Первый этап аудита по сертификации СМ проводят с целью:

- определения соответствия документов СМ требованиям ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001;

- оценки местоположения заказчика и условий размещения производственных площадок;

- анализа состояния СМ и понимания заказчиком требований ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001 и процесса сертификации в целом, готовности ко второму этапу аудита;

- сбора информации о процессах, которые определены и охвачены СМ, об исключениях из области применения СМК, о законодательных требованиях, распространяющихся на деятельность заказчика;

- оценки того, были ли спланированы и проведены внутренние аудиты СМ и анализ со стороны руководства;

- правильного планирования второго этапа аудита и распределения ресурсов для его проведения, согласования порядка доступа к документам СМ на втором этапе аудита и процедур обеспечения безопасности экспертов (при необходимости), а также определения представителей проверяемой организации, которые будут сопровождать экспертов.

Председатель комиссии запрашивает у заказчика документы СМ: обязательные согласно приложению Г и дополнительные, необходимые для достижения целей аудита.

Документы могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Порядок хранения документов заказчика, представленных для проведения первого этапа аудита, должен быть установлен органом по сертификации.

Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных документов.

Орган по сертификации проводит анализ всей документации, представленной заказчиком согласно приложению Г, на соответствие требованиям ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001.

Примечания

1 Объем, структура и содержание Руководства по качеству/Руководства по экологическому менеджменту зависят от размера и специфики деятельности организации. Небольшие организации (малые предприятия) могут включать в Руководство описание всей системы менеджмента, а также все документированные процедуры, требуемые ГОСТ ISO 9001 или ГОСТ Р ИСО 14001. Для крупных организаций, возможно, потребуется несколько Руководств, действующих по иерархии управления (например, на национальном, региональном и других уровнях). Для организаций, имеющих несколько производственных площадок с различным местоположением и/или отдельным юридическим статусом, также может потребоваться несколько Руководств.

2 Предоставленные заказчиком документ и сведения оформляют на русском языке. Допускается предоставление документов и сведений на языке заказчика при согласовании с органом по сертификации.

Анализ предоставленных документов должен быть завершен оформлением письменного отчета, содержащего информацию, отвечающую целям аудита. В отчете должны быть указаны все выявленные несоответствия и/или уведомления. Председатель комиссии должен согласовать с проверяемой организацией период, необходимый для устранения выявленных замечаний. Одновременно происходит согласование сроков проведения второго этапа сертификационного аудита.

На устранение несоответствий обычно отводится от двух до четырех недель. При этом второй этап аудита не должен начинаться позднее, чем через 3 месяца после даты окончания первого этапа.

Обоснованием проведения первого этапа аудита без выезда к заказчику может служить наличие подробной информации в представленных документах заказчика, демонстрирующей достаточный уровень внедрения СМ для признания готовности заказчика к проведению второго этапа аудита.

В любом случае обоснование проведения первого этапа аудита без выезда к заказчику должно быть приведено в письменном отчете по анализу предоставленных документов.

В случае если заказчик предоставил для анализа неполный комплект документов, который не соответствует перечню по приложению Г, не содержит подробной информации, демонстрирующей достаточный уровень внедрения СМ и не отвечает требованиям органа по сертификации, то председатель комиссии организует первый этап аудита с выездом в проверяемую организацию.

В случае выполнения первого этапа аудита СМ непосредственно у заказчика председатель комиссии разрабатывает план проверки. По результатам аудита у заказчика также должен быть составлен письменный отчет, отражающий информацию, относящуюся к целям аудита и выявленным несоответствиям, и содержащий информацию о согласованном сроке проведения второго этапа сертификационного аудита.

Оплата проведения первого этапа аудита, связанного с выездом к заказчику, предусматривается либо основным договором между органом по сертификации и заказчиком, либо дополнительным соглашением.

