Множество задач, стоящих перед фирмами и компаниями, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, всевозможных финансовых отчетов и статистических таблиц. При этом часть данных периодически меняется, а часть рассчитывается по формулам. Такие работы относятся к разряду рутинных и для их выполнения целесообразно использовать ПК.

Именно для проведения расчетов данных, представленных в табличной форме, были разработаны пакеты прикладных программ, получивших название табличный редактор.

Табличные редакторы – это специальный комплекс программ для управления электронной таблицей. Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Использование табличных редакторов целесообразно в тех случаях, когда:

- числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т. е. в строках и графах;

- числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

- предполагается статистическая обработка данных, возможно частое изменение информации, отслеживается большое число показателей, предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

Концепция электронных таблиц основывается на том, что основной формат электронной таблицы – это экран дисплея с сеткой, разделяющей его на столбцы и строки, обозначенные соответственно буквами латинского алфавита и цифрами.

Технология работы с табличным документом аналогична процедурам подготовки текстовых документов: редактируемый отчет в виде таблицы выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения (т.е. редактировать содержимое ячеек электронной таблицы). Пользователь может переносить и копировать содержимое ячеек из одного места таблицы в другое, использовать всевозможные шрифты (различного типа, начертания и размера), печатать на принтере необходимое количество экземпляров подготовленного табличного документа. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера. Если один раз отработать форму таблицы и установить характер необходимых расчетов, то в дальнейшем технологический процесс сводится только к вводу данных и, при необходимости, к их редактированию.

Табличные редакторы относятся к диалоговым системам, построенным по принципу меню: из списка возможных действий пользователь выбирает то, что ему необходимо. Табличные редакторы обеспечивают:

- ввод, хранение и корректировку большого количества данных;

- автоматическое обновление результатов вычислений при изменении исходных данных;

- дружественный интерфейс;

- наглядность и естественную форму документов, представляемых пользователю на экране.

В зависимости от вида табличного редактора пользователю доступны различные функции. Как правило, обязательный набор включает следующие основные типы функций:

1) Для формул при вычислениях:

- математические, тригонометрические, включая функции суммирования, произведения, извлечения квадратного корня, логарифмическую и т.п.;

- логические функции типа IF (если);

- статистические функции средней арифметической и определения количества всех значений в заданном диапазоне клеток.

2) Текстовые функции, позволяющие отработать некоторым образом текстовые значения клеток, например, отразить только первые три символа текстовой строки.

3) Финансовые функции для выполнения основных финансовых операций, таких, как определения величины амортизации, величины платежей за инвестиции, начисления процентов и т.п.

4) Функции даты и времени.

5) Функции сгруппированных данных, например, сортировка данных по различным критериям.

На основе табличных данных средствами табличного редактора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.

Возможности табличных редакторов определяются, с одной стороны, характеристиками собственно пакета прикладных программ, а с другой – техническими характеристиками персонального компьютера: объемом таблицы (допустимым количеством строк и столбцов), требуемым минимальным объемом оперативной памяти, минимально необходимым объемом дисковой памяти.

На сегодняшний день по статистике лидером среди программного обеспечения данного типа является табличный редактор Excel фирмы Microsoft (его используют более 80 % пользователей во всем мире).

ВОПРОС 2. ИНТЕРФЕЙС И ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ТАБЛИЧНОГО РЕДАКТОРА EXCEL

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде.

К основным возможностям табличного редактора Excel относятся:

- быстрое построение, корректировка, сохранение таблиц;

- использование стандартных функций для проведения расчетов в таблицах;

- защита табличных данных;

- построение по табличным данным двух и трехмерных графиков и диаграмм, содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

- поддержка OLE – технологии и технологии drag-and-drop;

- работа со связанными таблицами;

- работа с таблицей как с базой данных;

- одновременная работа с несколькими книгами и др.

Кроме того, Excel обеспечивает:

- быстрое построение таблиц любой формы одноразового и многоразового пользования и сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла с последующим чтением;

- возможность обработки таких типов данных, как числа, даты, формулы;

- возможность корректировки уже созданной таблицы (перемещение строк и столбцов, их копирование, удаление и т.д.);

- возможность выбора цветового оформления таблицы, а также выбора различных шрифтов и стилей, включая автоформатирование;

- наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

- автоматизированную обработку таблиц с помощью макрокоманд, а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;

- поддержку работы в сети.

В табличном редакторе Excel информация хранится в виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов, расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с диаграммой; лист макросов.

Основными понятиями табличного редактора Excel являются:

- книга – это файл, используемый для обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;

- лист – разделен на строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65536 строк Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (в обычном режиме) от "A" до "Z", затем идет "AA-AZ", "BA-BZ" и т.п. Строки обозначаются обычными арабскими числами;

- ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы;

- текущая (активная) ячейка – ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;

- адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки;

- блок ячеек (диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком. Например, D4:F13;

- ссылка – ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле;

- абсолютная ссылка – это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;

- относительная ссылка – это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы.

- формула – это конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.

Основное меню MS Excel содержит ленту с вкладками (рис. 1), при нажатии которых появляются команды. Лента предназначена для того, чтобы упростить работу с Excel и помочь быстро находить и использовать нужные команды. Строка формул отображает вводимые в ячейку данные и формулы, содержащиеся в текущей ячейке. Поле имен отображает адрес активной ячейки.

Рисунок 1 – Структура интерфейса

Лента состоит из объектов трех типов: вкладок, групп и команд [2].

Лента содержит три основных типа объектов (рис. 1):

1) Вкладки. Вкладок всего семь, и они находятся в верхней части окна. Каждая из них предоставляет возможность выполнять основные задачи, предусмотренные в Excel.

2) Группы. Каждая вкладка состоит из групп, объединяющих связанные друг с другом элементы.

3) Команды. Команда - это кнопка, поле для ввода данных или меню.

В группах собраны все команды, которые могут понадобиться для выполнения конкретной задачи, и в процессе ее выполнения они всегда находятся в поле зрения, готовые к использованию, а не скрытые в меню. Эти важные команды отображены над рабочей областью.

На ленте отображены команды, используемые чаще всего. Чтобы все имеющиеся команды не отображались одновременно, в Excel некоторые из них отображаются только в ответ на конкретное действие пользователя, когда в них возникает необходимость.

Если в правом нижнем углу группы находится кнопка со стрелкой  (которая называется кнопка вызова диалогового окна), значит, для этой группы доступны дополнительные параметры. Щелкните эту стрелку, чтобы вывести диалоговое окно или область задач (рис. 2).

Рисунок 2 – Отображение дополнительных параметров.

Например, на вкладке [Главная] в группе [Шрифт] расположены все часто используемые команды для изменения шрифтов: команды для изменения шрифта и его размера, а также для применения полужирного шрифта, курсива или подчеркивания.

Если нужны другие возможности, например верхний индекс, нажмите кнопку со стрелкой  справа от пункта [Шрифт], и появится диалоговое окно [Формат ячеек], содержащее верхний индекс и другие параметры, относящиеся к шрифтам [2].