Организация работ с документами на основе современных компьютерных технологий заключается в применении САДД. Современная система автоматизации документооборота и делопроизводства (САДД) или, как ее чаще называют, электронная офисная система (ЭОС) представляет собой совокупность информационных технологий, ориентированную на совместное и скоординированное использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации, в том числе и управленческой, которая может быть представлена в виде текстов, рисунков, графиков, таблиц, аудио- и видеоинформации.
Основные функции современной офисной системы:
· • интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
· • переход на использование безбумажной технологии;
· • автоматизация рутинных операций по обработке информации;
· • архивизация информации;
· • создание и поддержка приложений;
· • обеспечение сохранности, целостности, достоверности информации;
· • установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;
· • обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;
· • создание гибкой системы разделения и распределения информации;
· • организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях и средах;
· • быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;
· • обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.
Технологии автоматизированного делопроизводства занимают основное место в офисной автоматизации и реализуют следующие функциональные задачи:
· • ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;
· • регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
· • распределение документов по исполнителям с назначением срока исполнения по соответствующим нормативам;
· • контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям;
· • поиск документов по запросам;
· • ведение оперативных и архивных фондов хранения документов;
· • поиск архивной информации по запросам;
· • формирование статистических данных, составление различных итоговых и сводных документов;
· • формирование справок руководству о состоянии исполнения документов;
· • обмен документами (внешний и внутренний).
На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые условно называют «российской» и «западной».
Для российской технологии характерны следующие особенности:
· • четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель—исполнитель—руководитель) внутри организации;
· • отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т. д.;
· • современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.
Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Еще одна особенность — относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.
Западная технология. Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.
К особенностям западной технологии ДД можно отнести следующие:
· • характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю минуя руководство;
· • отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;
· • регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается.
Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.
Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. К системам данного направления относятся:
русифицированные версии популярных западных систем:
• DocsOpen (PC DOCS);
. LinkWorks (DEC);
· • Staffware (Staffware PLS);
· • Lotus Notes (Lotus-IBM);
программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных:
· • система Office Media компании InterTrust, г. Москва (Lotus Notes);
· • система Ирида компании IBS, г. Москва (Lotus Notes);
· • программный комплекс Делопроизводство ф. ИнТорКон, г. Челябинск (Lotus Notes);
· • система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва (Lotus Notes);
· • решения компании АО «Весть», г. Москва (DocsOpen);
· • решения компании «Метатехнология», г. Москва (Staffware и Excalibur);
· • система Optima-WorkFlow, АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL);
собственные разработки российских компаний:
· • система LanDocs компании «Ланит»;
· • система Effect Office компании «Гарант International»;
· • система Документ2000 компании Telcom Service;
· • система Крон компании «Анкей»;
· • система Евфрат компании Cognitive Technologies.
Реально в настоящее время в организациях применяются следующие САДД.
1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Основные функции:
· • сканирование документов;
· • запись на сервер;
· • классификация документов;
· • передача изображений на рабочую станцию;
· • поиск изображений по отдельным элементам;
· • рассылка и печать.
· 2. Система оптического распознавания символов — для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
Основные функции:
· • сканирование;
· • распознавание текста;
· • форматирование в текстовый файл.
Два вида систем распознавания символов:
· • обучаемые (FineReader);
· • интеллектуальные (Cunei Form).
· 3. Система управления документами (DMS) — для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
Основные функции:
· • индексирование документов;
· • полнотекстовый поиск по ключевым словам;
· • ассемблирование документов;
· • организация доступа к документу независимо от места его хранения;
· • защита данных;
· • организация выдачи и возврата документа;
· • контроль версии документа;
· • рассылка документа.
Вопрос 34 Текстовый редактор, назначение и основные функции.
Для работы с текстами на компьютере используются программные средства, называемые текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Существует большое количество разнообразных текстовых редакторов, различающихся по своим возможностям, — от очень простых учебных до мощных, многофункциональных программных средств, называемых издательскими системами, которые используются для подготовки к печати книг, журналов и газет. Наиболее известны среди пользователей IBM-совместимых компьютеров текстовые редакторы Lexicon и Word for Windows.
