Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
В ходе личной беседы проводится отбор кандидатов как на позицию волонтера, так и на позицию тим-лидера.
Люди, проводящие собеседование, должны:
- хорошо владеть общей информацией о Движении и ключевых моментах волонтерского сопровождения Дня Победы в регионе;
- иметь хорошие коммуникативные навыки общения с людьми различного уровня культуры, образования, экономического положения, возраста;
- уметь внимательно выслушать, понять собеседника, правильно интерпретировать реакцию, сомнения, невысказанные пожелания другого человека;
- уметь направлять разговор и затрагивать сложные темы, сохраняя при этом чуткость и доброжелательность;
- иметь опыт работы с волонтерами;
- говорить четко и ясно, в среднем темпе, использовать понятные и простые слова, демонстрировать спокойствие и уверенность.
1. Подготовительный этап
Перед собеседованием обязательно подумайте о месте, где вы будете проводить встречу с волонтером (тим-лидером), постарайтесь, чтобы это не был коридор, конференц-зал или проходная комната. Заранее позаботьтесь, чтобы ваша беседа не была прервана. Подготовьте свое рабочее место (минимально – стол, 2 стула), проверьте освещение. Во время собеседования волонтер может чувствовать себя беспокойно, поэтому рекомендуем иметь в помещении питьевую воду и стаканы.
Предварительно отключите звук вызова на мобильном телефоне, с самого начала важно показать внимание к волонтеру. Спокойная обстановка и доброжелательность, проявленная вами, будут способствовать этому.
Ознакомьтесь со списком вопросов к кандидату; с информацией о направлениях работы волонтеров и периодах пребывания на форуме;
1) имейте под рукой:
- заявление/анкету волонтера, чтобы уже иметь начальную информацию о кандидате и более продуктивно провести собеседование;
- бланк для заполнения информации в ходе собеседования (Приложение 3);
- расписание собеседований на день.
Предварительное ознакомление с имеющимися документами дает возможность принять решение о приглашении на собеседование респондента, а также позволяет интервьюеру основательно подготовиться к проведению собеседования: составить предварительную характеристику как потенциального тим-лидера/волонтера, оценить грамотность, оригинальность и полноту заполнения граф анкеты. Основным источником получения информации о респонденте становится анкета, заполненная им при регистрации на сайте. Очень важно обращать внимание на следующие пункты:
· заполняемость всех граф анкеты (в случае отсутствия каких-либо данных необходимо их уточнить по телефону, почте или сообщением в «Вконтакте»);
· возраст (часто регистрацию проходят ребята более младшей возрастной группы, нежели чем установлено; в случае регистрации претендентов пенсионного возраста необходимо учитывать возможный функционал, который сможет выполнять претендент);
· опыт и навыки (претендентам, имеющим подобный волонтерский или профессиональный опыт, соответствующие навыки и компетенции, отдается предпочтение при отборе, но не гарантируется точное зачисление в волонтерский корпус сопровождения);
· страница в «Вконтакте» (просмотреть странички на наличие фото, видеодокументов и групп сомнительного содержания).
2. Приглашение на собеседование
Необходимо связаться с претендентом, желательно по телефону, представиться и пояснить, по какому поводу звоните, предложить пройти собеседование, договориться о дате и времени проведения собеседования, занести данные в график собеседований, при необходимости выслать на почту точный адрес проведения собеседования, вежливо попрощаться.
В случае невозможности проведения очного собеседования назначается собеседование по Skype или другой видеосвязи.
3. Проведение собеседования
· Встреча (вежливо поприветствовать, ненавязчиво предложить оставить верхнюю одежду на вешалке/в шкафчике, пригласить присесть к рабочему месту интервьюера).
· Предложить кратко рассказать о себе (основной род занятий, увлечения).
· Узнать, какое представление есть об организации (откуда узнал о наборе волонтеров, что знает о деятельности организации).
