При выборе СПС следует обращать внимание на следующие основные свойства СПС и характеристики работы компании-производителя СПС:

1. Информационное наполнение СПС:

- полнота информации;

- оперативность поступления новой информации;

- достоверность информации, ее аутентичность;

- юридическая обработка информации в системах.

2. Компьютерные технологии, заложенные в СПС:

- поисковые и сервисные возможности;

- возможности используемой технологии по передаче информации и ее актуализации у пользователя.

3. Общий уровень сервиса и наличие дополнительных услуг, предоставляемых пользователю конкретной СПС:

- бесплатная демонстрация системы квалифицированными специалистами в офисе заказчика;

- возможность заказа и поиска редких, узкоспециализированных документов;

- возможность обучения работе с СПС, и др.

Рассмотрим каждый из показателей более подробно.

Полнота информации оценивается двумя способами: по возможностям доступа компании-разработчика к источникам правовой информации на основе договоров с органами государственной власти и управления; по формальному числу документов различных типов во всех базах разработчика. Наиболее предпочтительным способом оценки полноты информации является первый, так как он позволяет оценить не только полноту, но и достоверность информационных ресурсов.

Оперативность поступления новой информации (актуализации) – это процесс включения в него новых документов и поддержания уже имеющихся документов в контрольном состоянии в соответствии с текущими изменениями законодательства. Данная характеристика зависит от способа доступа к правовым базам (установка всей базы на компьютере; предоставление удаленного доступа к правовым базам), а также от организации сервисного информационного обслуживания компанией.

Под достоверностью правовой информации в СПС понимается ее соответствие тексту оригинала. Для официальной информации оригиналом является официальный экземпляр правового акта или его официальная публикация, для неофициальной – любое зарегистрированное печатное издание. Достоверность информации достигается многократной сверкой текстов с оригиналами, их орфографической проверкой с помощью специальных программ и корректоров в фирме-разработчике СПС.

Юридическая обработка информации в системах – это выявление взаимосвязей между документами, реализация и фиксирование выявленных связей с помощью определенных форм (ссылок, примечаний, справочных сведений), а также создание редакций документов при их изменении, ее основной чертой является аналитический, исследовательский характер, ей в той или иной степени свойственны объективность и субъективность.

Среди основных поисковых и сервисных возможностей выделяют:

а) поиск по реквизитам документа это наиболее простой, удобный и очевидный способ поиска. Под ним понимается поиск по номеру, виду документа, принявшему органу, дате принятия и т.д.

б) полнотекстовый поиск или автоматический поиск по словам из текста документа это вид поиска, основанный на автоматической обработке текста. в) поиск по специализированным классификаторам предусматривает использование множества разновидностей классификаторов при поиске. В зависимости от расположения рубрик классификаторы можно разделить на иерархические и алфавитные.

г) дополнительные сервисные возможности:

· возможность создавать собственные постоянные подборки документов (папки документов) по какой либо проблеме, при этом поиск возможен как по всей базе, так и по конкретным папкам;

· возможность ставить закладки в тексте, что удобно при работе с большими документами;

· наличие гипертекстовых связей между документами, позволяющих нажатием одной клавиши переходить из одного документа в другой;

· экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word и т.п.

Технология по передаче информации и ее актуализации у пользователя предусматривает использование следующих способов: удаленный доступ к информационной базе на сервере компании-разработчика с помощью телекоммуникаций; установка информационной базы со специальной поисковой оболочкой на компьютере пользователя и ее периодическое обновление. Оптимально сочетание этих способов, а именно, устанавливают на компьютер пользователя полноценные СПС, информационные базы которых обновляются, например, раз в неделю. Для получения самых свежих документов пользователи, по мере острой необходимости, обращаются на Интернет-сервер производителя СПС.