До уніфікованих міжвідомчих форм первинної облікової документації з обліку кадрів належать такі накази (розпорядження): про прийняття на роботу (типова форма № П-1), про надання відпустки (типова форма № П-3), про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4) [28]. Зазначені уніфіковані форми (див. додатки 17, 18, 19) формалізовані не тільки за формою, але й за змістом, що дозволяє скоротити кількість документів, що складаються, запобігти дублюванню даних, вирішувати питання їх механізованого чи автоматизованого опрацювання й організувати централізоване друкування трафаретних форм бланків.

Уніфіковані форми наказів з особового складу використовуються на виробничих підприємствах з великим документообігом кадрової документації, як правило, при прийнятті, звільненні, наданні відпусток працівникам.

Кадрова служба заповнює на кожного працівника необхідну форму наказу (розпорядження) з особового складу у двох примірниках. Перший примірник зберігається у кадровій службі, другий - передається до бухгалтерії.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. Розрізняють три основні види розпоряджень.

1. Розпорядження, що видаються одноосібно керівниками органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до компетенції, визначеної законодавством. Такі розпорядження містять підзаконні офіційні рішення, прийняті з дотриманням установленої процедури, і мають юридичні наслідки. Розпорядження є обов'язковими для виконання всіма органами управління, суб'єктами господарювання незалежно від організаційно-правової форми, а також громадськими об'єднаннями, посадовими особами і громадянами, які проживають на даній території. Розпорядження, що зачіпають інтереси громадян, оприлюднюються в офіційних виданнях в установленому порядку і набувають чинності з моменту їх опублікування.

2. Розпорядження, які видає керівник колегіального органу для єдиноначального вирішення певних питань.

Ці два види розпоряджень належать до категорії основних розпорядчих документів відповідних установ, колегіальних органів або посадових осіб.

3. Розпорядження, що видаються керівниками установ з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цієї установи або органу вищого рівня, а також з виробничих, господарських і адміністративних питань. Як правило, такі розпорядження мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола посадових осіб.

Розпорядження цього виду виконують в управлінській діяльності допоміжну роль.

Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогічним порядку оформлення наказів (див. додаток 28). Розбіжності виявляються в такому: розпорядча частина починається словами "пропоную" або "зобов'язую", які, так само, як і в наказах, друкуються окремим рядком, без відступу від лівого берега, великими літерами.

Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).

ПОСТАНОВА - це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами державної влади, іншими установами, що діють на засадах колегіальності, з метою вирішення найважливіших принципових завдань, що стоять перед цими органами (установами), та встановлення стабільних норм, правил.

Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій з найважливіших і найбільш принципових питань їх діяльності.

Процедура підготовки постанов включає такі етапи:

o підготовка матеріалів до засідання колегіального органу;

o внесення матеріалів на розгляд колегіального органу;

o обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу;

o ухвалення рішення з розглянутих питань;

o оформлення протоколу засідання;

o видання постанови;

o доведення рішення до виконавців.

Перший етап передбачає збір інформації з питання та її аналіз і завершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводить згідно з планом роботи колегіального органу фахівець (група фахівців) відповідного структурного підрозділу. Необхідну інформацію можна запитувати від інших підрозділів, підвідомчих та інших установ. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію, конкретні пропозиції щодо розв'язання проблеми. її погоджують з усіма зацікавленими посадовими особами. Довідку підписує керівник підрозділу, який представляє питання на розгляд. Поряд з довідкою готують проект постанови колегіального органу. Довідка з питання і проект постанови оформляють на стандартних аркушах паперу. Проект постанови складається з обгрунтування і розпорядчої частини - доручення.

На другому етапі підготовлені матеріали - довідку та проект постанови - передають секретареві колегіального органу, як правило, не менш як за п'ять днів до засідання. За цей час необхідно здійснити розмноження представлених матеріалів та їх розсилання членам колегіального органу для попереднього вивчення. Члени колегіального органу до початку засідання повинні мати можливість детально ознайомитися з проектами документів, які розглядатимуть на засіданні.

На третьому і четвертому етапах голова колегіального органу ознайомлюється з наданими матеріалами, проводить організаційні заходи щодо підготовки засідання (членам колегіального органу надсилають запрошення, порядок денний, матеріали до засідання). На засіданні обговорюють надані матеріали, висловлюють думки стосовно проекту постанови та висувають пропозиції щодо його доопрацювання. У результаті дискусії може бути зроблено виправлення до проекту, які вважаються прийнятими, якщо за них проголосують члени колегіального органу. Постанова приймається за підсумком обговорення більшістю голосів або кваліфікованою більшістю (2/3 голосів).

П'ятий етап відображає специфіку діяльності колегіального органу: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуть чорнові рукописні записи ходу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах державної влади звукозапис супроводжується стенографічним записом. Після засідання на основі записів оформляють протокол засідання. Якщо протокол складається на основі рукописних записів, то бажано узгодити тексти виступів з особами, які виступали на засіданні. У цьому випадку вони візують протокол на лівому березі сторінки, навпроти запису виступу. Після узгодження протокол підписують голова колегіального органу і відповідальний секретар.

