ЛЕКЦІЯ 1
1. Документаційне забезпечення управління кадрами.
Документаційне забезпечення управління - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Від правильної організації і найбільш повної механізації й автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.
Основою діяльності кадрових служб є облік, звітність та ведення організаційно-розпорядчої документації, яка включає три основні групи документів:
♦ організаційні (положення, інструкції, правила, статути);
♦ розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки, рекомендації);
♦ довідково-інформаційні (листи, звіти, акти, протоколи, оглядові та доповідні записки, переліки, довідки, списки та ін.)
Найбільш важливі питання організації діловодства у кадрових службах підприємств і організацій визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства. У кожному відділі кадрів формується номенклатура справ, що є затверджений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, заводімих в діловодстві відділу із зазначенням термінів зберігання. Номенклатури справ складаються на основі примірних і типових номенклатур, які розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за погодженням з архівними установами.
До складання номенклатури справ у відділі кадрів проводиться наступна робота:
• визначаються документи для включення до номенклатури, найменування справ (наприклад, "Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");
• встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури - її послідовність);
• визначаються терміни зберігання справ і система їх індексації;
• оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ відділу. Первинними документами з обліку кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільнення і переведення на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках та ін.) Приватні картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування робітника або службовця та відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення та ін Про всі наступні зміни у трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні позначки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.
На фахівців з вищою освітою крім особової картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує що поступає на роботу і запевняє начальник відділу кадрів.
Приватні картки працівників комплектуються за структурними підрозділами підприємства в алфавітному порядку. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін у відповідності до типової та галузевими інструкціями по статистиці чисельності робітників і службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються в алфавітному порядку і містять такі відомості: прізвище, ім'я, по батькові, цех, відділ; займана посада, номер особової справи та табельний номер. Приватні картки працівників після їх звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 роки.
На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особистих та облікових карток у відділі кадрів ведуться особисті справи, які являють собою набір різних документів, які характеризують їх біографічні, ділові та особисті якості. Особові справи систематизуються в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до затвердженого штатного розпису. У них входять такі документи: опис документів, особистий листок з обліку кадрів, доповнення до особовому листку по обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, заява про прийом на роботу, копії подань для призначення або затвердження на посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців та виборів керівників, характеристики (відгуки), атестаційні листи, копії наказів про заохочення і стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожному особової справи привласнюють порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовий книзі, який записують у алфавітну книгу особистих справ підприємства.
Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектованості апарату підприємства, організації та їх підрозділів керівниками, спеціалістами і службовцями. Вказану книгу складають працівники з кадрів на основі штатного розкладу за такою формою: номер по порядку, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта та спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадових-ної книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їх особистих справах і особистій картці.
Для отримання різних довідок про працюючих, переведених, які вибули, про загальний і безперервний стаж роботи для позначки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга. Вона складається на всіх робітників і службовців за підрозділами або категоріями персоналу в залежності від структури підприємства, організації та чисельності працюючих. У алфавітну книгу, як і в штатно-посадову, запис вносять одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення, звільнення працівників.
Для визначення частоти змінюваності кадрів по тій чи іншій посаді і більш детального вивчення причин небажання працівників заміщати дану посаду відділи кадрів ведуть посадові картки по наведеній нижче формі.
Заповнення особового листка по обліку кадрів. Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч, відповідаючи на всі поставлені питання: прізвище, ім'я, по батькові; стать; рік, число і місяць народження; освіта (вказується назву та місцезнаходження навчального закладу, найменування отриманої спеціальності та кваліфікації за дипломом); володіння іноземними мовами; вчений ступінь і вчене звання; наукові праці та винаходи; виконувана робота з початку трудової діяльності; державні та інші нагороди; відношення до військового обов'язку і військове звання; сімейний стан; домашня адреса; дата заповнення.
У кінці листка по обліку кадрів ставиться особистий підпис заповнює його особи.
Автобіографія - документ, який автор складає самостійно, у довільній формі, проте з дотриманням певних вимог. При вступі на роботу автобіографію пишуть від руки на аркуші паперу формату А4 або на спеціальному бланку. Форма викладу - оповідна (від першої особи).
Усі відомості подаються у хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділової кваліфікації і особистісних якостях людини. При описі трудової діяльності не слід обмежуватися лише переліком посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про зміни місця проживання.
В автобіографії зазвичай вказують назву документа, або ім'я, по батькові та прізвище автора; число, місяць і рік народження, місце народження; відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи); освіта і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; останнє місце роботи; нагороди та заохочення; сімейний стан та склад сім'ї; домашню адресу і телефон; дату; ставлять особистий підпис.
