Тема: Учёт расчётов с подотчётными лицами

1. Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования.

Учёт расчётов с подотчётными лицами по служебным командировкам.

Учёт расчётов с подотчётными лицами по хозяйственным расходам.

Учёт расчётов с подотчётными лицами по представительским расходам.

Авансовый отчёт

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

При поступлении авансового отчета в нем заполняется расписка (отрывная часть отчета) и передаётся сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Необходимо проконтролировать целевое расходование денег. Для этого нужно посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т.д.

Необходимо убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов.

Удержание подотчетных сумм

Если по каким-либо причинам выданные под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для их возврата, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации в полном объеме.

В соответствии со ст. 137 ТК РФ невозвращенные подотчетные суммы можно удержать из заработной платы. Размер удержаний не должен превышать 20% причитающейся сотруднику заработной платы (ст. 138 ТК РФ).

Также ст. 137 ТК РФ установлен срок, в течение которого работодатель вправе произвести удержание. Этот срок составляет один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных сумм. Отсчет месячного срока следует производить начиная с четвертого дня после окончания периода, установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. При этом удержать подотчетные суммы из заработной платы можно только в случае отсутствия возражений со стороны сотрудника. В противном случае работодатель теряет право на удержание этих сумм, и они могут быть взысканы только в судебном порядке. Срок для обращения в суд установлен ст. 392 ТК РФ и составляет один год с того дня, когда подотчетное лицо должно было возвратить деньги или отчитаться о понесенных расходах.

НДФЛ с невозвращённых сумм

Остатки денежных средств, полученные подотчетным лицом и невозвращенные после утверждения авансового отчета, включаются в облагаемый НДФЛ доход не на дату утверждения авансового отчета, а на одну из следующих дат:

- последний рабочий день сотрудника в случае его увольнения (при условии, что организация приняла решение не взыскивать сумму долга в судебном порядке);

- дата истечения срока, после которого дебиторская задолженность признается нереальной к взысканию (3 года);

- дата принятия решения о прощении долга и его документального оформления.

То есть если сотрудник не уволился и ему не прощен долг, то включать невозвращенную сумму в облагаемый НДФЛ доход на дату истечения срока давности.

Срок командировки

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования.

Возмещение расходов

Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Работникам при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются: расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; расходы на оформление обязательной медицинской страховки; иные обязательные платежи и сборы.

Расходы на проживание

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение).

Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Суточные

Размер суточных компания должна определять самостоятельно в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Оформление командировки

В настоящее время не требуется составлять служебное задание, командировочное удостоверение, получать у работника отчет о выполненном в командировке поручении (постановление Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки и прибывающих в командировку.

Необходимы следующие документы:

Приказ о командировке

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Этот документ нужно оформить в виде приказа (Т-9). В приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку. А не просто ограничиться общей фразой «посещение организации…». Ведь несмотря на то, что служебное задание составлять больше не надо, письменное обоснование командировочных расходов пригодится на случай проверки.

Авансовый отчет

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Служебная записка

Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте - машине или мотоцикле, - должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. До 8 августа правила требовали оформлять записку только для поездок на личном транспорте. Поэтому возникали вопросы, какие документы нужны, если машина служебная. Теперь же в правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает записка, если работник ездил на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.

Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Помимо служебной записки работник должен предоставить путевые листы и чеки на ГСМ.

Тема: Учёт расчётов с подотчётными лицами

1. Организация расчетов с подотчетными лицами: основные правила и требования.