При создании электронных таблиц средствами табличного редактора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию создания электронной таблицы:

· Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

· Разработка электронной таблицы, т.е. создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

· Ввод данных и получение расчетных значений.

· Сохранение таблицы на внешнем носителе.

· Вывод таблицы на печать.

Технологию разработки электронной таблицы рассмотрим на примере создания таблиц 1 и 2.

Таблица 1

Учет движения материалов на складах

Таблица 2

Оптовые и розничные цены материалов

Ввод данных и их редактирование

После запуска Excel указатель ячейки, как правило, находится в ячейке А1 рабочего листа с именем Лист1. Данная ячейка является активной, в которую пользователь может вводить данные. В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы. Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения и значения дат и времени. Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: + - Е ( ) . , % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.

Ввод константы

Константы в активную ячейку вводятся с клавиатуры. По мере ввода символов, они отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.

Зафиксировать ввод данных в ячейку можно следующими способами:

- нажатием клавиши [Enter], после чего курсор переместится в следующую ячейку. Направление перехода к другой ячейке после ввода можно задать нажав кнопку  Microsoft Office в левом верхнем углу окна. Чтобы получить доступ к параметрам, нажмите кнопку Параметры Excel в нижней части меню. Выберите вкладку Дополнительно и в Параметрах правки в ниспадающем меню Направление выберите направление перехода к другой ячейке.

- с помощью клавиш управления курсором [], [­], [¯], [®] клавиатуры;

- щелком левой клавишей мыши на другой ячейке рабочего листа.

Управление отображением текстовых значений в ячейках

Если длина вводимого текста превышает ширину ячейки, то он будет выступать за правый край ячейки, как показано на рис. 3, и располагаться поверх соседней ячейки, пока последняя свободна. Но текст при этом хранится в одной ячейке (в данном примере – в ячейке А1).

Рисунок 3 – Отображение данных поверх соседних ячеек

Чтобы отобразить длинный текст в одной ячейке можно увеличить ширину столбца, в котором находится эта ячейка. Для этого можно воспользоваться одним из способов: на ленте выбрать вкладку [Главная], в ней найти группу []Ячейки, выполнить команду [Формат] и в раскрывшемся списке выбрать [Автоподбор ширины столбца] (рисунок 4); то же сделает двойной щелчок мыши на правой границе заголовка столбца; или вручную, переместив мышью правую границу заголовка столбца, когда курсор приобрел вид двунаправленной стрелки.

Примечание. Для изменения высоты строк можно воспользоваться следующими методами: на ленте выбрать вкладку [Главная], в ней найти группу [Ячейки], выполнить команду [Формат] и в раскрывшемся списке выбрать [Автоподбор высоты строки]; или увеличить высоту строки вручную, аналогично изменению ширины столбца.

Рисунок 4 – Увеличение ячейки по размеру данных

Чтобы разместить текст в несколько строк в одной ячейке нужно выделить ячейку, на ленте выбрать вкладку [Главная], в ней найти группу [Ячейки], выполнить команду [Формат] и в раскрывшемся списке выбрать [Формат ячеек], в раскрывшемся диалоговом окне выбрать вкладку [Выравнивание], найти раздел [Отображение] и поставить флажок [Переносить по словам], затем нажать ОК. На рисунке 5 показано, как будет выглядеть ячейка после такого преобразования. Также на вкладке [Выравнивание] окна [Формат ячеек] можно из открывающихся списков выбрать способ выравнивания содержимого ячеек по горизонтали и по вертикали и ориентацию текста в ячейке.

Рисунок 5 – Размещение данных ячейки в несколько строк

Управление отображением текстовых значений в ячейках

Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями. Если в ячейку вводится длинное числовое значение, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Например, если ввести в ячейку стандартной ширины число 1238567890123, то оно отобразится в виде 1,24Е+12.

Значения, которые появляются в ячейке в соответствии с формулами, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если ширина столбца недостаточна, то Excel отображает строку символов #. В этом случае надо просто увеличить ширину столбца.

Редактирование данных

Для удаления содержимого одной или нескольких ячеек необходимо выделить ячейку (или блок ячеек) и на ленте выбрать вкладку [Главная], зайти в группу [Редактирование] и выбрать команду [Очистить] и из раскрывшегося списка выбрать команду [Очистить все]. Возможно также нажать [Delete] на клавиатуре.

Для исправления ошибок, можно выделить ячейку, и в окне ввода корректировать отдельные символы, перемещая точку вставки.

