По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.

В отличие от личного официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

Форматы бумажных документов. Требования к бланкам документов.

Требования к бланкам документов

Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Принцип построения стандартного формата бумаги следующий: все форматы делятся на три ряда – А, В, С. Ряд А –основной, В и С – дополнительные.

Основной ряд служит для изготовления писчей бумаги, ряды В и С применяются для изготовления изделий из бумаги: конвертов, папок, скоросшивателей, обложек, карточек и т.д.

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой ряда и цифрой класса (А5, А6, А7 и т.д.), а размер его определяется в миллиметрах. Каждый последующий формат получается путем деления предыдущего пополам.

Форматы бумажных документов:

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.

23. Правила оформления реквизитов документов: «наименование вида документа», «отметка о контроле».

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В6).

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.