· Конкретизировать причину желания участвовать в данном мероприятии (почему волонтер хочет принять участие именно в волонтерском сопровождении шествия «Бессмертный полк»).
· Для кандидатов в тим-лидеры уточнить причину желания участвовать в качестве тим-лидера: почему именно тим-лидером, а не волонтером? Рассказать был ли управленческий/руководительский опыт или пример такого опыта?
· Обсудить функции, представленные для организации мероприятия (коротко обсудить каждую функцию и выделить одну, наиболее интересующую претендента на данном мероприятии). Волонтерское сопровождение парада Победы и шествия «Бессмертный полк» может включать в себя следующие функции:
Сопровождение ветеранов
В функциональные обязанности этой группы волонтеров входит встреча и сопровождение ветеранов, оказание им всесторонней помощи
на протяжении всего мероприятия.
Как подготовить волонтеров к работе с ветеранами – см. Дорожную карту по направлению «Помощь ветеранам» на сайте волонтёрыпобеды.рф.
Живая цепь
Задачей волонтеров «живой цепи» является навигация основных потоков участников мероприятия. Волонтеры располагаются по обе стороны шествия на расстоянии 0,6-2 метров друг от друга и при необходимости держатся за руки. Находясь в непосредственной близости к участникам события, волонтеры живой цепи могут выполнять и другие функции: отвечать на вопросы участников мероприятия, оказывать помощь желающим сфотографироваться, подбадривать участников, осуществлять поиск потерявшихся в шествии детей посредством передачи информации по «живой цепи».
Служба поддержки
Служба поддержки осуществляет мониторинг морального
и физического состояния волонтеров, обеспечивает их питьевой водой.
Для поддержания хорошего настроения волонтеров служба поддержки может раздавать, например, конфеты.
Работа с трибунами
В функциональные обязанности волонтеров на трибунах входят встреча, навигация и рассадка гостей на трибунах, а также при необходимости выдача гостям раздаточного материала.
Пресс-подход
Медиа-волонтеры оказывают всестороннюю помощь представителям СМИ (навигация представителей СМИ, помощь в отборе информации, поиск респондентов и др.).
Создание настроения
Волонтеры, выполняющие эту функцию, поддерживают, подбадривают и создают хорошее настроение участникам шествия исполнением песен, стихотворений, аплодисментами и интерактивами.
Волонтеры-медики
Волонтеры этой функции следят за физическим состоянием участников мероприятия и волонтеров. В случае ухудшения самочувствия кого-либо
из них волонтеры-медики вызывают профессиональных медицинских сотрудников для оказания первой медицинской помощи или обеспечивают транспортировку пострадавшего до кареты скорой помощи (волонтеры-медики самостоятельно не оказывают медицинскую помощь). Партнером данной функции выступает Всероссийское общественное движение «Волонтеры-медики».
Фото-волонтеры
Фото-волонтеры делают качественные фотографии участников мероприятия, которые впоследствии размещаются в региональных группах Движения в социальных сетях. Всем сфотографировавшимся волонтеры выдают визитки с адресом группы, где будут выложены фотографии.
Сопровождение официальных делегаций (служба протокола)
Волонтеры службы протокола сопровождают официальные делегации и высокопоставленных гостей на протяжении всего мероприятия.
Формирование колонны
В обязанности волонтеров данной функции входит формирование головы колонны, обеспечение своевременного движения шествия, поддержание комфортного для участников темпа движения шествия.
Навигация
Волонтеры службы навигации встречают и направляют гостей
и участников на протяжении всего пути к основному месту события, отвечают на вопросы о расположении объектов инфраструктуры, обеспечивают логистику автобусов и транспортных средств гостей.
Необходимые функциональные позиции определяются в каждом городе/регионе индивидуально, исходя из запроса и потребностей Оргкомитета во взаимодействии с региональным отделением Движения и региональным отделением Общероссийского общественного гражданско-патриотического движения «Бессмертный полк России».