Основное назначение текстовых редакторов — создавать текстовые файлы, редактировать тексты, просматривать их на экране, изменять формат текстового документа, распечатывать его на принтере.
Набираемый на клавиатуре компьютера текст воспроизводится на экране дисплея в рабочем поле редактора. Специальный значок — курсор указывает то место на экране, на которое пользователь в данный момент может оказывать воздействие (создавать, изменять символы и т. д.) с помощью редактора. Работая с текстовым редактором, можно получить на экране информацию о текущем состоянии курсора, т. е. его координатах на экране (номер строки и позиции в строке), а также о номере страницы текста, его формате, используемом шрифте и т. д
Интерфейс практически каждого текстового редактора позволяет иметь на экране меню команд управления редактором — изменение режимов работы, обращение за помощью, форматирование текста, печати и т. д. Как правило, меню имеет не только текстовую форму, но и форму пиктограмм, указывающих на выполняемую команду.
Функциональные возможности большинства современных текстовых редакторов позволяют пользователю выполнять следующие операции:
• набирать текст с клавиатуры;
• исправлять символы, вставлять новый символ на место ошибочного;
• вставлять и удалять группы символов в пределах строк, не набирая заново всю строку, а сдвигая часть ее влево/вправо в режиме вставки;
• копировать фрагмент текста, используя определенную часть памяти — так называемый «буфер» (или «карман», как говорят программисты) для временного хранения копируемых фрагментов текста;
• удалять одну или несколько строк, копировать и перемещать их в другое место текста;
• раздвигать строки набранного текста, чтобы вставить туда новый фрагмент;
• вставлять фрагменты из других текстов, просматривать тексты и обнаруживать встречающиеся в этом тексте слова или группы слов, заранее выделенных пользователем;
• сохранять набранный текст (а при необходимости и все промежуточные варианты этого текста) в виде файла на магнитном диске или другом запоминающем устройстве;
• форматировать текст (т. е. изменять длину строки, межстрочные расстояния, выравнивать текст по краю или середине строки и т. д.);
• изменять шрифты, их размер, делать выделения с помощью подчеркивания или применения различного начертания букв (курсивного, полужирного и т. п.);
• распечатывать подготовленный текст на принтере.
Большинство редакторов текста имеют также режим орфографического контроля текста. В этом случае в памяти компьютера хранится достаточно большой словарь. Благодаря этому становится возможным автоматический поиск орфографических ошибок в тексте и последующее их исправление.
Широкие возможности текстовых редакторов позволили компьютеру практически вытеснить пишущие машинки из делопроизводства, а использование компьютерных издательских систем во многом изменило организацию подготовки рукописи к изданию, автоматизировало труд людей нескольких типографских профессий — верстальщика, наборщика, корректора и др.
Вопрос 35 Графический редактор. Назначение и основные функции
Для построения, коррекции, сохранения и получения «бумажных» копий рисунков и других изображений используется специальная программа — графический редактор.
Для создания изображений в графическом редакторе используются определенные «инструменты» — линейка («отрезок»), прямоугольник, круг, эллипс и т. д. Такие инструменты, позволяющие изображать простые фигуры, называются «графическими примитивами».
Функции:
— создавать рисунки из графических примитивов;
— применять для рисования различные цвета и «кисти».
— «вырезать» рисунки или их части, временно хранить их в буфере или запоминать на внешних носителях;
— перемещать фрагмент рисунка по экрану;
— «склеивать» один рисунок с другим;
— увеличивать фрагмент рисунка для того, чтобы прорисовать мелкие детали;
— добавлять к рисункам текст.
Многие графические редакторы позволяют также создавать компьютерную мультипликацию..
«Среда» графического редактора состоит из 3 основных частей:
1.Инструментальная часть-набор пиктограмм, изображающих инструменты.
2.Политра для выбора цвета изображения
3.Меню команд редактора.
Эти части среды обычно располагаются по краям экрана. Центральная часть экрана предназначена для рабочегополя, на котором создаются изображения.
Графический редактор, как правило, имеет следующие основные режимы работы: режим выбора и настройки инструмента, режим выбора цвета, режим работы с рисунком, режим работы с внешними устройствами.
