Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Как известно, удачно заключенная сделка – важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) [21] представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице

Таблица Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. В статье «Об использовании средств на представительские цели» [22] автор приводит разработанную с учетом конкретных условий и требований организаций смету представительских расходов (см. приложение № 5).

При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

ü Последние на данный момент нормы указаны в письме Министерства финансов РФ от 27 мая 1996 г. № 49. [23] С первого июня 1996 года нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц установлены в следующих размерах:

· оплата питания (в сутки на одного человека) – до 85 рублей;

· оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным приемом:

ü делегации, возглавляемых министрами и лицами аналогичных рангов, членами парламентов - до 115 рублей;

ü других делегаций – до 95 рублей;

· буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) – до 5 рублей;

· культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) – до 12 рублей;

· бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) – до 4,7 рублей;

· оплата труда переводчика (по счетам организации – в час) – до 24 рублей;

· приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой:

ü для руководителя делегации- до 76 рублей;

ü для членов делегации- до 45 рублей.»

Разумеется, что при составлении сметы для других организаций указанные нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке. Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 – выдано под отчёт на представительские расходы; Дебет 26 Кредит 71 – списаны представительские расходы по предъявленным документам.

Сумма представительских расходов включается в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС, но в данном случае приобретения материальных ценностей (работ, услуг) производится у предприятий розничной торговли, поэтому НДС у покупателя к зачёту не принимается и расчётным путём не выделяется (пункт 19 инструкции Государственной налоговой службы «О порядке исчисления и уплаты НДС» [12]).

Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.[24]

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма и т.д.

В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии со статьями 2 и 7 Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц».[19]

Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражаем на счёте 96

«Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов – Дебет 26 Кредит 96 – в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

В соответствии с письмом ГНС РФ от 27.10.98 № ШС-6-02/768 для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно п. 19 «в» Инструкции Госналогслужбы России от 11.10.95 № 39 « О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость».

Таким образом, аудитору необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания подоходного налога и начислить взносы в Пенсионный фонд.1

Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей, приобретение ГСМ за наличный расчёт) представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки – неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.

При проверке командировочных расходов аудитор прежде всего должен обратить внимание на следующее:

· имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку и указывается ли цель командировки;

· правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);

· имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

· правильность и своевременность составления авансовых отчётов по командировкам;

· наличие оправдательных документов;

· полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчётной суммы;

· правильно ли исчислен НДС с суммы командировочных расходов в той их части, где применяется расчётная ставка;

· правильность исчисления и удержания подоходного налога с работников с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм или с работников, не состоящих в штате предприятия;

· правильность исчисления взносов во внебюджетные фонды со стоимости сверхнормативных суточных и других выплат, начисленных в пользу работника.

Отчётность подотчётных лиц

Для оформления и учёта служебного задания для направления в командировку, а также отчёта о его выполнении применяется унифицированная форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении». Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаётся в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме № Т-9а. Направление работника в командировку оформляется командировочным удостоверением. Командировочное удостоверение составляется по форме №Т-10 и служит документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и убытия из него).

Работники в последующем должны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки представить авансовый отчёт в бухгалтерию об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов и произвести окончательный расчёт по ним. Авансовый отчёт подаётся в установленной унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчёт», проверяется бухгалтерией и утверждается руководителем организации. На основании данных, отражённых в авансовом отчёте, бухгалтерия списывает с подотчётного лица фактически израсходованные денежные средства.

При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ. [27] Направляя сотрудника в командировку, компания может выдать ему на командировочные расходы корпоративную банковскую карту. Они бывают рублёвые и валютные. Расчётная банковская карта используется для совершения операций (в пределах суммы денежных средств, установленной банком-эмитентом карты), расчёты по которым осуществляются за счёт денежных средств организации, находящихся на её банковском счёте, или кредита, предоставляемого банком организации в соответствии с договором банковского счёта при недостаточности или отсутствии на банковском счёте денежных средств (овердрафт). Используя расчётные банковские карты, организации могут осуществлять операции по получению наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ, причём организации могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта (п. 2.6. Положения ЦБ РФ от 24.12.04 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт» (далее – Положение)) [7]. Общие правила документооборота при расчётах по операциям с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление оправдательных документов на бумажном носителе (квитанций банкоматов – слипов). В частности, п. 3.3.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

· Расходы по проезду;

· Расходы по найму жилого помещения;

· Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

· Иные расходы, произведённые работником с разрешения работодателя.

Для целей бухгалтерского учёта все виды командировочных расходов для работника коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.д.). В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Изменения, внесенные с 1 января 2005г. в ст. 168 ТК РФ, дают возможность коммерческим организациям возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.