Для відображення в обліку операцій, пов'язаних із придбанням товарно-матеріальних цінностей у програмі «1С:Бухгалтерія» передбачений документ «Приходная накладная».

Заповнення реквізитів екранної форми "Приходной накладной" варто почати з реквізитів групи "Поставщик". Поле "Вид" може приймати одне з таких значень: "Отечественный поставщик", "Иностранный поставщик", "Подотчетное лицо" або "Прочие". При виборі виду відповідним чином змінюється бухгалтерський рахунок постачальника на вкладці «Дополнительно».

Після цього варто зазначити постачальника з довідника «Контрагенты» або «Сотрудники» (якщо реєструється прихід від підзвітної особи), вибрати валюту, у якій буде виписана накладна і курс цієї валюти.

Якщо облік взаєморозрахунків із даним постачальником ведеться в розрізі договорів, і в довіднику «Контрагенты» для нього визначений договір по умовчанню, останній відобразиться в поле «Заказ» електронної форми

"Приходной накладной". Водночас, за допомогою кнопки вибору, можна змінити значення цього реквізиту, обравши в ньому інший документ-замовлення зі списку «Подбор заказов по контрагенту». Крім того, скориставшись кнопкою Х можна зробити "Приходную накладную" першим документом у ланцюжку взаєморозрахунків із клієнтом, тобто документом-замовленням. У цьому випадку в поле «Заказ» буде відображатися рядок "Без заказа".

У тому випадку, коли за товар, що оприбутковується по накладній уже була зроблена передоплата по наданому нам постачальником рахунку, "Прибуткову накладну" варто вводити в режимі "Ввод на основании" даного рахунку. При цьому, у залежності тому, який документ був замовленням у такому ланцюжку - "Договор" або "Счет входящий", його найменування і реквізити будуть відображатися в поле «Заказ» електронної форми документа. При уведені "Приходной накладной" на підставі "Счета входящего" автоматично буде заповнена її таблична частина і реквізити шапки.

У реквізиті "Место хранения" варто вибрати те місце збереження (оптовий склад, матеріально-відповідальна особа), на який буде виконане прибуткування матеріальних цінностей. Реквізит "Что приходуем" може приймати значення: "ТМЦ", "ОС, НМА, др. необор. мат. активы", "Бланки стор. отч-сти", "Проч. необор. активы". Звернемо увагу на те, що значення цього реквізиту повинно бути встановлене до заповнення табличної частини документа.

Поле "Вид торговли" дозволяє зазначити один із можливих видів торгівлі для даної накладної. Відзначимо, що документ припускає оплату готівкоютільки при установленій валюті "гривня".

У реквізиті "Вид НДС" на вкладці «Дополнительно» повинна бути визначена ставка ПДВ для даної накладної. Слід зазначити, що конфігурація дозволяє прибуткувати ТМЦ із різними ставками ПДВ в одній накладній - для цього існує поле "НДС" у кожному рядку табличної частини.

Включений прапорець "НДС на затраты" є ознакою того, що підприємство не має право включити суму ПДВ, сплачену організації-постачальнику за придбані товари, продукцію, ін. об'єкти до складу податкового кредиту. Рахунок і стаття витрат, на які буде віднесена в цьому випадку сума ПДВ повинні бути зазначені в реквізитах "Счет затр." і "Вид затр." відповідно.

Суми попередньої оплати (відвантаження), необхідні для правильного формування проведень "по першій події", можуть бути розраховані автоматично або безпосередньо зазначені вручну в діалоговій формі документа. Для введення суми оплати і ПДВ варто включити прапорець "Указать суму предоплаты вручную" на вкладці «Дополнительно».

Дійсний документ передбачає також можливість оприбуткування ТМЦ, інших перерахованих об'єктів через підзвітну особу. Для цього варто включити опцію "Через подотчетное лицо", після чого вибрати підзвітну особу в реквізиті "Подотчетное лицо" і зазначити суму до закриття підзвіту співробітника (але по умовчанню воно заповниться підсумковою сумою накладної з ПДВ). Звернемо увагу на те, що сума до закриття підзвіту не може перевищувати підсумкової суми дійсної накладної. Крім того, опція "Через подотчетное лицо" недоступна при валютному оприбуткуванні, а також при обраному виді торгівлі "За наявні".

На вкладці «Дополнительно» указується також стаття валових витрат і рахунок обліку взаєморозрахунків із постачальником.

Для заповнення табличної частини документа в залежності від значення реквізиту "Что приходуем" використовуються довідники "Инвестиции”, "Бланки строгой отчетности", "ТМЦ", "Необоротные активы".

У табличній частині "Прибуткової накладної" указується:

• найменування ТМЦ, що прибуткується, (послуга, бланка суворої звітності, інших необоротних активів) із довідників "ТМЦ", "Бланки суворої звітності", "Необоротные активи" відповідно, або об'єкта капітальних інвестицій, тобто об'єкта аналітики відповідного субрахунка рахунку 15 "Капітальні инвестиції", на який будуть списаны витрати по придбанню об'єктів основних фондів, НМА, інших необоротних матеріальних активів).

• кількість що прибуткуються об'єктів;

• одиниця виміру;

• коефіцієнт перерахунку для обраної одиниці виміру;

• ціна в обраній валюті без ПДВ:

• сума в обраній валюті без ПДВ:

• сума в гривнях без ПДВ;

• сума податку з доданої вартості;

• сума в гривнях із ПДВ.

У випадку валютного прибуткування ТМЦ у табличній частині з'являються графы "Мито", "Там.усл.", "Акциз", "Перев.вал", "Пе-рев.грн".

При оформленні прибуткування ТМЦ, що вже надходили в організацію раніше, можна скористатися кнопкою «Подбор», розташованої в нижній частині електронної форми документа.

Після заповнення всіх реквізитів "Приходную накладную" можна роздрукувати. Для цього варто натиснути кнопку "Печать".

Для зберігання і проведення документа служить кнопка "ОК".