Некоторые виды расходов не могут быть оплачены из кассы или безналичным путем с расчетного счета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других юридических лиц или у населения.

Хозяйственные расходы включают: расходы на покупку ОС и МПЗ; канцелярские расходы; почтовые расходы; проездные документы и тому подобное.

Хозяйственные расходы подтверждаются первичными учётными документами.

Первичный учетный документ - это оправдательный документ, оформляемый в подтверждение проведения организацией каждой хозяйственной операции. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. В составе расходов правомерно учитывать затраты налогоплательщика только при наличии надлежаще оформленных первичных учетных документов.       Обязательные реквизиты учетного документа (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

- наименование документа;

- дата его составления;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи названных выше лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

- подтверждающие документы подаются в оригинале;

- по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

- по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

При приобретении ценностей или услуг у юридических лиц или частных предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат:

1. Документы, подтверждающие фактически уплаченную сумму по вышеперечисленным расходам:

- контрольно-кассовые чеки;

- приходно-кассовые ордера.

2. Документы, указывающие на количество и ассортимент приобретенных ценностей, полученных услуг:

- товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара;

- счета-фактуры;

- накладные;

- бланки строгой отчетности;

- акты выполненных работ, оказанных услуг.

При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы служат торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.

Кроме документов, фиксирующих факт и сумму сделки, при оформлении авансового отчета необходимо приложить складскую накладную либо приходный ордер, подтверждающий фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад предприятия. В том случае, когда приобретенные товары, материалы или другие предметы были переданы непосредственно в подразделения организации без оприходования на склад, к авансовому отчету должны быть приложены копии документов с распиской получателей, подтверждающие произведенные расходы.

Таким образом, для правильного отражения операций авансового отчета по списанию с подотчета сотрудника средств, потраченных на приобретение активов либо оплату работ (услуг) сторонних организаций, бухгалтеру необходимо наличие:

- документов, подтверждающих приобретение ценностей, работ (услуг) с указанием их стоимости;

- документов, подтверждающих факты потребления предприятием вышеперечисленных услуг (акт выполненных работ) или поступления ценностей на склад (приходная складская накладная);

- документов, подтверждающих оплату этих расходов.