Характеристика - офіційний документ, який видає адміністрація підприємства, установи, організації своєму співробітникові при вирішенні ряду питань (таких як вступ до навчального закладу, відрядження на роботу в іншу країну, атестація на посаду і т. п.). Вона може бути оформлена на загальному бланку формату А4.
У характеристиці даються відгук про службової діяльності співробітника, оцінка його ділових і особистісних якостей.
Реквізити характеристики: назва виду документа (характеристика); зазначення посади особи, якій видається характеристика; найменування організації, яка видає характеристику, або ім'я, по батькові та прізвище співробітника; текст; підпису; друк.
У тексті характеристики можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини:
• перша частина - анкетні дані, що слідують за назвою документа, де зазначають ім'я, по батькові та прізвище, посада, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, освіта;
· друга частина - дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, відомості про просування по службі, рівень професійної майстерності і т. п.);
· третя частина - власне характеристика, тобто оцінка особистісних і ділових якостей (відношення до роботи, підвищення професійного і культурного рівня, поведінку в побуті, ставлення до колег); наявність у співробітника нагород і інших службових заохочень;
· четверта частина - заключна - містить висновок, в якому вказується призначення характеристики.
· Текст характеристики викладається від третьої особи. Підписує характеристику керівник підприємства. Підпис засвідчується гербовою печаткою. Нижче проставляється дата підписання характеристики. Характеристику видають працівнику на руки або з його відома пересилають установі, організації, підприємству, що її запросили.
ЛЕКЦІЯ 2.
2. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів (УСОРД) по особовому складу.
Для органів управління діє уніфікована система організаційно- розпорядчих документів. Це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил та положень, що встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів, які використовуються для вирішення управлінських задач в умовах застосування різних засобів обчислювальної техніки та традиційних методів обробки документів. До них належать уніфіковані документи щодо особового складу.
Уніфікований документ - це документ, який створений за чітко визначеною формою, оформлений у встановленому порядку і має юридичну силу.
До уніфікованої системи первинного обліку документів входять типові міжвідомчі форми, які затверджені наказом Мінстату України від 09.10.95р.
Уніфіковані документи - це трафаретні документи надруковані з обох боків на бланках формату А-4. Вони складені у вигляді таблиць, їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами обчислювальної техніки. Окремі реквізити цього документа (розряд, посада, спеціальність, дата приймання та звільнення) можна кодувати, і тому поруч з ними залишаються місця для кодів.
Дані документи мають таку ж юридичну силу, як і разові. Безпосередньо до таких документів належать накази про прийняття (ф. П-1), переведення (ф. П-5), звільнення (ф. П-6), особова картка (ф. П-2) тощо.
Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується у смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання називається документуванням, а сам носій інформації, призначений для використання в 1С, відповідно визначається як документ.
Документообіг — процес проходження документів усередині інформаційної системи: від джерела формування до використання в управлінні.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного та вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів і перетворення форматів. Документи є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об'єкт управління, вони становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.
Під час виконання економічних завдань необхідно забезпечити їх порівнянність. Забезпечується це шляхом створення єдиних систем групувань, отриманих за єдиними класифікаційними ознаками, — Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ).
Використання УСД та ЄСКК дає змогу забезпечити інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв'язок АІС різних сфер та рівнів управління.
З 1 червня 1999 р. набрав чинності державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98.
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (табл. 6.1). ДКУД розроблено у зв'язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської і звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
Система документації — сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.
Уніфікована система документації (УСД) — це система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації — це система документації, що використовується для виконання завдань зовнішньоторговельної діяльності.
Уніфікована форма документа (УФД) — це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань у певній сфері діяльності та розташованих у певному порядку на носії інформації.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання й оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Класифікатор орієнтований на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік і систематизацію, контроль складу та змісту УФД У кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації
(УСД).
Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. ДКУД складається з таких класів:
організаційно-розпорядча документація (код 02);
первинно-облікова документація (код 03);
банківська документація (код 04);
фінансова документація (код 05);
звітно-статистична документація (код 06);
планова документація (код 07);
ресурсна документація (код 08);
торговельна документація (код 09);
зовнішньоторговельна документація (код 10);
цінова документація (код 13);
документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
документація з побутового обслуговування населення (код 17);
бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
документація з Пенсійного фонду (код 20);
словниково-довідкова документація (код 21).-
Ідентифікація УФД здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків. У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) — належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) — належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки — реєстраційний номер УФД підкласу.
3.Облік особового складу і порядок ведення особових справ.
Облік особового складу підприємства покладено на службу персоналу (працівників по кадрах). Відповідно до покладених на відділ персоналу функцій він повинен забезпечити систематичне одержання такої інформації:
· про чисельність працюючих на підприємстві, у відділах та інших підрозділах;
· про склад працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком, національністю та іншими ознаками;
· про зміни чисельності і складу працівників у цілому по підприємству та його структурних підрозділах та причини змін.
