Документ "Счет-фактура" (інакше, просто "Счет") призначений для оформлення попередніх домовленостей на продаж товарів (продукції) клієнтам.

При дійсному продажі товару (продукції) по попередньо виписаному «Счета» варто виписувати документ «Расходная накладная» на підставі даного «Счета» (у режимі введення документа на підставі). Специфікація "Расходной накладной" у цьому випадку заповнюється автоматично. При цьому, якщо «Счет» був уведений на підставі документа "Договор", то в реквізиті «Заказ» "Расходной накладной" будуть також відображені реквізити цього договору.

При заповненні кожного рахунку необхідно зазначити покупця з довідника «Контрагенты», валюту, у якій буде виписаний рахунок і курс цієї валюти. Після вибору покупця реквізит "Вид торговли" установиться в те значення, що зазначено по умовчанню для даного клієнта в довіднику "Контрагенты". Водночас, у кожному конкретному рахунку значення цього реквізиту можна змінити.

Видаткова накладна

Документ «Расходная накладная» призначена для відображення в програмі операцій, пов'язаних із видачею товарно-матеріальних цінностей, продукції з оптового складу, реалізації різноманітних робіт, послуг.

Уведення нового документа здійснюється вибором пункту «Расходная накладная» меню "Документы" головного меню програми.

Заповнення екранної форми документа варто почати з вибору покупця з довідника "Контрагенты".

Якщо облік взаєморозрахунків із покупцем ведеться в розрізі договорів, і відповідно в довіднику «Контрагенты» для нього визначений базовий договір закупівлі-продажу, то найменування цього документа відобразиться в поле «Заказ» електронної форми "Расходной накладной". За допомогою кнопки вибору, можна змінити значення цього реквізиту, обравши в ньому інший документ-замовлення з списку «Подбор заказов по контрагенту». Крім того, скориставшись кнопкою Х можна зробити "Видаткову накладну" першим документом у ланцюжку взаєморозрахунків із клієнтом, тобто документом-замовленням. У цьому випадку в полі «Заказ» буде відображатися рядок "Без заказа".

Якщо клієнту вже був виписаний "Счет", то "Расходную накладную", що відповідає відвантаженню по даному рахунку, потрібно виписувати тільки в режимі "Ввод на основании" по цьому рахунку. При цьому, у залежності від того, який документ був замовленням у такому ланцюжку - договір або рахунок, його найменування і реквізити будуть відображатися в поле "Заказ".

У реквізиті "Валюта" варто зазначити валюту, у якій буде виписана накладна (по умовчанню використовується валюта документа-замовлення, якщо накладна була введена на його підставі) і курс цієї валюти. Реквізит "Вид торговли" установиться в те значення, що зазначено по умовчанню для даного клієнта в довіднику "Контрагенты". При цьому, якщо обраний вид торгівлі "за наличные", то додатково в реквізиті "Касса" варто зазначити відповідний рахунок обліку готівкових коштів організації. Звернемо увагу на те, що документ припускає продаж за валюту тільки на умовах передоплати.

У поле «Место хранения» потрібно вибрати склад, із якого відвантажується продукція, товари з довідника «Места хранения». Відзначимо, що склад, повинний мати вид "Оптовый". Для оформлення продажу з роздрібних складів (магазинів) у програмі «1С:Бухгалтерія»передбачений документ "Розничная накладная".

У графі "Остаток" відобразиться залишок товару на складі.

Відзначимо, що реквізити "Сумма б/с", "Скидка" з'являються в табличній частині документа тільки у випадку, якщо константа "Использовать скидку" встановлена в значення "Да" і відповідно підсумкові суми по рядку з ПДВ і без ПДВ будуть розраховані з урахуванням або без урахування знижки. За допомогою кнопки "Дать скидку" можна задати різноманітні засоби розрахунку знижок: одним відсотком або сумою для кожного товару окремо (опції "Сумой по строке", "Процентом по строке"), або після заповнення табличної частини документа можна визначити суму або відсоток знижки для накладної в цілому (опції "Суммой по накладной", "Процентом по накладной").

При введенні на підставі "Расходной накладной" "Налоговой накладной" сума знижки буде підставлена у відповідному графу цього документа.

Заповнення табличної частини документа можна робити декількома засобами: звичайним порядковим уведенням або методом множинного добору з довідника "ТМЦ". Для цього в діалоговій формі документа є присутнім кнопка "Подбор". На вкладці «Дополнительно» можна внести інформацію про доручення (реквізити в групі "Доверенность") і про співробітника, що відпустив товари (реквізит "Отпустил"). Нагадаємо, що співробітник, що звичай відпускає товари (продукцію) може бути заданий у константі "Кто обычно отпускает товары".

Для редагування суми попередньої оплати служить прапорець "Указать суму предварительной оплаты вручную".

За допомогою кнопки "Печать" можна вибрати варіант друкарської форми документа - чи буде це видаткова накладна (опція «Расходная накладная») або акт про виконані роботи (у випадку реалізації послуг).

Заповнену форму накладною необхідно зберегти і провести (кнопка "ОК").

При проведенні документа автоматично формуються бухгалтерські проведення, склад яких залежить від типу номенклатури, виду торгівлі і позиціонування видаткової накладної в ланцюжку взаєморозрахунків із контрагентом. Крім того, якщо при операції, що оформлюється такою накладною, в організації виникнуло податкове зобов'язання і константа "Автоматическое создание налоговый накладных" встановлена в значення "Да", то при її проведенні буде сформований документ "Налоговая накладная".