Рассмотрим порядок создания и сохранения табл. 1 (исходные данные пока вводить не будем).

1. Загрузите Excel командой Пуск►Все Программы►Microsoft Office►Microsoft Office Excel.

2. Переименуйте «Лист1». Для этого правой клавишей мыши (КЛ_П) щелкните по вкладке «Лист1», из раскрывшегося списка необходимо выбрать Переименовать и измените имя листа «Лист1» на «Товары».

3. Введите заголовок таблицы «Учет движения материалов на складах» в ячейку с адресом А1. Для расположения заголовка по центру таблицы (рисунке 6) выделите диапазон ячеек А1:F1 (т.к. таблица будет содержать 6 столбцов от А до F) и на ленте необходимо выбрать вкладку [Главная], в ней найти группу [Ячейки], выполнить команду [Формат] и в раскрывшемся списке выбрать [Формат ячеек], в раскрывшемся диалоговом окне выбрать вкладку [Выравнивание], в поле по горизонтали выбрать из списка – по центру выделения, в поле по вертикали – по центру и нажать [ОК].

Рисунок 6 – Экранная копия таблицы 1 без исходных данных

4. Введите названия столбцов таблицы. Для этого:

Объедините ячейки А2 и А3, для чего выделите их, на ленте необходимо выбрать вкладку [Главная], в ней найти группу [Ячейки], выполнить команду [Формат] и в раскрывшемся списке выбрать вкладку [Формат ячеек], в раскрывшемся диалоговом окне выбрать вкладку [Выравнивание] и в разделе [Отображение] поставить флажки [Объединить ячейки] и [Переносить по словам]. В разделе [Выравнивание] выбрать в списках [По вертикали] и [По горизонтали] – [По центру]. Нажмите [ОК].

Затем в объединенные ячейки введите название «№ склада».

Аналогичные действия выполните для ввода названия второго столбца таблицы – «Код материала», объединив ячейки В2 и В3.

Введите в ячейку С2 заголовок «Количество», шт. и расположите его по центру четырех столбцов. Для этого выделите диапазон С2:F2 и на ленте выберите вкладку [Главная], в ней найдите группу [Ячейки], выполните команду [Формат] и в раскрывшемся списке выберите вкладку [Формат ячеек], в раскрывшемся диалоговом окне выберите вкладку [Выравнивание] и в разделе [Выравнивание] выберите в списках [По вертикали] и [По горизонтали] – [По центру].

Примечание. Предыдущее действие может быть заменено использованием кнопки [Объединить и поместить в центре] Рисунок 7, которая находится на ленте во вкладке [Главная] в группе [Выравнивание].

Рисунок 7 – Объединение ячеек

В ячейки С3, D3, Е3, F3 введите соответствующие названия столбцов. Для ячеек C3 и F3 выполните щелчок [КЛ_П] на соответствующих ячейках, выберите из списка [Формат ячеек], вкладку [Выравнивание] и в разделе [Выравнивание] выбрать в списках [По вертикали] и [По горизонтали] – [По центру], а также в разделе [Отображение] поставить флажок [Переносить по словам], чтобы текст распределился внутри выделенного диапазона в несколько строк.

В ячейку А9 введите – «ИТОГО».

Выполните шрифтовое оформление ячеек для заголовка и «шапки» таблицы. Выделите ячейки А1:F3 и на ленте на вкладке [Главная] выберите в группе [Шрифт] – Times New Roman, [Начертание] – курсив, [Размер шрифта] – 12 пт.

Для ячеек А4:F9 выберите [Шрифт] Times New Roman, [Начертание] – обычный, [Размер шрифта] – 12 пт.

Для задания обрамления таблицы выделите диапазон ячеек А2:F9 и нажав на поле ячеек [КЛ_П] выберите в диалогом окне [Формат ячеек], перейдите во вкладку [Граница], выберите из списков тип и цвет линии, для указания расположения границ выполните щелчок на кнопках [Внешние] и [Внутренние] и нажмите [ОК].

Аналогично можно воспользоваться кнопкой на ленте во вкладке [Главная], группе [Шрифт] .

Активизируйте «Лист2», переименуйте его на «Цены» и создайте таблицу 2. Вид спроектированной таблицы представлен на рисунке 8. Обратите внимание, что шапка таблицы размещена в одной строке.

Рисунок 8 – Экранная копия таблицы 2 без исходных данных.