· Для кандидатов в тим-лидеры: предложить претенденту смоделировать ситуацию, в которой он утвержден как тим-лидер живой цепи, и у него есть возможность выбрать участок для своей десятки волонтеров, и пояснить свой выбор, а также решить несколько проблемных ситуаций, которые могут возникнуть в ходе волонтерского сопровождения (необходимо обратить внимание на то, как претендент рассуждает, оценить логичность, последовательность и умение выстраивать монолог). Варианты ситуаций указаны в анкете (Приложение 3).
· Информационная часть собеседования, в которой необходимо рассказать:
а) про варианты набора волонтеров (либо из базы данных, которую предоставляют организаторы, либо из числа друзей, одногруппников и т.д.);
б) про систему взаимодействия «куратор – тим-лидер – волонтер» (куратор обладает навыками работы в какой-либо функции и может транслировать необходимые знания, умения как тим-лидерам, так и волонтерам; тим-лидер выступает связующим звеном между волонтером и куратором, отвечает за сплоченность команды волонтеров и решает локально возникающие вопросы волонтеров; волонтер держит связь с тим-лидером и выполняет поставленные задачи в рамках своей функции);
в) про даты и примерный формат обучения тим-лидеров и волонтеров.
Заключительная часть собеседования посвящена вопросам, которые остались у претендента (предложить задать интересующие вопросы, касающиеся организации и проведения данного мероприятия).
4. Завершение собеседования
- поблагодарите кандидата за проявленный интерес к организации Дня Победы;
- предложите задать интересующие волонтера вопросы, касающиеся Движения или волонтерского сопровождения мероприятий;
- попрощайтесь с кандидатом и сообщите дату, когда будут известны результаты.
5. Обработка полученной информации
После проведения каждого собеседования интервьюеру необходимо отвести несколько минут на то, чтобы дополнить анкету собеседования (Приложение 3), отметить важные моменты.
6. Принятие решения
Принять решение об утверждении претендента на позицию
тим-лидера/волонтера можно сразу по итогу собеседования или в течение ближайшего времени, чтобы можно было формировать список. В случае утверждения необходимо сообщить о решении претенденту и пригласить на обучение. Если же кандидатура не утверждается, то претенденту отправляется письмо о приглашении на обучение волонтеров.
Кандидат в добровольцы, успешно прошедший отбор, получает предложение войти в состав волонтерского корпуса, сопровождающего мероприятие. Региональные отделения делают email-рассылку волонтерам. Текстовое наполнение рассылки указано в Приложении 4.
К данному письму необходимо прикрепить договор, который волонтеры подписывают и приносят на очную сессию (Приложение 5).
7. Договор с добровольцем.
В договоре будут указаны уравновешенные права и обязанности обеих сторон. Подписанием договора волонтер подтверждает свои обязательства: он берет на себя обязательства соблюдать правила и технику безопасности, делать то дело, за которое взял ответственность. У организации также есть обязанности: поддерживать волонтера, обеспечить всем необходимым, предоставить ему обучение и др.
В случае если региональное отделение движения имеет статус юридического лица, необходимо воспользоваться формой договора из Приложения 5. Если договор планируется заключить между волонтером и региональным отделением Движения, не являющимся юридическим лицом, необходимо воспользоваться формой договора из Приложения 6.
Обязательным приложением к договору с волонтером должна стать расписка о личной ответственности за свое здоровье на время проведения мероприятия (Приложение в Приложении 5 и Приложение в Приложении 6).
Волонтеры, не достигшие совершеннолетия, должны предоставить вместе с договором и распиской согласие родителя (законного представителя) на участие волонтера в мероприятии (Приложение 7).
Также формируется список резерва – кандидаты, которые по каким-либо критериям не вошли в список утвержденных волонтеров, но имеют хорошие шансы войти в команду организации. Необходимо иметь не менее 20% резерва от общего количества волонтеров.
