступившие от поставщиков материалы, платежные поручения. Различия между характером внутренних и внешних документов обусловливает и разный порядок их проверки.
По порядку формированияопераций документы подразделяются на первичные и сводные.
В первичных документах фиксируется одна или несколько хозяйственных операций непосредственно в момент их совершения. Составление первичных документов является первым этапом учетных работ. По объему содержания первичные документы могут быть разовыми и накопительными.
Разовыми документами оформляется одна операция в момент ее совершения. Например, накладная на отпуск товара.
В накопительных документах фиксируются однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода (дня, месяца). Применение накопительных документов позволяет сократить объем документации и время на оформление документов.
Сводные документы составляются на основании первичных документов. Сводные документы позволяют получить обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях.
По способу оформления(степени использования средств механизации) документы делятся на составленные вручную, частично механизированные, полностью механизированные автоматизированным способом.
По количеству отраженных объектов (позиций)документы делятся наоднопозиционныеи многопозиционные.
Однопозииионные(однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.).
Многопозиционные(многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную плату и др.).
По виду носителей информациидокументы делятся на бумажные и безбумажные, т. е. находящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных лентах, дисках. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и распечатыватькопии таких документов на бумажных носителях.
В настоящее время предприятиям разрешено применять как типовые формы документов, так и разрабатывать свои применительно к специфике предприятия.
Дата: 2019-04-23, просмотров: 289.
