Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать.
В Access отчеты можно построить с помощью Мастера отчетов и Конструктора отчетов. Основная работа с отчетом проходит в режиме Конструктора, который предоставляет такие же средства разработки, что и Конструктор форм: панель инструментов, бланки свойств, список полей и панель элементов. Структуры отчетов и форм похожи. Отчет также как и форма содержит разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание. Заголовок отчета определяет верхнюю часть отчета, при печати многостраничного отчета отображается только на первой странице. Область данных – основная часть отчета, содержащая данные, полученные из источника (таблицы или запроса). Примечание определяет нижнюю часть отчета, при печати многостраничного отчета отображается только на последней странице. Отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежуточных итогов, поэтому в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок группы и Примечание группы.
В Access можно строить отчеты сложной структуры, т.е. составные отчеты.
Задание
1. С помощью Мастера отчетов постройте простые отчеты: о количестве задержанных книг, о читателях-должниках, о суммах штрафов. Предусмотрите группировку данных и подведение итогов по группе.
2. Создайте составной отчет, содержащий личные данные читателей и сведения о штрафах, которые они должны заплатить.
Последовательность выполнения работы
Задание 1. Создание простых отчетов в режиме Мастера
Создайте отчет, содержащий сведения о количестве задержанных книг по месяцам.
В окне База данных на вкладке Отчеты двойным щелчком выберите Создание отчета с помощью мастера.
На первом шаге мастера из списка Таблицы и запросы выберите источник данных для создаваемого отчета – запрос Список должников.
Нажатием кнопки с пиктограммой двойной стрелки перенесите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля запрос Список должников.
На втором шаге мастера определяется вид представления данных. В левом списке выделите таблицу Журнал. В правом списке все поля запроса будут объединены в один блок.
На третьем шаге мастера включите группировку данных по полю Дата возврата план, для этого в левом списке выделите поле Дата возврата план и нажмите кнопку с пиктограммой одинарной стрелки вправо.
На четвертом шаге мастера включите сортировку данных по полю Дата возврата план, для этого из верхнего раскрывающегося списка выберите поле Дата возврата план.
На пятом шаге мастера просмотрите предлагаемые макеты и выберите Ступенчатый, задайте альбомную ориентацию. Проверьте, чтобы была включена опция Настроить ширину полей для размещения на одной странице.
На шестом шаге мастера просмотрите предлагаемые стили оформления отчета и выберите Деловой.
На седьмом шаге мастера укажите имя отчета Задержанные книги и нажмите кнопку Готово.
Созданный отчет загрузится в режиме просмотра данных.
Заметьте, что не все заголовки столбцов полностью видны поскольку слишком длинные. Отредактируйте их. Для этого в режиме Конструктора освободите немного места в области Верхнего колонтитула переместив границу Заголовка группы вниз.
Под названиями столбцов расположена жирная синяя линия. Перетащите ее пониже.
Чтобы выделить одновременно все названия столбцов, щелкните слева от названий на белой области линейки в Верхнем колонтитуле. Потяните вниз за нижний маркер (черный квадратик) любого из выделенных названий, чтобы все заголовки одновременно прописались в две строки.
Выберите на панели инструментов кнопку центрирования текста.
Переключитесь в режим просмотра, чтобы убедиться, что заголовки столбцов хорошо оформлены.
Добавьте в отчет итоги о количестве долгов за каждый месяц. Для этого переключитесь в режим Конструктора.
Выберите команду Вид/Сортировка и группировка. Откроется окно Сортировка и группировка. В разделе Свойства группы в строке Примечание группы укажите значение Да, а в строке Не разрывать укажите Вся группа.
Закройте окно Сортировка и группировка.
На панели элементов выберите кнопку Поле и щелкните в области Примечания группы.
В левой части элемента управления Поле вместо слова Поле укажите Всего книг:
Вызовите окно свойств правой части элемента, содержащей слово Свободный. На закладке Данные щелкните в строке Данные и нажмите кнопку с тремя точками. Загрузится Построитель выражений.
В верхней части построителя выражений укажите функцию Count ( ). Поместите курсор между скобками функции.
В среднем столбце построителя выражений двойным щелчком выберите поле Дата возврата план.
В итоге должно получиться следующее выражение:
Count ([Дата возврата план]).
Удалите все лишнее и нажмите кнопку ОК.
Закройте окно свойств.
Переключитесь в режим просмотра данных, чтобы убедиться, что добавились итоги по количеству задержанных книг в каждом месяце.