Списки кандидатов, успешно прошедших отбор, а также зачисленных в резерв, публикуются на официальном ресурсе регионального отделения Движения.
III. Обучение волонтеров
Обучение участников волонтерского сопровождения проводится с целью подготовки волонтеров, овладения ими навыками и знаниями, необходимыми для выполнения выбранных функций, а также в целях повышения мотивации. Важно дать понять волонтерам, что они являются соорганизаторами данных событий и от них зависит эмоциональный фон мероприятия.
Программа обучения добровольцев, а также общий план-график подготовки разрабатываются региональным отделением Движения.
Обучение волонтерского корпуса рекомендуется разделить на три части: обучение тим-лидеров, обучение волонтеров, общее обучение в месте проведения события.
Обучение тим-лидеров
Для повышения статуса мероприятия также рекомендуется привлекать в качестве почетных гостей ветеранов Великой Отечественной войны, представителей исторического сообщества и организационного комитета Дня Победы в регионе.
Традиционно обучение тим-лидеров – это хороший информационный повод для региональных СМИ, поэтому рекомендуем за 2 недели до обучения тим-лидеров направить пресс-релиз (Приложение 8) в различные информационные источники: телевидение, журналы, газеты и т.п.
В рамках обучения тим-лидеры знакомятся с историей Движения, узнают основные функции и сложности в сопровождении ключевых мероприятий 9 мая, вспоминают историю Великой Отечественной войны, «прокачивают» лидерские качества, приобретают навыки публичного выступления и др. Обучение тим-лидеров включает в себя 3 блока:
· дистанционный блок с представителями профессионального сообщества (тематические видеоролики):
- Волонтеры Победы, история акции «Бессмертный полк»,
- Исторический блок: Великая Отечественная война,
- Исторический блок: Моя история,
- Личностный рост,
- Компетентностный блок;
· творческое задание по итогам образовательных блоков;
· очная образовательная программа от регионального отделения Волонтеров Победы
- Знакомство,
- Командообразование и работа в команде,
- Интеллектуальная игра РИСК: Великая Отечественная война,
- Итоговое собеседование на функцию тим-лидера (для участников Всероссийского конкурса лидеров команд);
· обучение по волонтерской функции тим-лидера.
Для проведения очной образовательной программы тим-лидеров рекомендуется привлекать не только участников конкурса, но и активистов регионального отделения. Для обучения необходимо предусмотреть в месте проведения одно просторное свободное помещение для общих блоков, небольшие помещения по количеству волонтерских функций в регионе, 3-5 небольших помещений для собеседования. Каждое из обозначенных помещений должно иметь хорошее освещение, доступ к питьевой воде и туалету. Традиционно такими помещениями располагают региональные Молодежные центры, Дома молодежи, вузы и т.п.
Для помощи в согласовании места проведения можно обратиться к курирующему лицу в регионе от органа исполнительной власти в сфере реализации молодежной политики (Молодежный центр, Комитет по делам молодежи, Министерство молодежной политики, Агентство по реализации молодежной политики и др.).
