Для учёта личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учётных документов, утверждённых постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а:

1. Приказ (распоряжение) о приёме на работу (ф. Т-1.) составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за приём работников.

2. Личная карточка (ф. Т-2) заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре.

3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6). Номер и дата записки должны соответствовать номеру и дате приказа о предстоящем отпуске или увольнении.

Табельный учёт использования рабочего времени. Табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы (ф. Т-12) применяют для учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы. Табельный учёт охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определённый табельный номер, который указывается во всех документах по учёту труда и заработной платы. Сущность табельного учёта заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, уходя с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов. Табельный учёт осуществляет бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учёта использования рабочего времени. Для упрощения табельного учёта можно ограничиться лишь регистрацией в нём отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня.

Расчётно-платёжные ведомости. Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчёты производят обычно в расчётно-платёжной ведомости, служащей, кроме того, и документом, по которому производят выплаты заработной платы за месяц.

Платёжные ведомости. На ряде организаций вместо расчётно-платёжных ведомостей применяют отдельно расчётные ведомости и платёжные ведомости. В расчётной ведомости содержатся все расчёты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платёжную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы. Расчётно-платёжные ведомости или замещающие их расчётные и платёжные ведомости применяют для расчётов с работниками за целый месяц.

Расчётно-платёжные и платёжные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. Заработную плату выдают из кассы в течение трёх дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «депонировано», составляет реестр депонированных сумм ф. 414 и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками суммы заработной платы.

На выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На платёжных и расчётно-платёжных ведомостях проставляется дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе. Депонированные суммы на следующий день после срока выдачи заработной платы сдаются в банк на бюджетный текущий счёт, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер.

Расчётно-платёжная ведомость выполняет несколько функций, т.е. расчётного документа, платёжного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учёта расчётов с работниками по заработной плате. Иногда вместо расчётно-платёжной ведомости в организациях на каждого работника открывают лицевые счета (ф. Т-54). По данным лицевого счёта легко рассчитать средний заработок за любой период времени. При обработке учётных данных с помощью средств вычислительной техники используют лицевой счёт ф. Т-54а.

На основании расчётно-платёжных ведомостей составляется мемориальный ордер 5, к которому должны быть приложены все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы. Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчётно-платёжной ведомости, в которую он включен для начисления.

В настоящее время широко применяется безналичная форма выплаты заработной платы путем перечисления на банковские счета (в т.ч. на пластиковые карты).

Для того чтобы у работодателя появилось правовое основание производить выплаты сотрудникам с использованием пластиковых карт, работники должны в письменной форме объявить работодателю о своем согласии на перечисление зарплаты с использованием пластиковой карты.

В организациях в этом случае составляется только расчетная ведомость. Бухгалтер направляет в банк реестр, содержащий сведения о сотрудниках, их данные, а также суммы денежных средств, подлежащих перечислению на карточные счета сотрудников вместе с платежным поручением. Реестр составляется в 2-х экземплярах и заверяется руководителем и бухгалтером. Второй экземпляр реестра банк возвращает организации с соответствующими отметками, что свидетельствует о факте перечисления денежных средств на карточные счета.

Комиссия банка за перечисление денежных средств на карточные счета сотрудников включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не реже чем каждые полмесяца. Начисленные суммы фиксируются в Расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51) или в Расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49)