В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное составление и исполнение документов;

· организацию быстрого поиска документов;

· более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (номер) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении[1].

Особенно важным является правильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

2. Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов, входящих в его состав.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

· уставы;

· положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;

· структура, штатная численность и штатное расписание;

· акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;

· должностные инструкции;

· правила внутреннего трудового распорядка;

· сметы;

· расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

· отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

· удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

· фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Руководителям предприятия рекомендуется разработать и утвердить перечень документов, на которых обязательно должен быть оттиск печати.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.