Коммуникационный процесс - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель - обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

Коммуникационный процесс — это взаимодействие совокупности элементов. Существует четыре базовых элемента коммуникационного процесса:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее;

2. Сообщение - непосредственно информация;

3. Канал - средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

4. Получатель (адресат) - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её.

При организации коммуникационных сетей на предприятии необходимо учитывать специфику различных типов и каналов коммуникаций на каждом из этапов коммуникационного процесса.

Формирование коммуникационных процессов, а также выбор средств и каналов коммуникаций осуществляются на предприятии после проектирования его организационной структуры в соответствии с выбранной сферой деятельности, принятой производственной программой и структурой менеджмента.

Коммуникационные решения, содержащие регламент коммуникационных процедур, которые должны устанавливаться для каждого иерархического уровня менеджмента и доводиться до конкретного должностного лица.

Выделяют сл. этапы:

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информации начинается с формулирования идеи и отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрабатываются на этом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель также должен выбрать канал, совместимый с типом символов. использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменным материалов, а также электронные средства связи. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации.

(операция упаковки – продукты не находят сбыта, пока не обретут упаковки, которую покупатель сочтен понятной и привлекательной одновременно.

ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. Это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Обратная связь

Точность понимания получателем смысла высказывания станет очевидной для отправителя только тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролейи получатель превратится в отправителя и своими высказываниями даст знать о том, как он понял смысл принятой информации. В этом проявляется суть еще одного важнейшего элемента коммуникационного процесса - обратной связи.

Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель, который не наладит обратную связь для получателя информации, обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко снижена. Аналогичным образом, если обратная связь с работниками заблокирована, руководитель в конце концов окажется изолированным или обманываемым.

Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.

Шум

Хотя шум не является в точном смысле слова этапом коммуникации, но его просто нельзя обойти стороной, так как он оказывает очень значительное влияние на качество коммуникации. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируются от языка (в вербальном или невербальном оформлении) и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.

Необходимо учитывать, что шум присутствует всегда, поэтому на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания.

Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

11. Рассмотрите сущность стратегического и тактического планирования деятельности организации №1

Стратегическое планирование является функцией высшего руководства фирмы. Оно определяет общие направления деятельности фирмы и является тем инструментом, с помощью которого формируется система целей деятельности фирмы и объединяются усилия всех работников для их достижения.

Важнейшая задача стратегического планирования состоит в обеспечении инноваций необходимых для жизнедеятельности и роста фирмы. Как процесс, стратегическое планирование, включает в себя 4 вида деятельности:

1. Распределение ресурсов.

2. Адаптация к внешней среде.

3. Координация и регулирование хозяйственных процессов.

4. Организационные изменения.

Этапы стратегического планирования. Технология стратегического планирования.

Стратегическое планирование имеет свою технологию, которая включает в себя следующие этапы:

1. Определение миссии фирмы. Миссия – основное предназначение фирмы. Она должна отвечать на вопрос «Во имя чьих и каких потребностей существует или организуется фирма?»

2. Формирование целей и задач функционирования фирмы.

3. Анализ и оценка внешней среды фирмы.

4. Разработка и анализ стратегических альтернатив (рост, стабильность или сокращение).

Стратегическое планирование обеспечивает высшему руководству основу для принятия решений, способствующих снижению риска, обеспечивает интеграцию целей и задач структурных подразделений фирмы. Однако, стратегическое планирование в силу своей природы не может дать детального описания будущего. Его результаты – это качественная характеристика того состояния, к которому должна стремиться фирма и ответ на вопрос о возможности выживания фирмы в конкурентной борьбе в течении планируемого периода. Поэтому стратегическое планирование должно дополняться тактическим планированием.

Тактическое планирование занимает промежуточное положение между стратегическим и оперативным планированием, является средством реализации стратегических планов и разрабатывается, чаще всего, на 1 – 2 года.

Решения, принимаемые при тактическом планировании, менее субъективны, потому что базируются на более объективной и полной информации.

Реализация тактического плана сопряжена с меньшим риском, поскольку его решения более детальны, касаются в большей мере внутренних проблем предприятия и имеют меньший разрыв во времени. Кроме того, тактические решения легче всего оценить, ранжировать и выбрать оптимальный вариант.

В современных условиях в своем наиболее развернутом виде тактический план включает в себя следующие основные разделы:

1. Производство и продажа продукции (работ, услуг) или производственная программа фирмы.

2. Инновации (план технического развития фирмы).

3. Инвестиции и капитальное строительство.

4. Материально-техническое обеспечение.

5. Персонал и оплата его труда.

6. Издержки производства, прибыль и рентабельность.

7. Охрана природы и рациональное использование природных ресурсов.

8. Социальное развитие коллектива.

9. Финансовый план.