Шостий етап - видання розпорядчого документа, тобто постанови колегіального органу. Рішення інформаційного характеру зазвичай не оформляють як самостійний документ і фіксують лише у протоколі. В управлінській практиці такі рішення називають протокольними, доведення їх до виконавців здійснюється шляхом оформлення витягів із протоколу засідання.

Сьомий етап - це тиражування документа, його розсилання (у стислий термін) або передавання виконавцям.

У постановах, які видають органи державної влади, регулюються стратегічні політичні, економічні, соціальні, культурні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різноманітні нормативні документи.

Інші колегіальні органи приймають постанови з питань, що належать до їх повноважень і компетенції. Комісії, комітети, ради, що мають владні повноваження (адміністративні, спостережні, у справах неповнолітніх тощо), приймають постанови, які є обов'язковими для виконання.

Комісії, комітети, ради, які не мають владних повноважень, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин (див. додаток 29). Розпорядчу частину відділяють від констатуючої слова "ПОСТАНОВЛЯЄ" або "ПОСТАНОВИЛИ" (у спільних постановах двох або більше установ), що друкуються з нового рядка без відступу від лівого берега. Розпорядчу частину структурують у вигляді пунктів, підпунктів.

Постанови оформляють на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).

РІШЕННЯ - це правовий акт органів, що діють на засадах колегіальних принципів управління (органи місцевого самоврядування, наукові і методичні ради, колегії, ради директорів, загальні збори засновників (учасників), акціонерів тощо) з метою розв'язання найважливіших питань їх діяльності.

Процедура підготовки рішень, порядок їх складання й оформлення у цілому є аналогічним порядку оформлення постанов. Розбіжності полягають у такому: розпорядча частина відділяється від констатуючої словами "ВИРІШИВ" ("УХВАЛИВ"), "ВИРІШИЛА" ("УХВАЛИЛА") або, у спільних рішеннях двох або більше установ, словом "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ"), що друкуються окремим рядком без відступу від лівого берега (див. додаток ЗО).

Розпорядчу частину рішення можна починати також з назви колегіального органу, який його приймає, і слова "ВИРІШИВ" ("ВИРІШИЛА"), наприклад:

Рада директорів ВИРІШИЛА:

Розпорядчу частину поділяють на пункти, в яких зазначають виконавців (установу, структурний підрозділ, посадову особу), завдання, строк виконання. Рішення оформляють на бланку рішення (бланк конкретного виду документа).

В органах державної влади рішення колегій, інших дорадчих органів уводять у дію наказом керівника установи.

У деяких випадках рішення не є самостійною формою розпорядчого документа: воно приймається в межах протоколу засідання колегіального органу. Доведення таких рішень до виконавців або заінтересованих установ, посадових осіб здійснюється у вигляді витягів із протоколів.

Проекти наказів з особового складу працівники кадрової служби установи готують на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів, вивчення причин видання наказів та з дотриманням законодавства про працю .

У невеликих установах усі операції, пов'язані з підготовкою наказів з особового складу, як правило, виконує секретар або менеджер з персоналу.

Накази оформляють на спеціальних бланках (для наказів). До складу їх реквізитів входять:

· зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку) або емблеми чи товарного знака;

· назва установи-автора;

· назва виду документа (НАКАЗ);

· дата видання наказу;

· реєстраційний індекс (номер) наказу;

· місце видання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підстава до окремих пунктів тексту;

· підпис керівника;

· візи;

· відмітка про ознайомлення з наказом та підписи відповідних осіб.

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...", "Про переведення...", "Про звільнення...", "Про зміну прізвища...", "Про відрядження...", "Про надання відпустки" тощо.

У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про особовий склад", "Про кадрові питання", "Про рух кадрів". Іноді в заголовку називають дій, які зазначено в наказі, наприклад: "Про прийняття, переведення, звільнення", "Про заохочення працівників".

Особливістю оформлення наказів з особового складу є відсутність констатуючої частина (преамбули) та розпорядчого слова "НАКАЗУЮ".

Розпорядчу частину наказу з особового складу починають дієсловом, що точно позначає дію: прийняти, призначити, перевести, звільнити, відрядити, надати, оголосити тощо. Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими - ім'я, по батькові та текст наказу.

Є певні вимоги до викладу тексту наказу з особового складу, а саме: пункти наказу мають бути чітко сформульовані, відповідати Кодексу законів про працю України (далі - КЗпП) , гарантувати трудові права працівників. Наприкінці кожного пункту наказу вказується підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника, контракт, в інших випадках - відповідні документи (заяви, доповідні записки, рішення кваліфікаційних і атестаційних комісій тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи кілька підстав.

Індивідуальні накази з особового складу