В Access 2000 существует множество средств, с помощью которых можно поддерживать базу данных в хорошем рабочем состоянии. Можно:

· Удалять, переименовывать и копировать объекты базы данных,

· Снабжать объекты базы данных информативным описанием в окне базы данных,

· Устранять неполадки в поврежденной базе данных, а также сжимать базу данных для экономии дискового пространства.

Удаление объектов.

Перед удалением или переименованием объектов в базе данных рекомендуется создать резервную копию файла базы данных.

1. Откройте базу данных Торговля.

2. Вызовите контекстное меню для объекта таблица Зарплата_за_2000_год.

3. В появившемся диалоговом меню выберите команду меню Удалить.

4. В ответ на предложение подтверждения удаления нажмите на кнопке Да. Таблица удалится.

Переименование объектов.

Для лучшего распознавания объектов в окне базы данных следует давать объектам более осмысленные имена.

1. Выберите объект Запросы. Просмотрите имеющиеся в базе данных запросы и убедитесь в безликости их названий.

2. Выделите Запрос 1, вызовите контекстное меню для него и выберите команду Переименовать. Область текста будет обведена прямоугольником. А сам текст выделится.

3. Введите новое имя объекта: Стоимость более 15, и затем для окончания ввода нажмите клавишу Enter. Название запроса изменится.

Копирование объекта.

Когда надо создать новый объект, в базе данных уже существует подобный, то проще скопировать существующий и его отредактировать.

1. Выделите таблицу Типы. Вызовите контекстное меню и выберите команду Копировать.

2. Нажмите кнопку Вставить на панели инструментов. Появится диалоговое окно Вставка таблицы.

3. В поле Имя таблицы введите Парфюмерия и укажите параметры вставки – только структура.

Нажмите кнопку ОК. В базе данных появится новая таблица.

Использование описаний.

Часто название объекта не содержит достаточно подробных сведений о его назначении. В таких случаях рекомендуется использовать описания. Описание можно прочитать в самом окне базы данных.

1.  Выделите объект Парфюмерия, вызовите контекстное меню и выберите команду Свойства.

2. В появившемся диалоговом окне введите описание: это новая таблица с описанием косметических товаров.

Нажмите кнопку ОК.

3. Вызовите контекстное меню для окна базы данных и выберите команды меню Вид – Таблица

Access отобразит объекты в окне базы данных в виде таблицы со столбцами: имя, Описание, Дата изменения, Дата создания и Тип.

Защита базы данных.

При использовании базы данных несколькими пользователями возникает необходимость защиты базы данных от случайных изменений. Сохранение базы данных в формате MDE-файла позволяет защитить формы и отчеты. При использовании файла этого типа имеется возможность просмотра и редактирования данных в форме и отчете, однако, открыть эти объекты в режиме конструктора не получится.

1. Выполните команды меню Сервис – Служебные программы – Создать MDE -файл.

2. В диалоговом окне Сохранение файла MDE введите новое имя Торговля_ MDE и нажмите клавишу Сохранить.

3. Закройте базу данных Торговля. В папке появился значок базы данных Торговля_ MDE.

4. Откройте базу данных Торговля_ MDE.

Обратите внимание, что окно базы данных Торговля_ MDE выглядит почти так же, как и окно исходного файла базы данных Торговля, за исключением того момента, что для объектов Формы, Отчеты кнопки Конструктор и Создать недоступны.

Закройте базу данных Торговля_ MDE.

Оптимизация производительности базы данных.

Сжатие базы данных.

В процессе эксплуатации базы данных – создания и удаления объектов выделяется новое дисковое пространство. В результате часть дискового пространства остается незадействованной. Его можно восстановить путем сжатия базы данных.

1. Откройте базу данных Торговля.

2. Выполните команды меню Сервис – Служебные программы – Сжать и восстановить базу данных. Выбранная команда выполнится.

3. Закройте базу данных Торговля.

4. Нажмите кнопку Открыть на панели инструментов. В появившемся диалоговом окне Открытие базы данных установите представление в виде таблицы.

Просмотрите, на сколько уменьшился объем сжатой базы данных.

Закройте окно открытия базы данных.

Анализ быстродействия.

Средство анализа быстродействия позволяет протестировать объекты базы данных, предложить варианты изменения их структуры для повышения быстродействия и даже автоматически внести некоторые изменения.

1. Откройте базу данных Торговля.

2. Выполните команды меню Сервис – Анализ – Быстродействие.

3. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Все типы объектов и нажмите на кнопку Выделить все.

Нажмите на кнопку ОК. В появившемся диалоговом окне появятся результаты.

В списке результатов программа советует установить связи между таблицами, действительно которые не установлены.

4. Откройте таблицу Торговля в режиме конструктора и добавьте еще одно поле Тип с текстовым типом данных размером – 5.

5. Откройте схему данных и создайте связь между таблицами.

6. Проведите еще раз процедуру анализа

Закройте окно анализа базы данных.