На производственном предприятии ОАО «Шахтинский завод Гидропривод» в результате проведенного анализа я определила следующие ключевые задачи и подзадачи HR-подразделения:

1) повышение эффективности работы персонала:

- оптимизация бизнес-процессов и оргстуктуры;

- развитие инновационного потенциала сотрудников предприятия;

- разработка новых форм мотивации персонала для достижения целей компании.

2) сохранение ключевых сотрудников предприятия.

3) обеспечение постоянного информирования персонала и поддержки позитивного настроя в коллективе.

Задача повышения эффективности работы персонала и оптимизации затрат на персонал всегда актуальна для любого предприятия. Но если в период бурного роста рынка подобная задача может не входить в число первых приоритетов, то в кризисное время повышение эффективности работы персонала на каждом участке выходит на первый план.

Первоначально необходимо разграничить два понятия «сокращение затрат на персонал» и «оптимизация затрат на персонал» или «повышение эффективности работы персонала». Хотя часто данные понятия воспринимаются как тождественные, следует обратить внимание на то, что сокращение затрат на персонал может происходить без повышения эффективности его работы и даже сопровождаться снижением производительности. В то же время понятия «повышение эффективности работы» и «оптимизация издержек на персонал» подразумевают, что предприятие организует бизнес-процессы управления персоналом таким образом, что получает больший итоговый результат работы предприятия либо меньший, либо в рамках имеющихся человеческих ресурсов. Возможен и другой вариант, когда предприятие добивается сопоставимых результатов работы меньшими человеческими ресурсами.

В результате проведенного анализа основных показателей кадрового учета, я столкнулась с необходимостью повышения эффективности персонала и тем самым оптимизации затрат на персонал. Первое, о чем нам надо знать при планировании мероприятий по повышению эффективности работы персонала, это то, что цель оптимизации в конечном итоге - увеличение доходов предприятия, а не уменьшение расходов любой ценой. Второе - подход к оптимизации должен быть очень взвешенным. Прежде чем проводить то или иное мероприятие по повышению эффективности работы персонала, необходимо взвесить все «за» и «против», выделить все возможные риски проведения того или иного мероприятия, направленного на повышение эффективности труда. Внесение любого поспешного изменения в работу устоявшихся организационных процессов может в итоге привести к необратимым последствиям и даже простою в работе организации, когда старые бизнес-процессы уже будут «разрушены», а новые еще не созданы. Важно помнить о том, что тщательно продуманная стратегия управления изменениями в данном случае - важная составная часть проведения мероприятий по повышению эффективности работы персонала. И третий важный момент: так как задача повышения эффективности работы тесно связана с человеческим фактором, основная часть успеха будет зависеть от того, насколько грамотно руководитель сумеет выстроить коммуникации с персоналом и разъяснить идеологию планируемых организационных изменений. Это самая важная часть работы, так как если не проводить ее последовательно и грамотно, то сопротивление персонала будет неизбежно.

Стремясь сохранить людей, сокращение расходов на персонал в прошлом году многие российские компании провели по таким направлениям:

- сокращение штата (исключение из штатного расписания тех или иных должностей, свободных вакансий);

- отказ от набора новых сотрудников;

- сокращение затрат на компенсационный пакет (уменьшение или отказ от оплаты офисного мобильного телефона, сокращение командировочных расходов, отказ от оплаты офисных обедов, корпоративного транспорта, дорогих представительских машин, дорогостоящих корпоративных праздников и т.п.);

- сокращение рабочего времени и, соответственно, заработной платы сотрудников (уменьшение рабочего дня, рабочей недели, отпуска без содержания).

Если возможности сокращения расходов на персонал исчерпаны, предприятие задумывается о сокращении персонала. И здесь может помочь формула персонала "20 : 70 : 10". Это означает, что 20% сотрудников — это ключевые специалисты, 70% - линейный персонал, а 10% - балласт или сотрудники, которые не приносят ощутимой пользы для предприятия [18].

Для предприятия ОАО «Шахтинский завод Гидропривод» необходимо выделить несколько направлений оптимизации затрат на персонал. Первое направление связано с оптимизацией бизнес-процессов предприятия. Очевидно, что каждое предприятие в той или иной степени сталкивается с необходимостью оптимизировать свои бизнес-процессы и проводит те или иные мероприятия, направленные на их совершенствование. К сожалению, небольшой процент предприятий в России занимается данным вопросом системно, и тем более постоянно.

