Внутренний документ – это документ, который находится внутри 1 организаций в соответствий с внутренними правилами. К внутренний документом относится:

А)Заявления

Б)Акты

В)Протоколы

Г)Доклады

Д)Объяснительные записки

Работа с внутренними документами осуществляется следующим образом:

А)Составление проекта документа исполнителем

Б)Проверка правильности оформления документа

В) Подписание документа руководителем, утверждением необходимых случаях

Г)Регистрация документа

Д)Передача документа исполнителю

Е)Исполнение документа

Ж)Контроль исполнения документа

З)Подписание исполнения документного дела.

55. Компьютерные технологии подготовки документов.

Компьютерные технологии - ядро теоретических и практических знаний, которые используют в своей работе специалисты в области вычислительной техники, программирования, информационных систем и технологий. Как научная дисциплина компьютерные науки возникли в начале 40-х годов XX века.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

- текстовые редакторы,

- текстовые процессоры,

- настольные издательские системы.

Текстовые редакторы. Редактор текстов (text editor) - это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).

Текстовые процессоры. Текстовый процессор (word processor) – система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами – разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.

Среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.

56. Составьте деловое письмо с оформлением всех основных реквизитов.

                                  Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор                                             Подпись                               К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич
200-23-23

 57. Понятие «реквизит» документа. Постоянные и переменные реквизиты.

Реквизит документа – это элемент оформления документа.

Часть реквизитов носит достаточно длительный характер и может быть заранее внесена в бланк документа типографским способом. Это постоянные реквизиты :государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации, наименование организации (автора документа), юридический или фактический адрес организации, место составления или издания документа, код организации, код формы документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4).

Другие реквизиты вносятся в процессе работы с конкретным документом. Это переменные реквизиты ,например: дата, регистрационный номер документа, адресат, резолюция, ссылка на дату и регистрационный номер входящего документа, заголовок к тексту, отметка о контроле, отметка о поступлении документа в организацию, отметка об исполнении документа и др. Они вписываются от руки, печатаются на компьютере или проставляются специальными штемпелями (штампами).

Реквизиты в официальном документе, как правило, расположены всегда в одном и том же месте, в определенной последовательности. Это помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.