В месте проведения события проводится расстановка по позициям, объяснение алгоритма действия в различных ситуациях. Необходимо убедиться, что волонтеры хорошо ориентируются на местности: знают, где располагаются все функциональные позиции, туалет, скорая помощь.

За два дня до мероприятия тим-лидеры делают рассылку по своим волонтерам через e-mail, где указывают точное время и место сбора в день мероприятия, а также список вещей и документов, которые необходимо иметь при себе (Приложение 10).

За три дня и за один день до мероприятия тим-лидер обзванивает своих волонтеров для окончательного подтверждения их участия, а также для проверки получения информации через e-mail. Утвержденный список волонтеров направляется руководителю регионального отделения. В случае отказа волонтеров от участия в мероприятии привлекаются волонтеры из списка резерва.

Поскольку за несколько дней до Дня Победы посещаемость страниц региональных отделений Движения возрастает в несколько раз, рекомендуем 8 мая разместить на официальных страницах Движения в социальных сетях информационный пост – памятку для участников Бессмертного полка в регионе (Приложение 11).

IV. Координация действий волонтеров во время мероприятия

В день проведения мероприятия волонтеры собираются в заранее установленном месте по группам. Процесс сбора координируется кураторами при помощи тим-лидеров. На руках у каждого куратора и тим-лидера должны быть распечатанные списки своих групп с контактными телефонами. Все участники волонтерского сопровождения должны иметь при себе паспорт.

В день мероприятия волонтеров следует обеспечить символикой/экипировкой Движения, питьевой водой, сухим пайком или горячим питанием.

Выдача бейджей, формы, сухих пайков происходит строго по установленному графику через тим-лидера и по спискам.

На протяжении всего мероприятия тим-лидеры находятся возле закрепленных за ними групп и держат связь с кураторами. У кураторов должна быть прямая связь (через рации или телефон) с ответственным лицом из Оргкомитета для решения срочных и экстренных вопросов.

Следует предусмотреть смену волонтеров на позициях во избежание переутомления, обморочных состояний, а также на момент отдыха, питания/питья, похода в туалет.

V. Пост-сопровождение волонтеров

Сбор обратной связи

Обратная связь собирается с целью улучшения организации волонтерского сопровождения в последующие годы, а также для того, чтобы удовлетворить потребность волонтеров «быть услышанными».

Обратная связь может собираться:

· в устной форме;

· через анкеты обратной связи: в письменной форме или через Интернет-формы (Приложение 12).

Вручение сертификатов

По окончании мероприятия рекомендуется подготовить и вручить сертификаты об участии в волонтерском сопровождении парада Победы и шествия «Бессмертный полк» всем волонтерам и тим-лидерам.

Вручение сертификатов рекомендуется проводить в торжественной обстановке с приглашением представителей региональной власти, руководителей образовательных учреждений, ветеранов.

Все волонтеры, участвующие в мероприятии, вносятся в региональную базу волонтеров для дальнейшего вовлечения в деятельность Движения.

Приложение 1

Для получения оригинала макета необходимо обратиться к сотрудникам Центрального штаба Движения.

Приложение 2

Текстовое наполнение письма для рассылки – ответ на регистрацию на мероприятие «Волонтерское сопровождение Дня Победы в городах России» на сайте волонтерыпобеды.рф

Тема письма: «Ты в команде!»

Ты получил это письмо, а значит зарегистрировался на сайте волонтерыпобеды.рф, чтобы стать волонтером Дня Победы. 9 мая тысячи волонтеров со всех регионов России вновь станут участниками и соорганизаторами парадов Победы и шествия Бессмертного полка. В «название региона» это предстоит и тебе.

Всех волонтеров ждет обучение, организованное представителями региональных отделений, местных штабов и общественных центров гражданско-патриотического воспитания в вузах с привлечением историков и ветеранов Великой Отечественной войны.

Тебе предстоит обеспечить сопровождение парада Победы и шествия Бессмертного полка в «название региона» и примерить на себя одну из функций:

¾ сопровождение ветеранов,

¾ служба поддержки,

¾ живая цепь,

¾ работа с трибунами,

¾ пресс-подход,

¾ создание настроения,

¾ фото-волонтеры,

¾ навигация,

¾ формирование колонны,

¾ волонтеры-медики.

В преддверии 9 мая Волонтеры Победы также проведут Всероссийскую акцию «Георгиевская ленточка», Всероссийские субботники по благоустройству памятных мест и воинских захоронений, а также встретятся с ветеранами и окажут им помощь. Готов помочь и здесь? Тогда напиши «контакты регионального отделения».

Контактные данные (ФИО, телефон, ссылка Вконтакте, электронная почта).

Жди приглашения на собеседование! До встречи!

Приложение 3