Работая с графическим редактором, пользователь применяет не только клавиатуру, но и манипулятор мышь.
Изображения можно не только рисовать самому, но и использовать другие изображения(фотографии).
Вопрос 36 Электронные таблицы. Назначение и основные функции.
Электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.
Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.
Функции электронных таблиц
- формирование электронной таблицы;
- управление вычислениями;
- режим отображения формул;
- графический режим;
- работа электронной таблицы как базы данных.
Вопрос 37 Мультимедиа технология
Мультимедийные технологии - это совокупность современных средств аудио-, теле-, визуальных и виртуальных коммуникаций, используемых в процессе организации, планирования и управления различных видов деятельности.
Важно, что мультимедийные технологии являются составляющей информационных технологий, поэтому они также позволяет вводить, сохранять, перерабатывать и воспроизводить, но не только текстовую, а и аудиовизуальную, графическую, трёхмерную и иную информацию.
Информацию, включающую текст, изображение, звук как отдельно, так и в совокупности, базирующуюся на новых информационных технологиях, называют “мультимедиа”.
Средства мультимедиа позволяют создавать базы, банки данных и знаний в сфере культуры, науки и производства. Такие продукты всё более завоёвывают рынок пользователей. Мультимедиа технологии широко используются в рекламной деятельности, при организации управления маркетингом средств и методов продвижения товаров и услуг, в обучении и досуговой деятельности.
Технические средства мультимедиа, как и любые компьютерные информационные системы, позволяют выполнять все виды информационных процессов. По видовому признаку рассматривают аудиовизуальные технические средства, как: визуальные (показывающие изображения); аудио (звуковые); аудиовизуальные (зрительно-слуховые). При этом под визуальной информацией понимаются данные, отображаемые на информационных досках и табло, экранах дисплеев, телевизионных приёмников и т.п.
К компьютерным средствам мультимедиа относят: специальное ПО, а также: CD и DVD драйверы и компакт-диски к ним; аудиокарты, аудио колонки, наушники и микрофоны; видеокарты; аудио- и видео периферийные устройства (цифровые кинокамеры и фотоаппараты и др.).
По функциональному использованию мультимедийные программно-технические средства можно разделить на:
1. Устройства оперативной внутренней связи – местная телефонная и иная, например, диспетчерская связь, радиотрансляция, системы оповещения.
2. Оборудование для индивидуального использования и проведения культурно-массовых мероприятий.
3. Средства информирования (различные информационные доски и табло, сенсорные экраны, видео и звуковые автоответчики, видеокубы, видеостены и т.п.);
4. Системы охранной и пожарной сигнализации (видеокамеры и телевизоры слежения, звуковая сигнализация и др. датчики).
По используемому оборудованию аудиовидеотехнические средства можно классифицировать как устройства:
1) радиофикации и связи, звукоусиления, звукозаписи и звуковоспроизведения;
2) видеовоспроизведения и записи;
3) информирования.
Хотя деления условны, они дают представление о многообразии и сложности существующих аудиовидеотехнических средств.
Вопрос 38 Понятие баз данных. Функции системы управления баз данных
База данных (БД) — это организованная структура, предназначенная для хранения, изменения и обработки взаимосвязанной информации, преимущественно больших объемов. Базы данных активно используются для динамических сайтов со значительными объемами данных — часто это интернет-магазины, порталы, корпоративные сайты.
Отличительной чертой базы данных от других хранилищ, например архивов, является то, что информация в ней непременно подвергается обработке электронными носителями с последующим систематизированием, которое подчиняется определенным правилам.
К основным функциям, которые выполняются системами управления базами данных относятся:
1. непосредственное управление данными во внешней памяти;
2. управление буферами оперативной памяти;
3. управление транзакциями;
4. ведение журнала или протокола выполненных операций в базе данных;
5. поддержка языков баз данных.
1. для сохранности данных и работы с ними, в базе данных нужно иметь в наличии постоянные запоминающие устройства (носители информации), например магнитные диски (жесткие диски).
Носители информации нужны в двух случаях:
· для сохранения непосредственных данных самой базе данных;
· для служебных целей. Например, для обеспечения быстрого доступа к данным с помощью индексов.
