Некоторые ячейки таблицы могут содержать данные, являющиеся результатом вычисления над данными, расположенными в других ячейках этой же таблице. В этом случае рекомендуется воспользоваться средством, позволяющим проводить вычисления в таблице. Это средство реализуется путем вставки так называемого поля, внутри которого размещается формула.

Вставка поля и размещение в ней формулы осуществляется в результате выполнения команды Формула… (меню Таблица). Соответствующее диалоговое окно показано на Рис. 1.11.

Построение формулы проводится в окне Формула: (см. Рис. 1.11). Вначале в этом окне располагается некоторая формула — ее подставляет Word, анализируя окружение результатной ячейки (контекст). Если формула является той, которая необходима (Word правильно рассчитал), то никаких действий по формированию формулы проводить не требуется — следует лишь закрыть диалоговое окно. В противном случае, в окне Формула: следует сформировать формулу.

Рис. 1.11 Диалоговое окно Формула….

Формула — есть выражение, начинающее со знака "=" и построенное на определенном языке, в алфавит которого входят:

§ функции, расположенные в списке Вставить функцию: (см. Рис. 1.11);

§ арифметические операторы: "+" (плюс), "-" (минус), "*" (умножение), "/" (деление), "^" (возведение в степень);

§ ссылки на ячейки: например, А1, В2 и т.п. Эти ссылки указывают на соответствующие ячейки: первая указывает на ячейку, расположенную в столбце А (столбцы в таблице обозначаются буквами английского алфавита) и строке 1 (строки в таблице нумеруются), вторая на — ячейку, расположенную в столбце В и строке 2;

§ адресные операторы: оператор ":" (двоеточие) задает интервал смежных ячеек;

§ числа;

§ закладки, указывающие на числа (закладка — есть, по существу, поименованное число).

Поле Формат числа используется для указания способа отображения полученного результата: число знаков в дробной части, способ отображения отрицательных чисел и т. п.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. Пусть требуется определить наименьшее из значений, расположенных в таблице:

Введем в результатную ячейку (E1) посредством команды Формула… формулу вида = MIN( A1: D3), в результате выполнения этой команды в ячейке отобразится результат — число 3.

Пример 2. Рассмотрим следующий табличный фрагмент деловой документации.

Требуется автоматизировать процесс получения результата в ячейках столбца Сумма.

Решение. Введем в первую результатную ячейку (E1) посредством команды Формула… формулу вида = PRODUCT( Left) (функция PRODUCT() ищется в списке Функция:, слова Left набираются вручную). Эта формула означает "перемножать все то, что находится слева". Причем в процессе участвуют только числовые данные (Word умеет различать текст и число).

В следующую результатную ячейку (Е2) — приведенная выше формула копируется. В результате в ячейке Е2 формула будет иметь тот же вид (в редакторе Word при копировании ячеек, содержащих формулы, последние не настраиваются на соответствующий контекст — они не изменяются). Однако эта формула, естественно, не изменяет своего смысла — "перемножать все то, что находится слева", который подходит и для рассматриваемой результатной ячейки. Следовательно, эта формула с аргументом Left носит универсальный характер.

В ячейку Е3 посредством команды Формула… введем формулу вида = SUM( ABOVE), носящую такой же универсальный характер, как и рассмотренная выше формула и имеющую смысл "суммировать все то, что находится сверху".

Решение окончено — процесс получения результатных данных в зависимости от исходных значений автоматизирован.

Следует, однако, заметить, что в редакторе Word результат при изменении исходных данных не изменяется автоматически — требуется провести обновление данных.

Для обновление одного поля можно использовать команду Обновить поле, доступ к которой осуществляется через контекстное меню. Для обновления нескольких полей используется функциональная клавиша F9 —требующие обновления поля выделяются, затем нажимается клавиша F9.

Задания

Вариант 1

1. Подготовить таблицу.

ОТЧЕТ О РАБОТЕ ТЕПЛОВОЙ ЭЛЕКТРОСТАНЦИИ

за___________20___ г.

I. Эксплутационные данные

2. Автоматизировать вычисления в таблице.

ВЕДОМОСТЬ

учета оплаты труда

за                20 г.

Вариант 2

1. Подготовить таблицу.

ОТЧЕТ О РАБОТЕ ТЕПЛОВОЙ ЭЛЕКТРОСТАНЦИИ

за___________20___ г.

II. Баланс топлива

«___» ____________20___ г.     Директор (руководитель)______________

2. Автоматизировать вычисления в таблице.

Карточка №

учета материала

Вариант 3

1. Подготовить таблицу.

ОТЧЕТ ЗАВОДА О РАБОТЕ ЛИТЕЙНЫХ ЦЕХОВ

за____________20___ г.