| Знакомство | 30 минут | Блок предполагает проведение тренингов на тему знакомства и раскрепощения участников. Обсуждение проведенных тренингов для дальнейшего применения тим-лидером в своей команде. |
| Командообразование и работа в команде | 90 минут | Блок предполагает проведение тренингов на тему командообразования и взаимодействия в малых группах. Обсуждение проведенных тренингов для дальнейшего применения тим-лидером в своей команде. По итогу прохождения блока участники должны получить краткую методичку с тренингами на знакомство и взаимодействие в группе для дальнейшего использования. |
| Интеллектуальная игра РИСК: Великая Отечественная война | 90 минут | Интеллектуальная игра «РИСК», направленная на изучение краткой истории Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, организованная региональным отделением ВОД «Волонтеры Победы». Региональные отделения проводят игру. Вступительной частью игры может выступить участник Великой Отечественной войны, который расскажет свои воспоминания о войне, что позволит участникам почувствовать сопричастность к Великой Победе. |
| Перерыв | 60 минут | Участникам предоставляется время для приема пищи. Рекомендуется организовать кофе-брейк для участников образовательной программы во время перерыва. |
| Обучение функционалу | 60 минут | Обучение функционалу проводится кураторами в функциональных группах. Необходимо дать подробные инструкции о деятельности волонтеров в день проведения мероприятия (что входит в обязанности волонтеров конкретной функции, где находится место их расположения, с кем необходимо взаимодействовать для наилучшего выполнения функции, к кому обращаться при возникновении внештатных ситуаций, тайминг мероприятия). Для обучения функционалу рекомендуется составить наглядную карту-схему места проведения мероприятия, на которой необходимо обозначить все функциональные позиции, а также основные объекты инфраструктуры. Пример карты в Приложении 9. |
| Итоговое собеседование на функцию тим-лидера | 90 минут | По итогам прохождения обучения по функциям участникам конкурса тим-лидеров предлагается пройти собеседование с членами регионального штаба движения. Необходимо подготовить 3-5 небольших помещений для оперативного проведения собеседований с участниками согласно пункту II.4.1. По прохождении собеседования участник конкурса завершает очный образовательный блок. |
После информирования тим-лидеров об успешном прохождении собеседования им направляется письмо через e-mail, в котором содержится список из 10-15 волонтеров, подавших заявку на сайте волонтерыпобеды.рф на участие в волонтерском сопровождении Бессмертного полка и парада Победы в регионе, а также указывается задание: набрать 10-15 волонтеров из регионального списка, а также поиск в свою команду волонтеров (в случае отказа ряда волонтеров из предоставленного списка) для сопровождения мероприятий, посвященных празднованию 74-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов.
2.
Обучение волонтеров
Обучение волонтеров производится в набранных тим-лидерами командах в 1-2 дня. Продолжительность обучения волонтеров должна составлять не более 4 часов.
| Вводный курс | 20 минут | В этом курсе даются общие понятия о волонтерстве, презентуется деятельность Движения, а также даются подробная информация о предстоящем мероприятии и краткая история Бессмертного полка. В этом блоке важно дать основной посыл, замотивировать участников. Спикерами в водном курсе могут выступить: руководитель регионального отделения Волонтеров Победы, члены регионального/городского оргкомитета по подготовке празднования Дня Победы, ветеран Великой Отечественной войны, представители регионального отделения Бессмертного полка, представители региональной власти. |
| Исторический блок | 20 минут | - исторический ликбез на тему Великой Отечественной войны 1945-1941 годов с участием ветерана Великой Отечественной войны и/или представителя исторического сообщества; - проведение акции «Письмо Победы» – написание писем в прошлое. |
| Компетентностный блок | 30 минут | В этом блоке следует дать основы работы на массовых мероприятиях: - алгоритм действий в чрезвычайных и нестандартных ситуациях (что делать при обнаружении подозрительного предмета, как вести себя в условиях провокации, с агрессивно настроенными людьми, как взаимодействовать с силовыми структурами и т.д.), спикер – представитель МВД/МЧС/ФСБ; - выявление признаков ухудшения физического состояния, а также навыки оказания первой медицинской помощи, спикер – медицинский сотрудник/врач/спасатель. |
| Перерыв | 15-20 минут | |
| Тим-билдинг и обучение функционалу | 60 минут | Данный блок проводится тим-лидерами в своих командах. Необходимо провести упражнения на знакомство, а также дать подробные инструкции о деятельности волонтеров в день проведения мероприятия (что входит в обязанности волонтеров конкретной функции, где находится место их расположения, с кем необходимо взаимодействовать для наилучшего выполнения функции, к кому обращаться при возникновении внештатных ситуаций, тайминг мероприятия). |
Дата: 2019-05-28, просмотров: 154.