2. управление буфером оперативной памяти
Одной из важных характеристик системы управление базами данных есть скорость обработки информации в базе данных. Скорость обработки информации существенно зависит от размера базы данных.
Чтобы повысить скорость взаимодействия пользователя с базой данных, используется так называемая буферизация данных в оперативной памяти. Для этого в оперативной памяти создается буфер (кеш) с данными, которые на данный момент используются. И обмен информацией осуществляется через этот буфер. Поскольку, скорость чтения из оперативной памяти значительно выше скорости чтения из внешних запоминающих устройств, то таким образом обеспечивается ускорение работы с базой данных.
3. управления транзакциями
При работе с любой базой данных выполняется бесконечная последовательность операций. Если последовательность операций объединена в единое целое (с точки зрения СУБД), то эта последовательность называется транзакцией. Поддержка транзакций есть важным условием для логической целостности базы данных. Это касается как однопользовательских так и многопользовательских СУБД.
Задача механизма транзакций – повлиять на пользователя таким образом, чтобы он ощущал себя единым пользователем СУБД. Даже в случае, если с СУБД параллельно работает большое количество пользователей. Фактически, транзакция есть единицей активности пользователя по отношению к базе данных.
4. журнализация или ведение протокола в базе данных
Журнализация или ведение протокола выполненных команд необходима для восстановления последнего согласованного состояния базы данных после аппаратного или программного сбоя. Журнализация необходима для обеспечения надежности сохранения данных во внешней памяти (на носителях информации). Журнализация служит дополнительной информацией, которая облегчает восстановление информации в базе данных. В базе данных ведется журнал изменений.
5. поддержки языков баз данных
Любая СУБД должна поддерживать языки баз данных. Это означает, что для работы с данными в базе данных, должны использоваться специальные языки. Эти языки называются языками баз данных (например, SQL, MDX, SPARQL, FoxPro, PL/Perl и т.д.). Для современных баз данных в основном выделяются два языка:
- язык определения схем данных (Schema Definition Language, SDL). Этот язык используется для определения логической структуры базы данных;
- язык манипулирования данными (Data Manipulation Language, DML). Такой язык содержит набор операторов манипулирования данными (добавление, удаление и изменение данных) и выборки данных из базы данных.
Вопрос 39 Понятие и основные модели данных в СУБД
Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
Ядром любой базы данных является модель данных. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.
Модель данных - это совокупность структур данных и операций их обработки. Рассмотрим три основных типа моделей данных: иерархическую, сетевую и реляционную.
Иерархическая модель представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое по структуре дерево (граф).
К основным понятиям иерархической структуры относятся уровень, узел и связь. Узел - это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину, не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем - первом уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т. д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей. К каждой записи базы данных существует только один иерархический путь от корневой записи.
В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.
Реляционная модель данных объекты и связи между ними представляет в виде таблиц, при этом связи тоже рассматриваются как объекты. Все строки, составляющие таблицу в реляционной базе данных, должны иметь первичный ключ. Все современные средства СУБД поддерживают реляционную модель данных.
Эта модель характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.
Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:
1. Каждый элемент таблицы соответствует одному элементу данных.
2. Все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип и длину.
3. Каждый столбец имеет уникальное имя.
4. Одинаковые строки в таблице отсутствуют;
5. Порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.
По технологии обработки данных базы данных подразделяются на централизованные и распределенные.
Централизованная база данных хранится в памяти одной вычислительной системы. Если эта вычислительная система является компонентом сети ЭВМ, возможен распределенный доступ к такой базе. Такой способ использования баз данных часто применяют в локальных сетях ПК.
Распределенная база данных состоит из нескольких, возможно пересекающихся или даже дублирующих друг друга частей, хранимых в различных ЭВМ вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных (СУРБД).
По способу доступа к данным базы данных разделяются на базы данных с локальным доступом и базы данных с удаленным доступом.
Системы централизованных баз данных с сетевым доступом предполагают различные архитектуры подобных систем;
файл-сервер;
клиент-сервер.