Оптимизировать процессы можно разными путями: привести бизнес-процессы в соответствие с изменяющимися требованиями внешней и внутренней среды, упростить бизнес-процессы, регламентировать бизнес-процессы, формализовав все операции процессов и закрепив ответственность за них, перепроектировать процессы, устранить дублирующие функции. Существует мнение, что оптимизацией бизнес-процессов должны заниматься исключительно руководители функциональных подразделений предприятия. Действительно, вовлеченность руководителей подразделений в проекты по оптимизации бизнес-процессов очень важна, но на предприятии обязательно должно быть независимое лицо, выполняющее функцию бизнес-аналитика. Роль бизнес-аналитика процессов крайне значима, так как она позволяет получить независимый взгляд на эффективность протекания тех или иных процессов, предложить новые способы оптимизации, собрать максимум информации о опыте конкурентов. Бизнес-аналитик также поможет сформировать все разрозненные бизнес-процессы различных подразделений в единое целое, формализовать и закрепить степень ответственности за несоответствие между процессами.

Второе направление работ по повышению эффективности бизнес-процесса - автоматизация бизнес-процессов тесно связана с оптимизацией бизнес-процесса. Автоматизацию можно рассматривать как один из способов оптимизации бизнес-процессов, однако его основное отличие от других способов оптимизации заключается в том, что он позволяет не только повысить эффективность работы персонала (за счет высвобождения людских ресурсов, автоматизации бизнес-процессов и отчетов, выполняемых «вручную», сокращения времени выполнения операций и т.п.), но в то же время играет ключевую роль в повышении эффективности управленческих решений. Правильно настроенная система отчетов позволяет руководителям предприятий получать весь объем необходимой информации для своевременного принятия управленческих решений в нужное время и в нужном виде.

Если у предприятия нет достаточного количества времени на то, чтобы системно заняться оптимизацией бизнес-процессов, а требуется достаточно быстро оптимизировать издержки на персонал, следует провести экспресс-анализ функций организации и системы отчетов. Для этого достаточно составить простейшую матрицу функций по каждому подразделению, по вертикали которой отобразить выполняемые подразделением функции, а по горизонтали -должности. На пересечении клеток матрицы следует отметить функции, закрепленные за той или иной должностью, если необходимо, среднемесячное количество времени, необходимое для выполнения функции, и нормативное время для ее выполнения, а также количество операций в месяц. Полезно также провести анализ и отобразить на матрице роль каждой должности при выполнении той или иной функции (контролер, ответственный исполнитель, соисполнитель, заказчик, участник, эксперт и т.д.). Составление и анализ функций предприятия по всем его должностям не только делает прозрачной ситуацию с нагрузкой персонала в организации, но также позволяет сразу выявить дублирующие функции в различных отделах предприятия. Матрица функций также позволяет сформировать предложения о том, какие функции и какие должности можно объединить без ущерба течению бизнес-процесса. Второй шаг, который можно предпринять, это проанализировать и проранжировать функции и бизнес-процесс на предмет создания ценности для клиента предприятия. О необходимости сохранения тех бизнес-процессов и функций, которые не создают дополнительной ценности для клиента предприятия, нужно задуматься в первую очередь. Также очень полезным является анализ существующей системы отчетности на предприятии. Часто при составлении и анализе внешней и внутренней отчетности предприятия выясняется, что часть отчетов по инерции продолжает готовиться персоналом, однако эти отчеты не востребованы их пользователями. Часто информация в различных отчетах дублируется, в этом случае некоторые отчеты можно объединить в один сводный отчет или упростить, и тем самым значительно сократить ресурсы на их подготовку.

Еще одна важнейшая задача HR в период кризиса - стимулирование инноваций, так как искать пути выхода из кризиса нужно не только руководству, но и самому персоналу. Задача HR - максимально активизировать и интенсивно использовать «уснувший» интеллектуальный и творческий потенциал персонала, стимулировать рационализаторство, новаторство на всех уровнях организации. Я предлагаю организовать сбор идей от всех сотрудников и внедрить программы инновационных семинаров-тренингов для самых инициативных. Измерять эффективность работы по стимулированию инноваций можно по трем основным направлениям: количеству поданных инновационных предложений, количеству внедренных предложений в работу компании, а также по экономическому эффекту, полученному от внедренных предложений.

В последние месяцы активно говорят о малобюджетном обучении персонала. Это такие обучающие форматы:

- создание резерва на предприятии;

- наставничество;

- технология»стань тенью» (наблюдение за работой;

- мастер-классы опытных сотрудников предприятия;

- «разбор полетов» - подведение итогов за неделю – метод обучения и развития сотрудников;

- планерка как форма развития персонала;

- инструктаж сотрудников;

- конференция и выставки. Бенчмаркинг и обмен визитами;

- изучение кейсов предприятия (рабочих примеров);

- обучение, встроенное в рабочий процесс. Обмен опытом и внутренние семинары успешных сотрудников;

- обучение на личном опыте. Участие в проекте как метод развивающего обучения;

- внутренняя стажировка для новых сотрудников и ротация сотрудников;

- обучение действием («кружки качества»);

- самообразование сотрудников [26].