Для одержання такої інформації потрібно мати такі документи:
· накази (розпорядження) про приймання, звільнення і переміщення на іншу роботу;
· записи про надання відпусток.
На основі цієї інформації роблять відповідні записи у облікових документах (особових картках, трудових книжках). Особова картка - це затверджена форма облікового документу, яку заповнює спеціаліст служби персоналу на основі опитування особи, що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну) та таких документів: паспорту, трудової книжки, диплому, посвідчення, прав на управління транспортними засобами тощо.
Особова картка за формою Т-2 ведеться на всіх працівників, які приймаються на постійну або сезонну роботу, крім того на спеціалістів з вищою освітою заповнюється облікова картка за формою 206, а на спеціалістів із середньою спеціальною освітою - за формою 210. На наукових працівників заповнюється картка за формою Т-4. Заповнена картка підписується особою, яка приймається на роботу, і завіряється керівником служби персоналу.
Облікові картки за названими формами ведуться на великих підприємствах з великою кількістю спеціалістів. Вони полегшують пошук, облік і звітність, оперативний контроль за їх переміщенням і службовим використанням.
Особові картки працівників комплектуються за структурними підрозділами підприємства, за прізвищами в алфавітному порядку. Із особових карток створюється картотека особового складу всіх працівників підприємства.
Після звільнення працівника його особова картка зберігається в службі персоналу протягом двох років, а потім передається в архів підприємства для зберігання протягом 73 років.
Додаток 1
Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.
Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.
Доповнення до особового листка з обліку кадрів
Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 2) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.
Додаток 2
Додаток 3
Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів обов’язково звіряються із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку тощо.
Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:
· у рядку 1 зазначається прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку): Овчаренко Ігор Вікторович;
· у рядку 2 заповнюється: «чол.» чи «жін.»;
· у рядку 3 вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження: 1949, 26 травня;
· у рядку 4 записується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку) відповідно до записів у паспорті:селище Рогань Харківського району Харківської області;
· у рядку 5 зазначається освіта (на підставі документів):
o вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет);
o неповна вища, базова вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади першого або другого рівня акредитації: технікум, коледж, інші прирівняні до них навчальні заклади);
o середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);
o початкова (для осіб, які закінчили 3–4-й класи).
Форма заповнюється лише особами, які мають вищу, неповну вищу, базову вищу освіту. При цьому найменування навчального закладу та його місце розташування, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису в документі про освіту: Київський інженерно-будівельний інститут; промислове та цивільне будівництво, 1965; промислове та цивільне будівництво, диплом А № 373465;
· у рядку 6 вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею: російською, українською — вільно, німецькою — читаю зі словником;
· у рядку 7 вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «нема»;
· у рядку 8 перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року опублікування праць та зареєстрованих винаходів. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;
· у рядок 9 вносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці):
o місяць і рік (арабськими цифрами): 01.1981–03.1993;
o посада (робота) (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку): Оглядач з економічних питань редакції журналу «Перспектива».
У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується повна назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), така, яку він мав у зазначений час: м. Вишневе Київської області.
Військова служба записується із зазначенням посади та номера військової частини: командир роти військової частини № 2118.
У графі «Місцезнаходження підприємства, установи, організації» вказується населений пункт, район, область або військовий округ (флот): м. Хмельницький, військовий округ;
· у рядку 10 вказуються країни з назвами, які вони мали на час перебування в них працівника.
У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо: 05.1995–06.1995 — Польща — поїздка у складі офіційної делегації фірми;
· у рядку 11 записується дата нагородження, назва державної нагороди: 05.06.1998 — почесне звання «заслужений економіст України»;
· у рядку 12 запис повинен відповідати запису у військовому квитку: військовозобов’язаний, капітан, технічний, війська ППО;
· у рядку 13 вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім’ї, які проживають разом з працівником: дружина — Овчаренко Світлана Олегівна, 01.04.1964 р.; дочка — Овчаренко Ольга Ігорівна, 03.07.1998 р.;
· у рядку 14 вказується поштовий індекс, назва населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону: 04205, м. Київ-205, пр-т Оболонський, 90, кв. 78, тел. 412-1727.
Потім записується серія та номер паспорта, назва органу, що його видав, дата видачі: СН № 563132, Мінське РУ ГУ МВС України в м. Києві, 27.11.1996 р.
Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.
ЛЕКЦІЯ 3.
4. Складання зведених наказів по особовому складу.
У великих установах накази з особового складу нерідко видаються як зведені документи, що стосуються кількох посадових осіб (див. додаток 27). Такого виду накази готуються кадровою службою установи в міру накопичення представлень, що надходять від структурних підрозділів.
