Рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками является необходимым условием обеспечения эффективности системы управления персоналом.

Общероссийским документом, предназначенным для решения этих вопросов является «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (в редакции постановлений Минтруда России от 24 декабря 1998 г. № 52, от 22 февраля 1999 г. № 3, от 21 января 2000 г. № 7, от 4 августа 2000 г. № 57, от 20 апреля 2001 г. № 35, от 31 мая 2002 г. № 38, от 20 июня 2002 г. № 44) (с изменениями на 12 февраля 2014 г.).

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников.

Справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей). Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании».

Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. На основе Квалификационного справочника могут быть разработаны типовые должностные инструкции для различных сфер деятельности.

Однако существующие отраслевые и государственные критерии неполно и чрезмерно обще описывают требования к специалистам.

Каждая организация должна адаптировать нормативы под конкретные условия. В качестве внутренних нормативных документов, регламентирующих разделение труда применяются должностные инструкции. Должностные инструкции позволяют:

- рационально распределить функциональные обязанности между сотрудниками;

- повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей их периодичности, трудоемкости, продолжительности и т.д.;

- нормализовать морально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;

- конкретизировать права сотрудников в части подготовки и принятия управленческих решений и использования ресурсов;

- повысить коллективную и личную ответственность сотрудников за своевременное и качественное исполнение возложенных на них функциональных обязанностей.

Содержательная часть должностной инструкции, как правило, состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Связи.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности сотрудника, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещения во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность сотрудника и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности. В разделе «Функции» определяются основные направления деятельности сотрудника в соответствии с заключенным им трудовым договором (контрактом). В разделе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, возложенные на сотрудника, указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, рассматривает, контролирует и т.д.).

В разделе «Права» определяются полномочия, предоставленные сотруднику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей по отношению к вышестоящему руководству, другим функциональным руководителям, подчиненным подразделениям и отдельным сотрудникам.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за несвоевременное, неэффективное и некачественное выполнение сотрудником своих должностных обязанностей.

В разделе «Связи» устанавливается круг подразделений и должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в официальные служебные взаимоотношения и обменивается информацией.

По мере необходимости в должностную инструкцию могут быть внесены дополнительные разделы. Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием организации и являются логическим продолжением и развитием Положения об отделе.

Анализ должностных инструкций, разработанных в ряде российских организаций, показал, что типичной ошибкой менеджеров по персоналу является ограничение должностной инструкции формальным перечислением обязанностей и прав сотрудника, что обусловливает «типовой» характер инструкций. Чтобы должностная инструкция стала реальным инструментом управления необходимо предварительное решение ряда задач:

- четко определить цель деятельности сотрудника;

- на основе сформулированной цели определить совокупность задач по ее достижению;

- выделить последовательность конкретных действий (обязанностей) сотрудника по решению каждой из поставленных задач;

- наделить сотрудника реальными правами, адекватными сформулированными обязанностями;

- разработать систему критериев, позволяющих оценивать эффективность работы сотрудника в рамках конкретной должности;

- определить порядок и качество взаимодействия сотрудника по должности;

- установить систему его отчетности перед непосредственным руководителем.

Использование подобных должностных инструкций позволяет руководителю не только эффективно управлять персоналом, но и своевременно выявлять недостатки в деятельности организации. Схема распределения функциональных обязанностей представлена на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Схема распределения функциональных обязанностей работника

Внутрифирменные профессиональные стандарты. Существующие отраслевые и государственные критерии неполно и обобщенно описывают требования к специалистам. Для решения собственных кадровых задач каждому предприятию необходимо адаптировать стандарты под конкретные условия производства. Для этого предлагается система внутрифирменных профессиональных стандартов.

Внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.

Цель внутрифирменного профессионального стандарта (ВФС):

- формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;

- создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;

- подтверждение квалификации персонала;

-стимулирование индивидуального профессионального роста работников;

-определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.

ВФС является критерием оценки профессионального соответствия занимаемой должности любым специалистом предприятия.

ВФС включает в себя следующие данные:

- номер стандарта;

- специальность;

- требования к образованию и стажу работы в зависимости от квалификационной категории;

- требования к профессиональным характеристикам;

- подписи (визы).

В отличие от должностной инструкции (ДИ), которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала (табл. 6.3). Структура и содержание внутрифирменного профессионального стандарта на рабочие специальности отличается от структуры ВФС на специалистов.

Таблица 6.3 − Сравнительный анализ функций ДИ и ВФС.

Данные отличия определяются разрядной градацией в объеме специальности (профессии) с различными требованиями по каждому разряду, а также особыми условиями допуска к работе. По мнению разработчиков, ВФС может применяться:

- при наборе персонала для определения уровня готовности соискателя к исполнению профессиональных обязанностей в предполагаемой должности;

-при проведении конкурсов на замещение вакантных должностей в качестве критериальной основы для разработки процедур оценки конкурсантов;

- для определения потенциальных возможностей служебного роста работников из состава кадрового резерва, разработки индивидуальной подготовки;

- для развития системы внутрифирменной подготовки персонала как основы разработки направлений и программ повышения квалификации;

- как в качестве основы для разработки и совершенствования критериев и процедур при проведении внутрифирменной оценки персонала, так и для определения соответствия работника занимаемой должности, установления категории и тарифного разряда оплаты труда;

- для создания предпосылок к переходу на высший этап оценки – сертификацию персонала (подтверждение уровня квалификации) независимой стороной.

Таким образом, внутрифирменные профессиональные стандарты регламентируют основные требования к образованию, стажу, профессиональным умениям и навыкам, личностным качествам работника, необходимым для эффективной работы в должности.
Внутрифирменный профессиональный стандарт является предпосылкой для перехода к сертификации качества персонала.