Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

По курсу «Документирование управленческой деятельности»

 

Великий Новгород 2007 г.

Содержание

 

1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ
2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ
3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

ТЕМА 1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ

 

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

· роль документной информации в современной экономической жизни России;

· взаимосвязь информации и документа;

· основные требования к документной информации;

· влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспечения управления.

Вопросы для самостоятельной подготовки

 

Роль документной информации в управлении.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

· содержанию информации (отражают основные функции управления)

· происхождению (служебные и личные)

· месту составления (внешние и внутренние)

· способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

· форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)

· количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

 

Значение организационно-распорядительной документации (ОРД). Ее состав.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:

· Организационные документы;

· Распорядительные документы;

· Справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

 

Задания

 

1. Перечислите вопросы документирования и организации рабо­ты с документами, которые регулируются современными правовыми ак­тами и методическими документами.

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.

Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливается стандартом ГОСТ Р 6.30 – 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов." Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа, устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Для каждой системы документов существуют обязательные и дополнительные реквизиты.

Задания

 

ТЕМА 3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

 

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

· место организационных документов в системе организацион­но-распорядительной документации;

· состав основных организационных документов предприятий государственной и негосударственной форм собственнос­ти;

· нормативный характер организационной документации;

· типовые структуры текста отдельных видов организационных документов.

Вопросы для самостоятельной подготовки

 

Задания

 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Документоведа.

1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора предприятия.

1.3. Документовед подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность Документоведа назначается лицо, имеющее:

· Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;

· Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности Документоведа не менее 3 лет;

· Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Документовед должен знать:

· законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

· порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

· методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

· порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

· организацию архивного дела;

· нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

· основы программирования;

· методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

· основы эргономики, социальной психологии, социологии;

· документообразование;

· отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

· основы экономики, организации труда и управления;

· законодательство о труде;

· Правила внутреннего трудового распорядка;

· правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ____________________.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Документоведа определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Документоведа и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Документовед:

2.2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

ПРАВА

3.1. Документовед имеет право:

3.1.1. Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.

3.1.2. Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.

3.1.3. Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Документовед несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

ТЕМА 4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

При изучении данной темы следует обратить внимание на следу­ющие вопросы:

· роль номенклатуры дел в организации работы с документами;

· виды номенклатур дел, их назначение;

· основные критерии качества номенклатуры дел.

Вопросы для самостоятельной подготовки

Задания

1. Проанализируйте следующие заголовки дел и определите пра­вильность их составления:

Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

· название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

· автор документа (название организации, структурного подразделения);

· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

· вопрос или краткое содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность дела.

Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):

· Приказы генерального директора и заместителя генерального ди­ректора по основной деятельности и личному составу

 

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

· Переписка со школами Северо-Восточного округа по организации работы школьных библиотек

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

По курсу «Документирование управленческой деятельности»

 

Великий Новгород 2007 г.

Содержание

 

1. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ
2. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТОВ
3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
4. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