Файл-сервер. Архитектура систем БД с сетевым доступом предполагает выделение одной из машин сети в качестве центрального сервера файлов. На такой машине хранится совместно используемая централизованная БД. Все другие машины сети выполняют функции рабочих станций, с помощью которых поддерживается доступ пользовательской системы к централизованной базе данных. Файлы базы данных в соответствии с пользовательскими запросами передаются на рабочие станции, где в основном и производится обработка. При большой интенсивности доступа к одним и тем же данным производительность информационной системы падает. Пользователи могут создавать также на рабочих станциях локальные БД, которые используются ими монопольно.
Клиент-сервер. В этой концепции подразумевается, что помимо хранения централизованной базы данных центральная машина (сервер базы данных) должна обеспечивать выполнение основного объема обработки данных. Запрос на данные, выдаваемый клиентом (рабочей станцией), порождает поиск и извлечение данных на сервере. Извлеченные данные, но не файлы транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой архитектуры клиент-сервер является использование языка запросов SQL.
По степени универсальности различают два класса СУБД:
- системы общего назначения;
- специализированные системы.
СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо предметную область или на информационные потребности какой-либо группы пользователей. Каждая система такого рода реализуется как программный продукт, способный функционировать на некоторой модели ЭВМ в определенной операционной системе и поставляется многим пользователям как коммерческое изделие. Такие СУБД обладают средствами настройки на работу с конкретной базой данных. СУБД общего назначения - это сложные программные комплексы, предназначенные для выполнения всей совокупности функций, связанных с созданием и эксплуатацией базы данных информационной системы.
Использование СУБД общего назначения в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных, позволяет существенно сокращать сроки разработки и экономить трудовые ресурсы. Этим СУБД присущи развитые функциональные возможности и определенная функциональная избыточность.
Специализированные СУБД создаются в редких случаях при невозможности или нецелесообразности использования СУБД общего назначения.
Вопрос 40 Экспертные системы, их структура и классификация
Экспертные системы (ЭС) - это сложные программные комплексы, аккумулирующие знания специалистов в конкретных предметных областях и тиражирующие этот эмпирический опыт для консультаций менее квалифицированных пользователей.
Обобщенная структура экспертной системы представлена на рисунке.
Определим основные термины.
Пользователь - специалист предметной области, для которого предназначена система. Обычно его квалификация недостаточно высока, и поэтому он нуждается в помощи и поддержке своей деятельности со стороны ЭС.
Инженер по знаниям - специалист по искусственному интеллекту, выступающий в роли промежуточного буфера между экспертом и базой знаний. Синонимы: ког-нитолог, инженер-интерпретатор, аналитик.
Интерфейс пользователя - комплекс программ, реализующих диалог пользователя с ЭС как на стадии ввода информации, так и получения результатов.
База знаний (БЗ) - ядро ЭС, совокупность знаний предметной области, записанная на машинный носитель в форме, понятной эксперту и пользователю (обычно на некотором языке, приближенном к естественному). Параллельно такому "человеческому" представлению существует БЗ во внутреннем "машинном" представлении.
Решатель - программа, моделирующая ход рассуждений эксперта на основании знаний, имеющихся в БЗ. Синонимы: дедуктивная машина, блок логического вывода.
Подсистема объяснений - программа, позволяющая пользователю получить ответы на вопросы: "Как была получена та или иная рекомендация?" и "Почему система приняла такое решение?" Ответ на вопрос "как" - это трассировка всего процесса получения решения с указанием использованных фрагментов БЗ, т.е. всех шагов цепи умозаключений. Ответ на вопрос "почему" - ссылка на умозаключение, непосредственно предшествовавшее полученному решению, т.е. отход на один шаг назад.
Интеллектуальный редактор БЗ - программа, представляющая инженеру по знаниям возможность создавать БЗ в диалоговом режиме. Включает в себя систему вложенных меню, шаблонов языка представления знаний, подсказок ("help" - режим) и Других сервисных средств, облегчающих работу с базой.
В коллектив разработчиков ЭС входят как минимум четыре человека: эксперт; инженер по знаниям; программист; пользователь.
Возглавляет коллектив инженер по знаниям, это ключевая фигура при разработке систем, основанных на знаниях.
Дата: 2019-03-05, просмотров: 220.
