Заполните таблицу Успеваемость данными, как показано. Данные нужно вводить построчно (запись за записью), как в реальной жизни. Не надо копировать данные, это может привести к ошибкам. Добавьте свои оценки по нескольким дисциплинам

5.9 .Сортировка и фильтрация записей в таблицах

Сортировка и фильтрация записей в таблицах Access производится так же как в Excel.

Отсортируйте таблицу «Студенты» по полю «Фамилия», затем по полю «Имя», потом по полю «Отчество». Порядок сортировки от А до Я (рис. 5.24).

Рисунок 5.24. Сортировка записей в таблице «Студенты» по полю «Фамилия».

Отфильтруйте записи таблицы «Студенты», показав все записи, у которых в №зачетки есть буква Э.

Рисунок 5.25. Фильтрация записей в таблице «Студенты» по полю «№Зачетки».

Вопросы по теме «Таблицы»

1. Что такое таблица базы данных? Способы создания таблиц.

2. Что такое поле таблицы?

3. Что такое тип данных поля? Какие существуют типы данных?

4. Что такое свойства поля таблицы? Какие существуют свойства поля таблицы? Зависят ли свойства поля от типа данных поля?

5. Что такое ключевое поле? Для чего оно используется? Допустимо ли использовать несколько полей таблицы в качестве ключевого поля? Особенности ключевого поля с типом данных Счетчик?

6. Что такое запись таблицы?

7. Что такое поле записи?

8. Что такое ячейка таблицы?

9. Что такое значение поля записи?

10. Отличие режима таблицы от режима конструктора?

11. Что такое область выделения записей в таблице?

12. Что такое поле со списком в таблице? В чем преимущество его использования? Какие свойства подстановки поля со списком Вы знаете? Для чего они используются?

13. Как создать поле со списком в таблице с помощью Мастера подстановок? Как преобразовать поле со списком в таблице в обычное поле?

14. Как осуществляется сортировка и фильтрация записей?

СХЕМА ДАННЫХ

Схема данных позволяет нам посмотреть на базу данных как бы сверху, увидеть какие у нас таблицы, какие поля есть в этих таблицах, есть ли ключевые поля, есть ли связи между таблицами и по каким полям произведено связывание, включено ли обеспечение целостности.

Откроем окно Схема данных (Работа с базами данных/Схема данных). Добавим в Схему данных все наши таблицы (Конструктор/Отобразить таблицу) (рис. 6.1).

Рисунок 6.1. Схема данных после создания полей со списками.

В схеме данных каждая таблица представлена списком полей этой таблицы. Ключевые поля таблиц отмечены значком. Линии связи между полями таблиц уже созданы. Они были созданы тогда, когда мы делали поля со списком. Линия связи соединяет первичный ключ главной таблицы (например, ключевое поле «Группа» таблицы «Группы») с внешним ключом подчиненной таблицы (например, поле «Группа» таблицы «Студенты»).

Можно прямо в схеме данных устанавливать связи или удалять связи, помните только, что можно связывать поля с одинаковой по смыслу информацией и с одинаковым типом данных. Например, нельзя связывать поле №зачетки с полем Группа, хотя тип данных у них одинаковый, но по смыслу информация в этих полях разная.

Чтобы удалить связь надо щелкнуть правой кнопкой мыши по линии связи и дать команду Удалить. Удалите связь между таблицами «Группы» и «Студенты» (рис 6.2).

Рисунок 6.2. Удаление связи по полю «Группа» между таблицами «Группы» и «Студенты» в схеме данных.

Чтобы создать связь надо навести указатель мыши на поле, нажать левую кнопку мыши и, удерживая её нажатой, протащить на соответствующее поле другой таблицы. Появится окно Изменение связей. Восстановите связь между таблицами «Группы» и «Студенты» (рис.6.3).

Рисунок 6.3. Создание связи по полю «Группа» между таблицами «Группы» и «Студенты».

В окне Изменение связей можно задавать Обеспечение целостности или отказываться от него, Кроме того, можно включать или отключать такие дополнительные возможности, как Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Вопросы по теме «Схема данных»

1. Что такое Схема данных? Для чего она используется? Что такое список полей в схеме данных? Как связываются таблицы? Можно ли связывать таблицы уже заполненные значениями?

2. Что такое межтабличная связь? Какие существуют типы межтабличных связей? Что такое линия связи в схеме данных? Каковы требования к связываемым полям?

3. Что такое первичный ключ и внешний ключ?

4. Что такое главная и подчиненная таблица? Может ли главная таблица одновременно быть и подчиненной таблицей? Какова очередность заполнения главной и подчиненной таблиц? Чем это вызвано?

ЦЕЛОСТНОСТЬ ДАННЫХ

Обеспечение целостности данных нам нужно для того, чтобы одна и та же информация в связанных таблицах была представлена одинаково. Например, человек может при вводе ошибиться и ввести в одном случае код группы 1721, а в другом код группы 1721_. Это разные коды с точки зрения Access. Обеспечение целостности страхует нас от таких ошибок.

Зададим Обеспечение целостности. Для этого надо выделить линию связи, например, между полем «Группа» таблицы «Группы» и полем «Группа» таблицы «Студенты», и правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, в котором выбрать "Изменить связь". Появится окно «Изменение связей». Поставим галочку для обеспечения целостности (рис. 7.1).

Рисунок 7.1. Окно «Изменение связей». Включено Обеспечение целостности.

После обеспечения целостности для всех связей получим такую схему данных (рис. 7.2

Рисунок 7.2 Схема данных с обеспечением целостности.

У концов линий связи появятся знаки "1" и "∞". Таблицы на стороне "1" называются главными, а на стороне "∞" – подчиненными или связанными. Например, таблица «Группы» – главная, а таблица «Студенты» – подчиненная. Тип связи между ними "один-ко-многим". Это обозначает, что в одной группе может быть много студентов, а может и ни одного. Бывают еще типы связи "один-к-одному" и "многие-ко-многим". Например, таблица «Успеваемость» обеспечивает связь "многие-ко-многим". Один студент сдает экзамены по многим дисциплинам, одну дисциплину сдают многие студенты.

Правила целостности

Правила целостности гарантируют нам, что первичный ключ (например, поле «Группа» таблицы «Группы») не будет содержать повторяющихся значений, а внешний ключ (в нашем примере поле

 «Группа» таблицы «Студенты») будет содержать только те значения, которые ранее были введены в соответствующий первичный ключ.

Самостоятельно проверьте, как работает Обеспечение целостности. Для этого, надо открыть какую-нибудь таблицу, например «Группы», и попробовать изменить или удалить код какой-нибудь группы. Если у этой группы есть подчиненные записи в таблице Студенты, то Access не позволит нам это сделать. Действительно, как же можно удалять группу, если в ней есть студенты. А вот если студентов в группе нет, тогда можно и удалить код группы, и изменить его. А теперь откроем подчиненную таблицу «Студенты» и попробуем изменить код группы у какого-либо студента, если такой группы нет в главной таблице Группы, то Access не позволит нам это сделать, в то же время перевести студента из одной группы в другую можно. Поэкспериментируйте.