Подведите итог по общему количеству задержанных книг. Для этого в режиме Конструктора заметьте, что под разделительной полосой Примечание отчета нет белой области. Чтобы добавить белую область, установите курсор на нижнюю границу разделительной полосы Примечание отчета и потяните вниз. Скопируйте вычисляемое Поле из области Примечания группы и вставьте его в область Примечания отчета. Отформатируйте вычисляемое поле следующим образом: цвет шрифта красный, размер шрифта 12.
Переключитесь в режим просмотра данных, чтобы убедиться, что в конце отчета на последней странице подведен общий итог.
Если в отчете появились чистые листы, с помощью команды Файл/Параметры страницы уменьшите размер полей: левое 20 мм, правое 10 мм.
Сохраните и закройте отчет.
Создайте отчет, содержащий сведения о читателях-должниках.
На первом шаге мастера в качестве источника данных снова выберите все поля запроса Список должников.
На втором шаге в левом списке выделите таблицу Читатель.
На третьем и четвертом, шаге ничего не изменяйте.
На пятом шаге выберите макет Ступенчатый, ориентация альбомная.
На шестом шаге выберите Деловой стиль оформления.
В конце перед нажатием Готово укажите имя отчета Должники.
Отформатируйте заголовки столбцов.
Добавьте в отчет итоги о количестве книг, задержанных каждым читателем.
Подведите итог по общему количеству задержанных книг.
Создайте отчет, содержащий сведения о суммах штрафов, которые должны заплатить читатели-должники.
На первом шаге мастера в качестве источника данных выберите все поля запроса Расчет размера пени.
На втором шаге в левом списке выделите таблицу Читатель.
На третьем шаге проверьте, что включена группировка данных по полям Номер билета, Фамилия, Имя.
На четвертом шаге нажмите кнопку Итоги и в диалоговом окне Итоги включите флажок в столбце Sum напротив строки Пени. Нажмите ОК и перейдите на пятый шаг мастера.
На пятом шаге выберите макет Ступенчатый, ориентация альбомная.
На шестом шаге выберите Деловой стиль оформления.
В конце перед нажатием Готово укажите имя отчета Штрафы.
Подведите итог по общей денежной сумме, которая поступит в библиотеку после выплаты всех штрафов.
В режиме Конструктора удалите из Верхнего колонтитула заголовки столбцов Номер билета, Фамилия, Имя, а заголовки Автор, Название, Разница в днях и Пени переместите в область Заголовка группы. Удалите из Примечания группы все, кроме вычисляемого поля, расположенного в столбце Пени. Выберите команду Вид/Заголовок отчета/примечание и подтвердите удаление этих разделов.
Задание 2. Создание составного отчета
Создайте составной отчет, содержащий личные данные читателей и сведения о штрафах, которые они должны заплатить.
Для этого сначала создайте простой отчет, содержащий личные данные читателей.
В качестве источника данных понадобятся все поля таблицы Читатель, кроме поля Место учебы, пригодится макет Табличный, ориентация альбомная, стиль оформления Деловой. Сохраните отчет под названием Сведения о читателях.
Если при загрузке отчета появляется сообщение о том, что ширина раздела превышает ширину страницы, нажмите кнопку ОК и уменьшите размер левого и правого полей отчета.
Откройте созданный отчет в режиме Конструктора.
Освободите немного места в Области данных, переместив границу Нижнего колонтитула вниз.
Выберите на панели элементов кнопку Подчиненная форма/отчет и щелкните на свободном месте в Области данных.
В окне мастера переведите переключатель в положение Имеющиеся отчеты и формы и выберите отчет Штрафы и нажмите кнопку Готово.
В режиме просмотра должны одновременно отображаться данные обоих отчетов, просмотрите все страницы составного отчета.
В режиме Конструктора надпись Штрафы замените на надпись Задержанные читателем книги. Во встроенном (подчиненном) отчете с помощью полосы прокрутки найдите надписи: Номер билета, Фамилия, Имя и выберите для них белый цвет шрифта, чтобы они не были видны в режиме просмотра данных. Отформатируйте заголовка и данные.
Сохраните и закройте созданный составной отчет.
Внимание! Чтобы защитить выполненную работу на «отлично», необходимо самостоятельно создать отчет, содержащий список залоговых книг и информацию о среднем размере залога.
Контрольные вопросы
1. Для чего служат отчеты?
2. Объясните технологию создания вычисляемых полей в отчете.
3. Что такое составной отчет?
4. Объясните технологию создания составных отчетов.
Лабораторная работа 7
СОЗДАНИЕ МОДУЛЕЙ И МАКРОСОВ
Цель работы – приобрести практические навыки по созданию модулей и макросов.
Дата: 2018-12-28, просмотров: 201.