1. Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования

Нормативные документы:

1. Налоговый кодекс Российской Федерации.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации.

3. Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

4. Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

5. Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов".

6. Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами. В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по договору. Расчеты наличными средствами предприятия осуществляют через подотчетных лиц. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Подотчетные лица – работники, выполняющие свои функции за пределами организации. Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов в размере, определенном действующим законодательством.

«Работник» — лицо, с которым заключается гражданско-правовой договор и трудовой договор. Это означает, что теперь деньги подотчет могут быть выданы не только сотруднику, работающему по трудовому договору, но и по гражданско-правовому договору.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

- на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды;

- на оплату представительских расходов.

Руководителем организации должен быть утвержден перечень (список) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет. Напрямую в законодательстве не содержится такого требования, но об этом указано в многочисленных письмах Минфина России и ФНС России.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Т.е., выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У). Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и ИП; между ИП. При этом расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:

- выдача денег подотчетному лицу;

- расходование данных средств подотчетным лицом.

Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя. А при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

- наличными через кассу;

- на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты или перечислением денежных средств на зарплатную карту.

Корпоративная карта – банковская карта , привязанная к счету организации. Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой , так и кредитной .

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Первичные учетные документы принимаются к учету, когда соблюдаются требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" о документальном оформлении операций.

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств.

Авансовый отчёт

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

При поступлении авансового отчета в нем заполняется расписка (отрывная часть отчета) и передаётся сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Необходимо проконтролировать целевое расходование денег. Для этого нужно посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т.д.

Необходимо убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов.

Удержание подотчетных сумм

Если по каким-либо причинам выданные под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для их возврата, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы. Размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Также ст. 137 ТК РФ установлен срок, в течение которого работодатель вправе произвести удержание. Этот срок составляет один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных сумм. Отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. При этом удержать подотчетные суммы из заработной платы можно только в случае отсутствия возражений со стороны сотрудника. В противном случае работодатель теряет право на удержание этих сумм, и они могут быть взысканы только в судебном порядке. Срок для обращения в суд установлен ст. 392 ТК РФ и составляет один год с того дня, когда подотчетное лицо должно было возвратить деньги или отчитаться о понесенных расходах.

НДФЛ с невозвращённых сумм

Остатки денежных средств, полученные подотчетным лицом и невозвращенные после утверждения авансового отчета, включаются в облагаемый НДФЛ доход не на дату утверждения авансового отчета, а на одну из следующих дат:

- последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что организация приняла решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);

- дата истечения срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию (3 года);

- дата принятия решения о прощении долга и его документального оформления.

То есть если сотрудник не уволился и ему не прощен долг, то включать невозвращенную сумму в облагаемый НДФЛ доход на дату истечения срока давности.