Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).

Задания

Определите, что удостоверяет печать на служебном документе.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

· отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

· удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

· фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Гербовая печать ставится на следующих документах:

· акты

· доверенности

· договоры

· заявления

· заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию

· исполнительные листы

· командировочные удостоверения

· нормы расхода на драгоценные металлы

· образцы оттисков, печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

· представления и ходатайство

· письма гарантийные

· поручения

· протоколы

· реестры

· смета расходов

· спецификации

· титульные списки

· уставы

· штатные расписания.

Оформите следующие реквизиты:

2.1. Гриф утверждения

· Акт утвержден генеральным директором ЗАО "Луч" И.П. Лужиным;

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Луч»

___________________ И.П. Лужин

«__»________________

· Инструкция по делопроизводству утверждена приказом ди­ректора ООО "Альфа" 12.04.2006 № 38;

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора ООО «Альфа»

От 12.04.2006 №38

· Положение о совете директоров ЗАО "Регана" утверждено на общем собрании акционеров 25 мая 2006 г.

УТВЕРЖДЕНО

Решением общего собрания акционеров

От 25.05.2006

2.2. Подпись на следующих документах:

· Приказ;

Директор         ____________ И.П. Сергеев

· Гарантийное письмо (подписано генеральным директором и главным бухгалтером);

Генеральный директор ______________  О.Г. Шведов

Главный бухгалтер       ______________    З.Д. Иванова

· Протокол (протокол собрания);

Председатель собрания         _____________ И.Т. Федотов

Секретарь собрания               _____________ В.П. Андреева

· Акт.

Председатель комиссии ____________     Ю.Г. Демидов

Члены комиссии           ____________     А.Д. Соколова

                                       ____________      Р.Т. Смирнов

                                       ____________      А.С. Сергеев

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

· место организационных документов в системе организацион­но-распорядительной документации;

· состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственнос­ти;

· нормативный характер организационной документации;

· типовые структуры текста отдельных видов организационных документов.

Вопросы для самостоятельной подготовки