Очень важно, на мой взгляд, для предприятия в период кризиса сохранение ключевого персонала, то есть той группы сотрудников, которая работает наибольшей самоотдачей и при этом демонстрирует высокий уровень лояльности к компании. Для того чтобы застраховать себя от рисков потери инвестиций в сотрудников, необходимо проводить внеплановую оценку персонала и выявлять наиболее эффективных сотрудников, на удержании и мотивации которых нужно будет концентрировать усилия.

Еще одно важное направление в повышении эффективности работы персонала - работа по определению целей и целевых показателей деятельности предприятия в целом, с последующей декомпозицией целей с уровня предприятия до уровня подразделений и в конечном итоге - до каждого сотрудника. Следующим этапом должна стать разработка системы мотивации на достижение целей для каждого сотрудника. Если ресурсы на материальное стимулирование у предприятия ограничены, то следует выделить группу самых «ключевых» сотрудников, в большей мере влияющих на конечный результат деятельности предприятия, и направить ресурсы именно на эту группу [17].

Среди 70% линейных сотрудников необходимо провести внеплановую аттестацию с целью оценки успешности работы каждого из них. По результатам аттестации персонально принимать решения о сохранении сотрудника на предприятии, переводе его на более низкую должность (категорию), уменьшении заработной платы или увольнении. Сотрудников, составляющих балласт, рекомендую уволить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях становления рыночной экономики в нашей стране особое значение приобретают вопросы практического применения современных форм управления персоналом, позволяющих повысить социально-экономическую эффективность любого производства. Как было показано, для организаций в кризисных условиях все большее значение приобретает более полное использование человеческих ресурсов организации. Это связано с теми проблемами, с которыми сталкиваются руководители большинства организаций. Вот неполный список наиболее острых проблем:

- уход квалифицированных работников;

- низкая исполнительская и трудовая дисциплина персонала;

- недостаточная квалификация персонала, работающего в организации, недостаточный уровень квалификации отдельных руководителей;

- неудовлетворительный морально-психологический климат;

- низкий уровень мотивации работников, недостаточная инициативность работников при решении производственных проблем;

- наличие проблемы «Мы – Они» (конфронтация администрации и персонала).

Эти и некоторые другие проблемы ставят перед руководителями вопрос о совершенствовании системы управления персоналом. Однако, очень часто приходится сталкиваться с тем, что стараясь поставить на должный уровень работу с персоналом в организации, руководители делают целый ряд ошибок, которые не позволяют достичь тех целей, ради достижения которых, собственно, и была начата работа с персоналом. Стабильная работа и развитие предприятия зависит от многих факторов, одним из которых является профессионализм работников структуры управления [19].

В результате проведенного анализа я выяснила, что предприятие ОАО «Шахтинский завод Гидропривод», находящееся в системном кризисе, столкнулось не только с проблемами технологического или финансового характера, но и с такими проблемами в сфере управления персоналом, как:

- чрезмерная жесткость и иерархичность организационных структур;

- монополизация информации, полномочий и ответственности в рамках руководства предприятия;

- отсутствие четкого, рационального распределения функций между подразделениями, дублирование работ;

- отсутствие общих для всего персонала традиций и норм поведения;

- низкая трудовая дисциплина;

- не осуществляется ротация сотрудников;

- избыточная численность персонала, несоответствие его квалификационной структуры потребностям предприятия;

- отсутствие обучения, встроенного в рабочий процесс. Обмен опытом и внутренние семинары успешных работников;

- низкая производительность.

Для выхода из кризисной ситуации я определила следующие ключевые задачи и подзадачи HR-подразделения:

1) повышение эффективности работы персонала:

- оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры;

- развитие инновационного потенциала сотрудников предприятия;

- разработка новых форм мотивации персонала для достижения целей компании.

2) сохранение ключевых сотрудников предприятия.

3) обеспечение постоянного информирования персонала и поддержки позитивного настроя в коллективе.

4) среди линейных сотрудников необходимо провести внеплановую аттестацию с целью оценки успешности работы каждого из них. По результатам аттестации персонально принимать решения о сохранении сотрудника на предприятии, переводе его на более низкую должность (категорию), уменьшении заработной платы или увольнении. Сотрудников, составляющих балласт, рекомендую уволить.

При выборе того или иного пути сокращения издержек на персонал необходимо помнить, что трудовым законодательством предусмотрены гарантии и компенсации при расторжении трудовых отношений с работником. А отдельные категории работников, например беременных женщин и инвалидов, вообще можно занести в категорию «неприкасаемых». И если на предприятии нет высококвалифицированного юриста, специализирующегося в области трудового права, то следует обратиться к профессионалам.

В период финансового кризиса могут выиграть те работодатели, которые, несмотря ни на что, найдут возможность не только сохранить лучших работников, но и обновить коллектив, заменив слабых сотрудников и «середнячков» сильными специалистами, высвобождающимися на других предприятиях. А то и переманить нужных профессионалов от конкурентов, организовав им достойные условия труда [6].