Предприятия ведут бухгалтерский учет и составляют финансовую отчетность в денежной единице Украины.

1.2 Сущность Закона

В статье.9 Закона № 996 приведен порядок заполнения первичных документов, на которых построен весь учет. Прежде всего документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции, а если это невозможно — то непосредственно после ее завершения. Первичные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты:

—название документа (формы);

—дата и место составления;

—название предприятия, от имени которого составлен документ;

—содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;

—должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

—личная подпись или другие данные, предоставляющие возможность идентифицировать лицо, участвующее в осуществлении хозяйственной операции.

В соответствии с требованиями Положения М- 88, при необходимости могут быть указаны дополнительные реквизиты, в частности: идентификационный код предприятия, основание для осуществления операции и др. При заполнении первичных документов существуют следующие правила:

—документы заполняются на украинском языке или другом, определенном ст.П Закона Украины от 28.10.1989 г. № 8312-Х «О языках в Украинской ССР»;

—в свободных строках первичных документов ставят прочерки;

—записи в документах делают только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации и других средств, обеспечивающими сохранение записей в течение установленного срока хранения документов;

—подписывают документ лично, с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом удостоверения;

—в тексте и числовых данных документов не допускаютсяподчистки и неоговоренные исправления. Ошибки в первичных документах исправляют, зачеркивая одной чертой неправильный текст или числа, а сверху надписывают правильный текст или числа. Исправление ошибки подтверждается надписью «исправлено» и подписями лиц, которые подписали документ, с указанием даты исправления. В кассовых, банковских операциях и операциях с ценными бумагами исправления не допускаются.

Руководитель предприятия утверждает перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, нематериальных активов и другого имущества. С такими лицами, согласно ст.135 КЗоТ Украины, необходимо заключить договоры о материальной ответственности (обязательно в письменной форме).

У документов есть срок хранения, установленный в Перечне № 41. Всего перечень содержит 2293 пункта.

В табл. 1 приведены сроки хранения документов, наиболее часто используемых на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее — предприятия).

По истечении срока хранения документы подлежат передаче в архив или уничтожению.

В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет правоохранительные органы, приказом назначает комиссию, которая должна установить перечень отсутствующих документов и провести расследование причин их пропажи или уничтожения. Для работы в комиссию приглашают представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта в 10-дневный срок направляют органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также государственной налоговой инспекции — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями,

Инвентаризация

Согласно ст. 10 Закона № 996, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия в обязательном порядке, согласно п.12 Порядка представления финансовой отчетности, утвержденного Постановлением Кабмина Украины от 28.02.2000 г. №419. В последнем установлен конкретный перечень случаев, при которых необходимо проведение инвентаризации: перед составлением годовой финансовой отчетности, при смене материально ответственных лиц (надень приема-передачи дел), при установлении фактов краж, злоупотреблений, после стихийных бедствий, при передаче структурных подразделений {аренде, выкупе), в случае ликвидации предприятия и других, предусмотренных законодательством. Осуществляется инвентаризация в соответствии с Инструкцией № 69.

Для проведения инвентаризации на предприятиях, распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии, возглавляемые руководителем предприятия или его заместителем, в составе компетентных руководителей в части инвентаризируемых ценностей соответствующих структурных подразделений и главного бухгалтера.

Запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии одних и тех же материально ответственных лиц, одного и того же работника два года подряд.

До начала инвентаризации необходимо вывести остатки ценностей на день инвентаризации, опломбировать места хранения, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность весоизмерительных приборов.

До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписку о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, а все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы.

Фактическое наличие ценностей при инвентаризации определяется путем пересчета, взвешивания и обмера в присутствии материально ответственных лиц и заносится в инвентаризационную опись. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии. Инвентаризационные ведомости передаются в бухгалтерию. Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, где выводят расхождения фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учета.

В сличительной ведомости выявляются результаты инвентаризации — излишки или недостачи.

Выявленные отклонения регулируются следующим образом:

—основные средства, материальные ценности, ценные бумаги, средства и другое имущество, выявленные в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия или на увеличение финансирования с последующим установлением причин возникновения излишков и виновных в этом лиц;

—убыль материальных ценностей в пределах утвержденных норм списывается по решению руководителя предприятия на затраты производства, обращения или на уменьшение финансирования. Нормы природной убыли могут использоваться только в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как сверхнормативная недостача;

—недостача сверх установленных норм, а также потери от порчи относятся на виновных лиц, а в тех случаях, когда виновные не установлены или когда во взыскании с виновных лиц отказано судом, — зачисляются на убытки или уменьшение финансирования.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Все выводы, предложения и решения инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия, с включением результатов в отчет за тот период, в котором закончена инвентаризация, а также в годовой отчет.

Приемка-передача дел

При смене главных бухгалтеров, являющихся материально ответственными лицами, необходимо провести инвентаризацию имущества, средств и финансовых обязательств. Инструкция № 69 не устанавливает механизма инвентаризации. Следовательно, процесс приемки-передачи дел — это процедура, которую

Участники определяют самостоятельно.

Для этого можно воспользоваться Положением о главных бухгалтерах, утвержденным постановлением Совмина СССР от 24.01.1980г. № 59, где есть указания, как должна происходить эта процедура. Учитывая, что вопросы деятельности главных бухгалтеров урегулированы Законом № 996, то упомянутое выше постановление № 59 недействительно. Поэтому приведенными в нем рекомендациями можно воспользоваться для самостоятельной организации приемки-передачи дел. В частности, приемку-передачу дел при назначении и увольнении главного бухгалтера оформляют актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В Законе № 996 установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксации фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет владелец, руководящий предприятием, согласно законодательству и учредительным документам. Поэтому в его интересах обеспечить процесс приемки-передачи дел.

Если при приемке-передаче дел выявлены ошибки, их необходимо исправить по правилам (ПС)БУ 6.

В случае если в ходе приемки-передачи не окажется каких-либо первичных документов, то их нужно восстановить, а в случае, если это невозможно, надо применить нормы п. 6. 10 Положения № 88.