До інших облікових документів щодо особового складу відноситься штатно-посадова книга, яка є основним робочим документом служби персоналу, який показує стан укомплектування апарату підприємства і його підрозділів працівниками усіх категорій персоналу. Цю книгу складають на основі штатного розкладу підприємства за визначеною формою з такими графами:

· номер за порядком;

· найменування підрозділів і посад;

· посадовий оклад;

· категорія персоналу;

· прізвище, ім' я та по батькові;

· рік народження;

· освіта;

· спеціальність за освітою;

· дата і номер наказу про призначення на посаду.

Книга слугує для визначення якісного складу працівників у певний період року (кварталу). Для цього треба порівняти штатний розклад (потребу) і штатно-посадовою книгою (фактична укомплектованість).

Штатно-посадова книга дає можливість службі персоналу оперативно дати відповідь про укомплектованість якісним і кількісним складом персоналу будь-якого підрозділу підприємства.

Для оперативного пошуку даних і одержання різних довідок про працівників, які працюють, переведені в інші підрозділи, вибули, про загальний і безперервний стаж роботи служба персоналу веде алфавітну книгу.

У алфавітній книзі зазначається:

· номер з/п;

· прізвище, ім' я та по батькові;

· номер особової справи, особової картки;

· місце роботи, номер наказу про призначення і переміщення;

· стаж роботи (безперервний, загальний);

· дата і номер наказу про звільнення;

Для визначення частоти змінності кадрів на тій чи іншій посаді і для вивчення причин плинності на посаді ведуть посадову картку.

Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 або П-2ДС та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів — неприпустиме.
Про загальні вимоги до ведення особових справ на підприємстві, про те, в якій послідовності готуються документи, що включаються в особові справи, та багато іншого ви дізнаєтеся зі статті. Наведено приклади заповнення таких документів.

Особова справа працівника — це комплект документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття на підприємство, в установу, організацію, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Загальні вимоги

Особова справа комплектується з таких документів і в такій послідовності:

· опис документів;

· доповнення до особового листка з обліку кадрів;

· особовий листок з обліку кадрів;

· автобіографія;

· копії документів про освіту;

· копія документа про затвердження на посаді (у випадках, передбачених чинним законодавством);

· заява про прийняття на роботу (контракт);

· виписка з рішення конкурсної комісії;

· наказ (розпорядження) про прийняття (призначення) працівника на роботу (на посаду).

Застереження. Облікові документи, зокрема особова картка форми П-2 (П-2ДС) та особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати, в інших випадках. Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та зберігання зазначених облікових документів є недопустимим.

У разі якщо особові картки і особові справи при прийнятті працівників на роботу не були оформлені, їх слід оформити, керуючись рекомендаціями, викладеними у цій статті та статті «Облік персоналу».

У подальшому, в хронологічній послідовності, до особової справи додаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.

Не рекомендується включати до особової справи накази про переведення на іншу роботу, заохочення, дисциплінарні стягнення (зазначені відомості записуються до розділу «Доповнення до особового листка з обліку кадрів»).

До особової справи не додають: накази (розпорядження) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування тощо.

Кожній особовій справі надається порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовій книзі . Особові справи можуть бути систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

Особові справи зберігаються так само, як і секретні документи, і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

Не дозволяється виносити особову справу з приміщення кадрової служби та затримувати її повернення понад добу. У разі використання особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

Заповнення документів, які включаються до особової справи

Опис документів

«Опис документів» (додаток 1) заповнюється при первинному оформленні особової справи. Наступні записи до нього вносяться в разі залучення до особової справи додаткових документів.

Додаток 1

Кожен документ, який включається до особової справи, в «Описі документів» записується окремо, при цьому його назва має відповідати назві, присвоєній цьому документу при його складанні. У графі «Найменування документів», крім власне найменування, проставляється номер і дата, а також дата внесення до особової справи.

Графи «Кількість аркушів», «Дата вилучення документів», «Ким вилучено документ та з якої причини» заповнюються відповідно до їх найменування.

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Записи в «Доповнення до особового листка з обліку кадрів» (додаток 2) робляться вперше при оформленні особової справи, згодом — при наступних змінах в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів (розпоряджень) та документів, наданих працівником.

Додаток 2