У зведених, складних за структурою наказах, як правило, дотримуються певної послідовності розгляду питань. Спочатку йдеться про прийняття на роботу (призначення), переведення (переміщення) на інші посади, потім звільнення.
У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.
При підготовці зведених наказів, що мають кілька пунктів і стосуються кількох посадових осіб, слід дотримуватися такого правила: в одному документі не повинні міститися пункти з інформацією з різними строками її зберігання. Так, неприпустимо включати в один наказ пункт про прийняття на роботу одного співробітника і про надання відпустки іншому, оскільки інформація в цих пунктах має різні строки зберігання (відповідно 75 і 5 років).
Накази про заохочення
Сумлінна робота працівників, як правило, заохочується. Крім цього, заохоченнями відзначають багаторічну роботу співробітників в установі або ювілейні дати. Традиційними видами заохочень є: оголошення подяки, відзначення грошовою премією, коштовним подарунком, Почесною грамотою, представлення до звання "Кращий за професією", занесення до "Книги Пошани" або на "Дошку Пошани". Правилами внутрішнього трудового розпорядку, статутами, положеннями про дисципліну можуть бути передбачені й інші заохочення.
Усі види заохочень оформляються наказом керівника установи (див. додаток 23). У цих наказах мотиви заохочень формулюються залежно від конкретної ситуації, наприклад: "За перевиконання планового завдання", "За тривалу й сумлінну роботу та у зв'язку з 50-річчям від дня народження...".
До працівників можуть застосовуватися будь-які заохочення, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку конкретного трудового колективу.
Підставою для видання наказу можуть бути доповідна записка чи подання. Подання про заохочення, як правило, оформляють у випадку нагородження працівника або в разі його підвищення, доповідні записки - при оголошенні подяки і преміюванні. Пропозиції про заохочення подаються керівником відповідного структурного підрозділу (відділу, цеху, бригади тощо), іншими посадовими особами на ім'я керівника установи. Питання погоджується в установленому порядку з профспілковим органом.
| Заохочення оголошуються в урочистій обстановці і заносяться до трудових книжок працівників відповідно до правил їх ведення. 5. Накази про стягнення за порушення трудової дисципліни За порушення трудової дисципліни роботодавець може застосувати до працівника лише один з таких видів стягнень: догана, звільнення. Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну для окремих категорій працівників можуть бути передбачені й інші дисциплінарні стягнення [1, ст. 147]. Перед накладенням дисциплінарного стягнення від порушника трудової дисципліни необхідно отримати письмове пояснення (пояснювальна записка на ім'я керівника установи). Відмова працівника давати пояснення не є перешкодою для застосування стягнення. У даному разі оформлюється відповідний акт. На підставі пояснювальної записки працівника про причини порушення керівник структурного підрозділу складає доповідну записку про порушення трудової дисципліни, підписує її та разом з пояснювальною запискою подає керівникові установи. Дисциплінарне стягнення оформляється наказом (див. додаток 24). Проект наказу візується в такій послідовності: керівник кадрової служби, керівник структурного підрозділу, в якому працює працівник, юрист, бухгалтер, заступник керівника установи, який курирує роботу цього структурного підрозділу. Про стягнення працівникові повідомляється під розписку [1, ст. 149]. 6. Накази про надання відпусток Ці накази видаються на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника. У наказах про надання відпустки слід зазначити: її вид (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати тощо), загальне число календарних днів відпустки (зазначається за допомогою прийменника "на"), дату початку відпустки і строк відпустки (зазначаються за допомогою прийменників "з" і "по"), за який період роботи її надано (див. додаток 25). 7. Накази про відрядження У наказах про відрядження (див. додаток 26) мають зазначатися: прізвище, ім'я, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, мета відрядження, пункт призначення (назва установи, місто, країна - якщо працівник виїжджає за межі України), кількість днів відрядження (дні приїзду і від'їзду вважаються днями відрядження), період, на який відряджається працівник. За необхідності можуть зазначатися джерела оплати сум витрат на відрядження, інші умови направлення у відрядження. Підставою для видання наказу про відряджання, як правило, є доповідна записка, що подається на ім'я керівника. У ній обґрунтовуються необхідність відрядження, його термін тощо. |
Організація роботи з кадрами
ТЕМА № 11. Кадрова документація.
МЕТА: Тема вивчається з метою поняття студентами документаційне забезпечення управління кадрами. Студенти повинні знати уніфіковану систему організаційно-розпорядчих документів (УСОРД) по особовому складу. Студенти повинні орієнтуватись в обліку особового складу і порядку ведення особових справ.
План заняття:
1. Документаційне забезпечення управління кадрами.
2. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів (УСОРД) по особовому складу.
3. Облік особового складу і порядок ведення особових справ.
4. Складання зведених наказів по особовому складу.
Питання для самостійного вивчення:
1. Основні положення з оформлення та ведення трудових книжок.
2. Ведення розділу “Відомості про роботу”.
3. Організація обліку та звітності по кадрах.
Рекомендована література до теми:
| 1 | Конституція України, 28.06.1996 р. |
| 2 | Загальна декларація прав людини: прийнята Генеральною Асамблеєю ООН 10.12.48 (Док. ООН/РЕS/217 А). |
| 3 | Кодекс Законів України про працю від10.12.1971р. із змінами і доповненнями. |
| 4 | Європейська конвенція про захист прав і основних свобод людини: від 04.11.96. |
| 5 | Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 505 - із змінами і доповненнями. |
| 6 | Закон України «Про державну службу» від 16.12.93 № 3723 — із змінами і доповненнями. |
| 7 | Закон України «Про державне пенсійне забезпечення» від 05.11.91 № 1788 - із змінами і доповненнями. |
| 8 | Примірне положення про відділ кадрів від 14.11.74. |
| 9 | Типове положення про атестацію педагогічних працівників: Наказ Міністерства освіти і науки України 06.10.2010 N 930 |
| 10 | Типові правила внутрішнього трудового розпорядку від 20.05.84. |
| 11 | Типові правила внутрішнього розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України: Наказ Міністра освіти України від 20 грудня 1993 р. N 455 |
| 12 | Положення про стажування молодих спеціалістів від 25.06.73. |
| 13 | Порядок обчислення стажу державної служби: Постанова Кабінету Міністрів України від 03.05.94 № 283 - із змінами і доповненнями. |
| 14 | Положення про формування кадрового резерву для державної служби: Постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 р. N 199 |
| 15 | Положення про ранги державних службовців: Постанова Кабінету Міністрів України від 19.06.96 № 658. |
| 16 | Національний класифікатор України класифікатор професій ДК 003:2010: Наказ Держспоживстандарту України 28.07.2010 N 327 |
| 17 | Державний класифікатор України. Класифікатор професій: Наказ Держстандарту України від 27.07.95 № 257. |
| 1 | Алексеев С. Автоматизация системи управлення в промишленности -М.: Экономика, 3990. |
| 2 | Богиня Д.П., Гришнова О.А. Основи економіки праці: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2001. – 313 с. |
| 3 | Бойко М.Л. Співак В.М., ХазІн М.Н. Цивільно-правові документи. Зразки контрактів. - К., 1996. |
| 4 | Войченко Е.Г. Планування організації роботи відділу кадрів. - К., 1986. |
| 5 | Винницька Н.М. Організація роботи з кадрами: Курс лекцій. - К., 1998. |
| 6 | Гринкова В.М., Самойленко С.М. Методика розрахунку кадрового потенціалу підприємства / Економіка: проблеми теорії та практики. Збірник наукових праць. – Вип.200 В 4 Т. – Том ІІІ. – Дніпропетровськ: ДНУ, 2005. – с. 681 – 689. |
| 7 | Зівіновська Г.Т. Економіки праці: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2000. – 200с. |
| 8 | Колот А.М. Мотивація, стимулювання й оцінка персоналу: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 1998. – 224 с. |
| 9 | Коновалова А.Ю. Психологічне тестування. - X., 1992. |
| 10 | Корж А.В. Документація право-ділової сфери: Навчальний посібник лекції та зразки документів. - К., 2002. |
| 11 | Макух Я.Д., Залуцький І.Д. Кадрове діловодство: Навчальний посібник – К. Знання, 2006. – 13 с. |
| 12 | Масхма М.Б. Економіка праці та соціально – трудові відносини: Навчальний посібник. – К., 2002. |
| 13 | Матвєєва В. Кадрова документація. – Харків: Фактор, 2003. |
| 14 | Лебедев П.І. Особливості організації кадрової служби. - Л., 1986. |
| 15 | Лебедев В.І. Психологія і управління. - М., 1990. |
| 16 | Лоос В.Г. Промислова психологія. - К., 1980. |
| 17 | Матвеєва В. Кадрова документація. - X., 2002. |
| 18 | Молдаванов, Сидоров. Сучасний діловий документ. - К-, 1992. |
| 19 | Палкін М.Е. Книга працівника по кадрах. - М., 1986. |
| 20 | Пастухов В.П. Трудове право України: порядок ведення та оформлення кадрових документів: Навчальний посібник. – К.: Алерта, 2005. |
| 21 | Пашков А.С. Кадрова політика і право. - М, 1989. |
| 22 | Пушкар О.І. Інформатика, комп'ютерна техніка, комп'ютерні технології. - К.: Академія, 2001. |
| 23 | Рабінович А.П. Кореспонденція і діловодство. - К., 1973. |
| 24 | Рейзберг Б.А. Кадри для АСУ. - М: Економіка, 1979. |
| 25 | Рубан Г.С. Робота з кадрами на виробництві. - К., 1980. |
| 26 | Самойленко С.М. Сутність розвитку персоналу, та його роль у забезпеченні конкурентоспроможності підприємства / Економіка: проблеми теорії та практики. Збірник наукових праць. – Вип.192 В 4 Т. – Том ІІІ. – Дніпропетровськ: ДНУ, 2004. – с. 695 – 899. |
| 27 | Тарасюк П.А. Керівник І колектив. - К., 1974. |
| 28 | Фельзер А.В. Делопроизводство. - К. 1987. |
| 29 | Филипчев А.В. Роботаз кадрами. -М.: Економіка, 1990. |
| 30 | Филиповський В.Н. Трудовий колектив: організація і ефективність роботи.-К., 1989. |
| 31 | Цветаєв В.м. Управление персоналом: Учсбное пособие. - Спб„ 2001. |
| 32 | Щекин Г.В. Теорія і практика управління персоналом. - К., 1998. |
| 33 | Чернадчук В.Д. Організація діловодства. -К., 1997. |
| 34 | Щекін Г.В. Атестація і резерв кадрів. - К., 1992. |
| 35 | Щекін Г.В. Кадрові служби-організації і розвиток. - К., 1992. |
| 36 | Щекін Г.В. Кадровий потенціал управління. - К., 3992. |
| 37 | Щекін Г.В. Прогнозування і планування роботи з персоналом. - К.,1992. |
| 38 | Щекін Г.В. Система управління і організація роботи з персоналом. - К.,1992.-К, |
| 39 | Щекін Г.В. Управління процесами стабілізації виробничим колективом. 1992. |
| 40 | Щокін Г.В. Теорія кадрової політики: Монографія. – К.: МАУП, 1997. – 176 с. |
| 41 | Кадрове діловодство: Методичний посібник. – Дніпропетровськ: Баланс-клуб, 1999. – 112 с. |
| 42 | Журнал "Право України". Журнал "Відділ кадрів". Журнал "Економіка АПК". |
ЛЕКЦІЯ 1
1. Документаційне забезпечення управління кадрами.
Документаційне забезпечення управління - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Від правильної організації і найбільш повної механізації й автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.
Основою діяльності кадрових служб є облік, звітність та ведення організаційно-розпорядчої документації, яка включає три основні групи документів:
♦ організаційні (положення, інструкції, правила, статути);
♦ розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки, рекомендації);
♦ довідково-інформаційні (листи, звіти, акти, протоколи, оглядові та доповідні записки, переліки, довідки, списки та ін.)
Найбільш важливі питання організації діловодства у кадрових службах підприємств і організацій визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства. У кожному відділі кадрів формується номенклатура справ, що є затверджений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, заводімих в діловодстві відділу із зазначенням термінів зберігання. Номенклатури справ складаються на основі примірних і типових номенклатур, які розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за погодженням з архівними установами.
До складання номенклатури справ у відділі кадрів проводиться наступна робота:
• визначаються документи для включення до номенклатури, найменування справ (наприклад, "Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");
• встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури - її послідовність);
• визначаються терміни зберігання справ і система їх індексації;
• оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ відділу. Первинними документами з обліку кадрів на підприємстві (в організації) є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільнення і переведення на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках та ін.) Приватні картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування робітника або службовця та відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення та ін Про всі наступні зміни у трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні позначки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.
На фахівців з вищою освітою крім особової картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує що поступає на роботу і запевняє начальник відділу кадрів.
Приватні картки працівників комплектуються за структурними підрозділами підприємства в алфавітному порядку. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін у відповідності до типової та галузевими інструкціями по статистиці чисельності робітників і службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються в алфавітному порядку і містять такі відомості: прізвище, ім'я, по батькові, цех, відділ; займана посада, номер особової справи та табельний номер. Приватні картки працівників після їх звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 роки.
На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особистих та облікових карток у відділі кадрів ведуться особисті справи, які являють собою набір різних документів, які характеризують їх біографічні, ділові та особисті якості. Особові справи систематизуються в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до затвердженого штатного розпису. У них входять такі документи: опис документів, особистий листок з обліку кадрів, доповнення до особовому листку по обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, заява про прийом на роботу, копії подань для призначення або затвердження на посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців та виборів керівників, характеристики (відгуки), атестаційні листи, копії наказів про заохочення і стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожному особової справи привласнюють порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовий книзі, який записують у алфавітну книгу особистих справ підприємства.
Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектованості апарату підприємства, організації та їх підрозділів керівниками, спеціалістами і службовцями. Вказану книгу складають працівники з кадрів на основі штатного розкладу за такою формою: номер по порядку, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта та спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадових-ної книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їх особистих справах і особистій картці.
Для отримання різних довідок про працюючих, переведених, які вибули, про загальний і безперервний стаж роботи для позначки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга. Вона складається на всіх робітників і службовців за підрозділами або категоріями персоналу в залежності від структури підприємства, організації та чисельності працюючих. У алфавітну книгу, як і в штатно-посадову, запис вносять одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення, звільнення працівників.
Для визначення частоти змінюваності кадрів по тій чи іншій посаді і більш детального вивчення причин небажання працівників заміщати дану посаду відділи кадрів ведуть посадові картки по наведеній нижче формі.
Заповнення особового листка по обліку кадрів. Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч, відповідаючи на всі поставлені питання: прізвище, ім'я, по батькові; стать; рік, число і місяць народження; освіта (вказується назву та місцезнаходження навчального закладу, найменування отриманої спеціальності та кваліфікації за дипломом); володіння іноземними мовами; вчений ступінь і вчене звання; наукові праці та винаходи; виконувана робота з початку трудової діяльності; державні та інші нагороди; відношення до військового обов'язку і військове звання; сімейний стан; домашня адреса; дата заповнення.
У кінці листка по обліку кадрів ставиться особистий підпис заповнює його особи.
Автобіографія - документ, який автор складає самостійно, у довільній формі, проте з дотриманням певних вимог. При вступі на роботу автобіографію пишуть від руки на аркуші паперу формату А4 або на спеціальному бланку. Форма викладу - оповідна (від першої особи).
Усі відомості подаються у хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділової кваліфікації і особистісних якостях людини. При описі трудової діяльності не слід обмежуватися лише переліком посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про зміни місця проживання.
В автобіографії зазвичай вказують назву документа, або ім'я, по батькові та прізвище автора; число, місяць і рік народження, місце народження; відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи); освіта і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; останнє місце роботи; нагороди та заохочення; сімейний стан та склад сім'ї; домашню адресу і телефон; дату; ставлять особистий підпис.
Характеристика - офіційний документ, який видає адміністрація підприємства, установи, організації своєму співробітникові при вирішенні ряду питань (таких як вступ до навчального закладу, відрядження на роботу в іншу країну, атестація на посаду і т. п.). Вона може бути оформлена на загальному бланку формату А4.
У характеристиці даються відгук про службової діяльності співробітника, оцінка його ділових і особистісних якостей.
Реквізити характеристики: назва виду документа (характеристика); зазначення посади особи, якій видається характеристика; найменування організації, яка видає характеристику, або ім'я, по батькові та прізвище співробітника; текст; підпису; друк.
У тексті характеристики можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини:
• перша частина - анкетні дані, що слідують за назвою документа, де зазначають ім'я, по батькові та прізвище, посада, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, освіта;
· друга частина - дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, відомості про просування по службі, рівень професійної майстерності і т. п.);
· третя частина - власне характеристика, тобто оцінка особистісних і ділових якостей (відношення до роботи, підвищення професійного і культурного рівня, поведінку в побуті, ставлення до колег); наявність у співробітника нагород і інших службових заохочень;
· четверта частина - заключна - містить висновок, в якому вказується призначення характеристики.
· Текст характеристики викладається від третьої особи. Підписує характеристику керівник підприємства. Підпис засвідчується гербовою печаткою. Нижче проставляється дата підписання характеристики. Характеристику видають працівнику на руки або з його відома пересилають установі, організації, підприємству, що її запросили.
ЛЕКЦІЯ 2.
2. Уніфікована система організаційно-розпорядчих документів (УСОРД) по особовому складу.
Для органів управління діє уніфікована система організаційно- розпорядчих документів. Це комплекс стандартів, взаємопов'язаних форм документів, правил та положень, що встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів, які використовуються для вирішення управлінських задач в умовах застосування різних засобів обчислювальної техніки та традиційних методів обробки документів. До них належать уніфіковані документи щодо особового складу.
Уніфікований документ - це документ, який створений за чітко визначеною формою, оформлений у встановленому порядку і має юридичну силу.
До уніфікованої системи первинного обліку документів входять типові міжвідомчі форми, які затверджені наказом Мінстату України від 09.10.95р.
Уніфіковані документи - це трафаретні документи надруковані з обох боків на бланках формату А-4. Вони складені у вигляді таблиць, їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами обчислювальної техніки. Окремі реквізити цього документа (розряд, посада, спеціальність, дата приймання та звільнення) можна кодувати, і тому поруч з ними залишаються місця для кодів.
Дані документи мають таку ж юридичну силу, як і разові. Безпосередньо до таких документів належать накази про прийняття (ф. П-1), переведення (ф. П-5), звільнення (ф. П-6), особова картка (ф. П-2) тощо.
Інформація, що циркулює в системі управління, об'єднується у смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носії. Таке об'єднання називається документуванням, а сам носій інформації, призначений для використання в 1С, відповідно визначається як документ.
Документообіг — процес проходження документів усередині інформаційної системи: від джерела формування до використання в управлінні.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного та вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів і перетворення форматів. Документи є головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об'єкт управління, вони становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління.
Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.). Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою. Уніфікована система документації - це комплекс взаємопов'язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації.
Під час виконання економічних завдань необхідно забезпечити їх порівнянність. Забезпечується це шляхом створення єдиних систем групувань, отриманих за єдиними класифікаційними ознаками, — Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної інформації (ЄСКК ТЕІ).
Використання УСД та ЄСКК дає змогу забезпечити інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв'язок АІС різних сфер та рівнів управління.
З 1 червня 1999 р. набрав чинності державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98.
Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є складовою державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації (табл. 6.1). ДКУД розроблено у зв'язку зі змінами у складі та змісті організаційно-розпорядчої, первинно-облікової, банківської і звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.
Система документації — сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.
Уніфікована система документації (УСД) — це система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації — це система документації, що використовується для виконання завдань зовнішньоторговельної діяльності.
Уніфікована форма документа (УФД) — це сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань у певній сфері діяльності та розташованих у певному порядку на носії інформації.
ДКУД є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями. ДКУД використовується під час збирання й оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями в процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
Класифікатор орієнтований на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік і систематизацію, контроль складу та змісту УФД У кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації
(УСД).
Об'єктом класифікації є безпосередньо УФД, які використовуються під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством.
ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій. ДКУД складається з таких класів:
організаційно-розпорядча документація (код 02);
первинно-облікова документація (код 03);
банківська документація (код 04);
фінансова документація (код 05);
звітно-статистична документація (код 06);
планова документація (код 07);
ресурсна документація (код 08);
торговельна документація (код 09);
зовнішньоторговельна документація (код 10);
цінова документація (код 13);
документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);
документація з побутового обслуговування населення (код 17);
бухгалтерсько-облікова документація (код 18);
документація з Пенсійного фонду (код 20);
словниково-довідкова документація (код 21).-
Ідентифікація УФД здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації з трьома ступенями. Кодове позначення складається з семи цифрових десяткових знаків. У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) — належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) — належність УФД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки — реєстраційний номер УФД підкласу.
3.Облік особового складу і порядок ведення особових справ.
Облік особового складу підприємства покладено на службу персоналу (працівників по кадрах). Відповідно до покладених на відділ персоналу функцій він повинен забезпечити систематичне одержання такої інформації:
· про чисельність працюючих на підприємстві, у відділах та інших підрозділах;
· про склад працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком, національністю та іншими ознаками;
· про зміни чисельності і складу працівників у цілому по підприємству та його структурних підрозділах та причини змін.
Для одержання такої інформації потрібно мати такі документи:
· накази (розпорядження) про приймання, звільнення і переміщення на іншу роботу;
· записи про надання відпусток.
На основі цієї інформації роблять відповідні записи у облікових документах (особових картках, трудових книжках). Особова картка - це затверджена форма облікового документу, яку заповнює спеціаліст служби персоналу на основі опитування особи, що приймається на роботу (постійну, тимчасову або сезонну) та таких документів: паспорту, трудової книжки, диплому, посвідчення, прав на управління транспортними засобами тощо.
Особова картка за формою Т-2 ведеться на всіх працівників, які приймаються на постійну або сезонну роботу, крім того на спеціалістів з вищою освітою заповнюється облікова картка за формою 206, а на спеціалістів із середньою спеціальною освітою - за формою 210. На наукових працівників заповнюється картка за формою Т-4. Заповнена картка підписується особою, яка приймається на роботу, і завіряється керівником служби персоналу.
Облікові картки за названими формами ведуться на великих підприємствах з великою кількістю спеціалістів. Вони полегшують пошук, облік і звітність, оперативний контроль за їх переміщенням і службовим використанням.
Особові картки працівників комплектуються за структурними підрозділами підприємства, за прізвищами в алфавітному порядку. Із особових карток створюється картотека особового складу всіх працівників підприємства.
Після звільнення працівника його особова картка зберігається в службі персоналу протягом двох років, а потім передається в архів підприємства для зберігання протягом 73 років.
Дата: 2019-04-23, просмотров: 346.