Проведение первого этапа аудита без выезда возможно в следующих случаях:

- представленный заказчиком комплект документов демонстрирует достаточный уровень внедрения системы менеджмента для признания готовности заказчика к сертификации;

- у председателя и членов комиссии не возникло спорных вопросов в ходе анализа представленных документов;

- ресертификации СМ;

- минимального числа сотрудников в организации и наличия в СМ лишь нескольких простых процессов.

Все несоответствия, выявленные в ходе первого этапа аудита, должны быть устранены заказчиком в согласованные сроки до начала второго этапа аудита.

Комиссия проверяет факт устранения несоответствий, выявленных на первом этапе, на втором этапе аудита по сертификации. Если заказчик не устранил несоответствия к началу второго этапа сертификации, то такие несоответствия переводятся в категорию "значительные" и сертификация завершается с отрицательным решением относительно выдачи сертификата соответствия.

В случаях, когда в ходе первого этапа сертификационного аудита комиссия выявляет несоответствия относительно области применения СМ, численности сотрудников или количества производственных площадок, органу по сертификации может потребоваться перерасчет трудозатрат на проведение сертификации, в результате чего могут быть внесены изменения в договор на проведение сертификации (см. 7.2.2).

Подготовка второго этапа аудита по сертификации систем менеджмента

Общие положения

Второй этап аудита по сертификации СМ проводят непосредственно в проверяемой организации с целью оценки внедрения СМ и ее результативности.

Второй этап аудита должен включать следующее:

- подготовку плана аудита;

- проверку и оценку СМ заказчика;

- подготовку и рассылку акта по результатам аудита.

При подготовке к аудиту могут быть использованы типовые формы, разработанные органом по сертификации. Типовые формы применяют для упорядочения выполнения аудита.

В состав типовых форм могут входить:

- перечни вопросов для проверки и оценки СМ заказчика;

- формы для документирования данных, полученных во время проверки и подтверждающих заключения экспертов, и др.

Состав типовых форм определяет орган по сертификации.

7.4.2 Подготовка плана аудита

Председатель комиссии подготавливает план аудита по форме, представленной в приложении Д.

При установлении сроков проведения второго этапа аудита орган по сертификации учитывает трудозатраты, рассчитанные в соответствии с 7.2.2, и состав комиссии, установленный в соответствии с 7.2.3, а также:

- результаты проведения первого этапа аудита;

- численность персонала организации, сложность процессов, технологические особенности, область применения СМ;

- обязательные требования и законодательное регулирование;

- характер, количество и значимость экологических аспектов организации для систем экологического менеджмента;

- передачу заказчиком деятельности по выполнению отдельного процесса (или его части), являющегося неотъемлемой частью заявленной области сертификации системы менеджмента, другой организации;

- число производственных площадок и численность персонала на каждой производственной площадке;

- наличие временных производственных площадок и необходимость их посещения.

Если в ходе аудита проверяют производственные площадки, находящиеся в различных местах, осуществляющие сходную деятельность, имеющие примерно одинаковую численность персонала и на которые распространяются одни и те же процессы и требования СМ, то орган по сертификации может включить в план аудита выборку из этих производственных площадок. При этом выборка должна быть документально обоснована в каждом конкретном случае и должна позволить оценить СМ в полном объеме в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021.

Председатель комиссии, руководствуясь планом аудита и по согласованию с членами комиссии, распределяет между ними обязанности по аудиту конкретных подразделений, видов деятельности, процессов и процедур СМ проверяемой организации.

При распределении обязанностей учитывают необходимость соответствия компетентности экспертов и технических экспертов проверяемым видам деятельности организации.

В план аудита включают представителей проверяемой организации, которые будут сопровождать членов комиссии при проведении аудита.

План аудита утверждает руководство органа по сертификации.

Если продукция подлежит обязательной сертификации, то в план аудита СМК должна быть включена проверка системы контроля и испытаний продукции, указанной в 6.3, примечание 2.

План аудита должен включать в себя указание на рабочий язык аудита в случае, если есть различия между языками, на которых говорят эксперты и персонал проверяемой организации.

План аудита должен быть доведен до сведения проверяемой организации до начала второго этапа аудита.

Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.

В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией.