Материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления пользователям Интернета и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
© 2018 - 2024
Лекция № 1
Кнопочная панель Excel
Большинство кнопок в меню Excel аналогичны меню Word. Однако вполне логично, что на панелях появляются новые инструменты, предназначенные для работы с числовыми данными:
· Кнопка быстрого суммирования. При ее нажатии в выделенную вами ячейку будет введена сумма чисел во всем столбце или в выделенном вами диапазоне.
· Кнопка для быстрого создания диаграммы на основе вашей таблицы.
· Кнопка для объединения выделенного вами диапазона ячеек в одну.
· Кнопка установки денежного формата ячеек.
· Установка процентного формата ячеек.
· Преобразование целого числа в формат «с разделителем». Например, 2 – 2,00
· Кнопки увеличения или уменьшения разрядности в текущих ячейках. Например, 0,1 – 0,100 – 0,1000
Навигация по рабочему листу
Для перехода в другую ячейку достаточно щелкнуть по ней. Ячейка станет выделенной. Она всегда окружена темной линией, называемой индикатором активной ячейки. Выделенная ячейка активна и готова для ввода любого текста или чисел.
Для просмотра разных областей листа нужно воспользоваться полосами прокрутки. Если активная (выделенная) ячейка невидима в текущем просмотре листа, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Backspace. Тогда экран переместится к активной ячейке.
Для перемещения по листу можно пользоваться клавиатурой. Перейти в следующую ячейку можно клавишами Enter или Tab.
Ввод данных в ячейки
Для ввода данных в рабочий лист, щелкните по ячейке и начинайте ввод – прямо в «тело» ячейки. Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:
· Нажав клавишу Enter или Tab.
· Щелкнув по кнопке с галочкой в строке формул.
· Щелкнув мышью по другой ячейке.
При вводе данных текст всегда выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому. Выравнивание помогает отличить тип данных в ячейке. Для ввода данных можно также использовать строку формул. Вводимые данные одновременно появляются в ячейке и строке формул над рабочим листом. Данные можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул, либо комбинировать оба метода. Чтобы облегчить ввод данных, можно воспользоваться кнопками в строке формул. Закончив ввод данных, надо нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Ввод строки формул. Можно также щелкнуть по следующей ячейке, в которую требуется ввести данные. Чтобы отменить ввод, надо щелкнуть по кнопке Отмена или нажать клавишу Esc.
Редактирование содержимого ячейки
· Чтобы изменить содержание любой ячейки, поставьте на нее курсор и щелкните левой кнопкой мыши. В строке формул появится текущее значение выделенной ячейки (текст, число или присвоенная ей формула).
· Чтобы отредактировать содержимое какой-либо ячейки, дважды щелкните по ней и переместите курсор к тому месту, где необходимо внести правку. Можно также щелкнуть в строке формул и внести правку здесь. Правка данных рабочего листа во многом подобна правке в большинстве других программ. Так, можно выделить данные и ввести вместо них другие, можно вставить данные в уже существующие, можно удалить данные. Для удаления и исправления данных используйте клавиши Backspace и Delete.
· Чтобы отменить ошибочный ввод данных, щелкните по кнопке Отменить, либо выберите команду Правка / Отменить немедленно после ошибочного действия. Также можно вернуть отмененное действие щелчком по кнопке Вернуть либо командой Правка / Вернуть.
Еще один способ удалить содержимое ячейки – выполнить команду Правка/Очистить. В появившемся подменю выберите команду, относящуюся к удаляемому элементу. Для удаления всего содержимого ячейки выберите команду Все, для удаления форматирования – команду Форматы, для удаления содержимого ячейки с сохранением формата – команду Содержимое.
Выделение ячеек. Диапазон
Диапазон – это прямоугольная область с группой связанных ячеек, объединенных в столбец, строку или даже весь рабочий лист. Диапазоны применяют для решения различных задач. Можно выделить диапазон и форматировать группу одной операцией. Особенно удобно использовать диапазоны в формулах. Вместо ввода в формулу ссылок на каждую ячейку можно указать диапазон ячеек. К тому же диапазонам ячеек можно присвоить особые имена, помогающие сразу понять их содержимое, например, в записи формул.
Чтобы выделить диапазон ячеек с помощью мыши, сделайте следующее:
· Щелкните по первой ячейке диапазона.
· Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите указатель мыши через ячейки, включаемые в диапазон.
· На экране появится выделенный диапазон. Закончив выделение, отпустите кнопку мыши.
Чтобы выделить диапазон с помощью клавиатуры, делайте так:
· Перейдите в первую ячейку создаваемого диапазона.
· Удерживая нажатой клавишу Shift, перемещайте курсор для выделения диапазона.
· Для выделения на рабочем листе нескольких диапазонов, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, выделяйте диапазоны.
Объединение ячеек
Чтобы объединить несколько ячеек в одну (например, для создания «шапки» с заголовком для вашей таблицы), выделите нужную группу ячеек, а затем нажмите на кнопку Объединить и выровнять на кнопочной панели Excel.
Автозаполнение
В Excel возможности автоматизировать процесс заполнения ячеек систематизированными данными. Представьте себе, что вам необходимо разместить в столбце (вертикальной группе ячеек) числа от 1 до 100 или названия месяцев. Совершенно не обязательно набивать их все! Достаточно заполнить две-три первые ячейки столбца и выделить их. Теперь «зацепите» курсором квадратик в правом нижнем углу последней заполненной ячейки (маркер заполнения) и протяните его вниз на необходимое число строк. Программа распознает заданную вами прогрессию и автоматически заполнит все ячейки правильными значениями.
Тот же фокус можно проделать и с одиночной ячейкой – в этом случае ее содержимое будет скопировано во все ячейки, которые вы захватите маркером заполнения. Кстати, двигать его вы можете в обоих направлениях – как по столбцам, так и по строкам.
Другой способ создания заполненного ряда – использование команды Заполнить. Выделите ячейку с записью, а затем перетащите указатель мыши по соседним ячейкам, которые следует заполнить. Затем выберите команду Правка/Заполнить и направление заполнения (вверх, вниз и т. д.).
С помощью диалогового окна Правка/Заполнить/Прогрессия можно точно установить начальное и конечное значения.
Чтобы воспользоваться этим окном, надо:
· Выделить первую ячейку заполняемого ряда и ввести начальные данные.
· Выделить диапазон заполняемых ячеек.
· Выбрать команду Правка/Заполнить/Прогрессия. Появится диалоговое окно Прогрессия.
· В группе Расположение выбрать порядок заполнения по строкам или по столбцам.
· В группе Тип выбрать тип создаваемого ряда (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение – создает ряды записей данных на основе начальной записи, такой как Квартал 1, Квартал 2).
Чтобы выйти из диалогового окна, щелкните по кнопке ОК.
Столбцы и строки
От отдельных ячеек мы можем (и должны) перейти к работе с их группами. Один из видов (произвольно заданный диапазон) мы уже рассмотрели в прошлых главах. Однако гораздо чаще нам приходится работать с другими видами – строками (горизонтальными) и столбцами (вертикальными рядами ячеек).
Выделение строк и столбцов
Выделение строк и столбцов в Excel, как и ячеек, может производиться двумя способами – с использованием мыши и комбинаций «горячих клавиш».
Скрытие столбцов и строк
Удаление столбцов и строк – простая, но очень ответственная операция. Ведь удалить данные очень легко, а вот восстановить потом ошибочно удаленное... Поэтому, если вам требуется на какое-то время удалить из таблицы информацию, ненужные столбцы или строки можно скрыть. Фактически, вы при этом не удаляете их: значения скрытых ячеек все равно будут учитываться в том случае, если они привязаны к своим «коллегам» с помощью какой-либо формулы.
Для того чтобы скрыть строку или столбец, выделите их, вызовите Контекстное меню и выберите пункт Скрыть.
Чтобы восстановить скрытые столбцы или строки, выделите таблицу, щелкнув по угловой левой верхней ячейке, затем вызовите Контекстное меню и выберите пункт Отобразить.
Листы и книги
Сетка из столбцов и строк на экране называется рабочим листом. По умолчанию Excel запускается с тремя рабочими листами; все они сохраняются в одном файле, именуемом рабочей книгой. Преимущество использования рабочей книги состоит в том, что благодаря ей в файле можно хранить несколько электронных таблиц. Это особенно полезно в том случае, если приходится работать с несколькими рабочими листами, в которых содержатся связанные между собой данные, например, объемы продаж или расходы за несколько месяцев. Открыв всего лишь один файл, можно разместить все рабочие листы в одной рабочей книге и перемещаться между этими листами, щелкая мышью по нужному ярлычку. По необходимости в рабочую книгу можно добавить дополнительные листы. В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 рабочих листов. Чтобы активизировать нужный рабочий лист, нужно щелкнуть по ярлычку листа (они подписаны Лист 1, Лист 2 и Лист 3).
Переименование листов
По умолчанию рабочим листам Excel присваиваются имена Лист 1, Лист 2 и т. д. Чтобы лучше представлять данные на листах, их можно переименовывать. Хотя в имени листа можно использовать до 31 символа, рекомендуется присваивать краткие имена – тогда ярлычки листов не будут занимать слишком много места.
Чтобы переименовать рабочий лист, необходимо выполнить следующие действия:
Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку листа, который собираетесь переименовывать.
На экране появится Контекстное меню. Выберите команду Переименовать.
Имя на ярлычке станет выделенным. Введите новое имя (до 31 символа) и нажмите клавишу Enter.
Excel сохранит новое имя на ярлычке листа.
Чтобы быстро переименовать лист, дважды щелкните по ярлычку листа, а затем введите новое имя. Закончив, нажмите клавишу Enter.
Формулы
Разбить лист на ячейки и разрешить пользователям заполнять их – дело нехитрое. Но возможности Excel этим не ограничиваются. Следующая ступень мастерства – связать отдельные клетки с цифрами невидимыми связями с помощью математических формул. А это значит, что при изменении значения одной ключевой клетки автоматически будут пересчитаны значения и во всех ячейках, связанных с ней. Для того чтобы проиллюстрировать эти возможности Excel, попробуем создать формулу, дублирующую встроенный в Excel механизм автозаполнения.
Откроем новый лист и в первую ячейку (А1) внесем цифру 1. Допустим, вы хотите, чтобы число в каждой последующей строке одного столбца было в два раза больше предыдущего. Выделив щелчком вторую клетку столбца с номером А2, отправьте курсор в строку, отмеченную знаком «=» (она находится непосредственно над полем с клеточками и предназначена как раз для записи формул). В строке впишите формулу, устанавливающую зависимость второй клетки от первой. При записи формул необходимо поставить перед ними знак «=», чтобы Excel смог отличить формулу от простой текстовой записи.
=A1*2
После нажатия кнопки ввода во второй клеточке столбца появится число 2. Теперь выделите мышкой клетку, которой мы присвоили формулу, подцепите мышкой правый нижний угол этой клетки и, держа нажатой левую кнопку мыши, потяните ее вниз по столбцу, до тех пор, пока курсор не остановится на клетке с нужным вам номером, например, с номером А64. Теперь, отпустив кнопку мыши, вы присвоите всем выделенным вами ячейкам формулу первоначальной клетки с одной маленькой поправкой: в формуле для каждой новой клетки в столбце будет фигурировать именно ее клетка-предшественница, а не первоначальная клетка А1. Это преобразование Excel выполнит автоматически.
Итак, у вас получился ряд из 64 клеток, в каждой из которых вписано число, вдвое большее числа в предыдущей клетке. Осталось узнать сумму. Как мы помним, это можно сделать, поставив курсор на свободную ячейку под нужным столбцом и нажав кнопку Σ (сумма) на Панели инструментов Excel. Программа моментально рассчитает сумму чисел в столбце и выдаст результат. Но этот простой путь нас уже не устраивает – ведь эту же операцию можно проделать с помощью формулы!
Итак, нам нужно узнать сумму значений ячеек в диапазоне с A1 по A64. Формула на этот случай будет такая:
=СУММ(А1:А64)
Знак «:» используется в Excel для сокращенного обозначения интервала ячеек, то есть, «A1:A64» означает «от ячейки A1 до ячейки A64».
Для того чтобы формула преобразовалась в числовое значение, т. е. в сумму чисел во всех ячейках этого столбца, нажмите клавишу Enter. Теперь в ячейке стоит результат вычислений по заданной вами формуле. Если выделить эту ячейку курсором, то формула отобразится в строке формул. Если в дальнейшем вам потребуется изменить данные в ячейках указанного диапазона, то программа автоматически пересчитает числа по заданной формуле и самостоятельно изменит итоговую сумму. Теперь самое интересное. Для того чтобы вычислить сумму в остальных столбцах, совершенно необязательно проводить те же операции, которые вы выполняли, суммируя данные. Все можно сделать гораздо проще. Выделите курсором ячейку с суммой, «зацепите» маркер заполнения и протяните его через соседние ячейки. После этой операции программа сама скопирует формулу в отмеченные ячейки, соотнесет ее с числами того или иного столбца, автоматически изменяя ссылки, проведет вычисление и мгновенно выдаст вам готовый результат.
Правило построения формул
Как видим, любая формула состоит из нескольких основных частей:
■ Знак равенства (=), с которого обязательно начинается любая формула. Если знак равенства отсутствует, Excel интерпретирует данные не как формулу, а как обычный ввод в ячейку.
■ Значения или ссылки на ячейки, с которыми выполняются расчеты.
■ Операторы (простые математические операции, такие как сложение или умножение).
Операторы Excel
Например, простейшая формула имеет вид:
=А1+А2
Эта формула складывает значения ячеек А1 и А2. При создании формул Excel важно помнить о приоритете операторов.
При обработке формулы Excel выполняет операции слева направо в следующем порядке:
■ Все операции в круглых скобках.
■ Показательные (экспоненциальные) выражения или операторы.
■ Остальные операции согласно правилам арифметики.
Ввод формул
Формулы можно вводить непосредственно в ячейку или строку формул, как текст или число. Простейший способ включить ссылку на ячейку в формулу – щелкнуть по соответствующей ячейке рабочего листа. Вместо ввода в формулу адресов ячеек щелкайте в ячейках рабочего листа и вставляйте операторы, где это необходимо.
Чтобы ввести формулу, выполните следующее:
Выделите ячейку, которая должна содержать формулу, и введите знак равенства (=). Это предупреждает Excel о предстоящем вводе формулы.
Выделите первую ячейку или диапазон, включаемый в формулу. Ссылки на ячейки можно ввести и вручную. Ссылка на ячейку появляется в активной ячейке и строке формул.
Введите оператор, например, знак плюс (+).
Щелкните по следующей ячейке, включаемой в формулу. Опять введите оператор, выделите следующую ячейку и т. д. Продолжайте выделять ячейки и вводить операторы, пока не завершите формулу.
Завершив создание формулы, щелкните по кнопке Enter строки формул. В строке формул появится формула, а в ячейке отобразится результат расчета по формуле.
Редактирование формул
Введенную формулу можно отредактировать в любой момент. Для этого просто выделите ячейку с формулой, щелкните по строке формул и введите нужные изменения. Для выбора новых ячеек и диапазонов можно воспользоваться мышью. Закончив, нажмите клавишу Enter или щелкните по кнопке Enter. Excel выполнит расчеты по формуле и отобразит в ячейке новые результаты. Если вы ввели формулу неверно, с ошибкой, Excel не замедлит известить вас об этом. Рядом с ячейкой, к которой вы привязали ошибочную формулу, появится тревожный восклицательный знак. В отдельных случаях Excel не просто укажет на наличие ошибки, но и расскажет вам о том, что именно вы сделали не так.
Копирование формул
Благодаря относительной адресации ячеек, Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки; при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Выделите ячейку с формулой. Установите указатель мыши на черный квадратик в правом нижнем углу курсорной рамки (указатель примет форму крестика). Нажмите левую кнопку и смещайте указатель вниз, так чтобы смежные ячейки были выделены пунктирной рамкой. Отпустите кнопку мыши. Excel скопирует формулу в нужные ячейки, причем номера строк (столбцов) будут автоматически изменены.
Адреса ячеек в разных листах
При работе с Excel мы можем оперировать не только отдельными ячейками или даже таблицами-листами, но и целыми книгами. И вот представьте себе, что перед нами возникает необходимость «связать» несколько различных таблиц в книгу и снабдить их перекрестными ссылками. То есть результат в ячейке одного листа-таблицы будет напрямую зависеть от ячейки другого. Использовать адреса ячеек в формулах мы уже умеем – но только в пределах одного листа. А как же быть в этом случае? Если вам необходимо использовать ссылку на ячейку в другом листе, включите в формулу его имя, поставив между ним и адресом ячейки восклицательный знак.
Абсолютные и относительные адреса ячеек
Для упрощения копирования и перемещения формул в Excel применяется концепция, известная как относительная адресация. Excel интерпретирует адреса ячеек, введенные в формулу, не как ссылку на их постоянное расположение, а как ссылку на их относительное расположение. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Например, если первые 3 ячейки столбца А заполнены следующими данными:
А1: 50
А2: 100
А3: =А1+А2
то при работе с формулой в ячейке А3 Excel понимает ее не как «взять число из ячейки А1 и прибавить его к числу из ячейки А2». Вместо этого система понимает данную формулу как «взять число из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на две строки выше, и прибавить его к числу из ячейки, расположенной...». При копировании данной формулы в другую ячейку, например, в В3, принцип останется тот же: «взять число из ячейки, расположенной в том же столбце, что и текущая, на две строки выше, и прибавить его к...». То есть, при копировании этой формулы из ячейки А3 в ячейку В3 она автоматически преобразится в формулу =В1+В2. Такой тип ссылок избавляет от необходимости снова и снова вводить одинаковые формулы – их можно просто копировать. Однако, в некоторых формулах необходимо сохранять ссылку на точно указанную ячейку, иными словами, ссылка на ячейку не должна зависеть от расположения формулы на листе. Например, в рабочем листе имеется список товаров с их долларовыми ценами, и есть одна ячейка, например А1, в которой записан текущий курс рубль/$. При создании формулы необходимо всегда ссылаться на ячейку А1, и эта ссылка не должна изменяться при копировании формулы. В таком случае следует применять ссылку иного типа – абсолютную ссылку. Абсолютная ссылка остается неизменной при изменении адреса ячейки с формулой. При помощи абсолютных ссылок можно заставить Excel при копировании формул изменять ссылки на столбцы, но сохранять ссылку на строку постоянной, либо изменять ссылки на строки, но сохранять ссылку на столбец постоянной, либо сохранять постоянными ссылки – как на столбец, так и на строку. Чтобы заменить относительную ссылку на абсолютную, введите знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая должна стать абсолютной.
Примеры:
$А1 Всегда ссылается на столбец А, ссылка на строку может изменяться.
А$1 Всегда ссылается на строку 1, ссылка на столбец может изменяться.
$А$1 Всегда ссылается на ячейку А1.
Ссылки вида А1 называются относительными, вида $А$1 – абсолютными, вида $А1 или А$1 – смешанными.
Чтобы ввести абсолютную ссылку, выполните следующие действия:
Выделите ячейку для формулы и введите знак равенства (=).
Щелкните по ячейке, на которую необходимо установить абсолютную ссылку.
Нажмите клавишу F4. Excel немедленно установит знаки доллара перед буквой, обозначающей столбец, и номером строки в ссылке на ячейку. Знак $ можно ввести вручную.
Продолжайте строить формулу вплоть до завершения, нажимая клавишу F4 для вставки Повторно, нажимая клавишу F4, можно циклически переходить от одного типа ссылок к другим. Введите, например, относительную ссылку С6. Теперь нажимайте клавишу F4 – ссылка будет иметь вид: $C$6, C$6, $C6 и С6.
Функции
Функциями в Excel называются специальные текстовые команды, реализующие ряд сложных математических операций.
Как и операторы, функции могут использоваться при создании формул (собственно говоря, каждая функция уже сама по себе соответствует целой формуле) и значительно упрощают работу с ними.
Например, функция СРЗНАЧ сокращает формулу: =(А1+А2+А3+А4+А5)/5 в формулу: =СРЗНАЧ(А1:А5). Вместо ввода в формулу всей строки адресов ячеек можно воспользоваться диапазоном ячеек.
Воспользовавшись одной из более сотни функций Excel, можно найти квадратный корень числа, вычислить среднее значение ряда чисел, определить число элементов списка, а также многое другое.
Ввод функций
Функции, подобно формулам, начинаются со знака равенства (=). Затем следует имя функции: аббревиатура, указывающая значение функции. За именем ставят набор скобок, внутри которых помещают аргументы функции – значения, применяемые в расчетах. В качестве аргумента применяется отдельное значение, отдельная ссылка на ячейку, серия ссылок на ячейки или значения, либо диапазон ячеек. Каждая функция использует свои аргументы. Например, если ввести функцию: =СУММ(12;25;34) в любую ячейку рабочего листа и нажать клавишу Enter, в данной ячейке немедленно появится ответ – число 71. Если выделить ячейку, где показан ответ, в панели формул можно увидеть введенную функцию.
Простейшим функциям аргументов не нужно вообще. Например, функция =ТДАТА() возвращает текущую дату и время и при этом не требует аргументов. Большинству функций необходимо несколько аргументов, а некоторые могут иметь их до 30 (например, функция СУММ). Если в функции используется несколько аргументов, каждый из них отделяется от следующего точкой с запятой.
Форматы функций
Большинство функций используют в качестве аргументов числа и возвращают результат в числовом виде. Но функции также могут принимать аргументы других типов данных и могут возвращать ответы в виде других типов:
· Числовой. Любое целое или дробное число.
· Время и дата. Эти аргументы могут быть выражены в любом допустимом формате дат или времени.
· Текст. Текст, содержащий любые символы, заключенные в кавычки.
· Логический тип. Примером являются значения ИСТИНА/ЛОЖЬ, ДА/НЕТ, 1/0 и вычисляемые логические значения: 1+1=2.
· Ссылки на ячейки. Большинство аргументов могут представлять собой ссылки на результаты вычислений других ячеек (или групп ячеек) вместо использования в функциях явных значений.
· Функции. В качестве аргумента можно использовать функцию, если она возвращает тип данных, который необходим для вычисления функции более высокого уровня.
Мастер функций
Excel предоставляет два средства, которые намного упрощают использование функций. Это диалоговое окно Мастер функций и инструментальное средство Палитра формул, с помощью которых можно пройти весь процесс создания любой функции Excel.
Для того чтобы выбрать необходимую функцию, откройте диалоговое окно Мастер функций. Это можно сделать двумя способами:
Выберите команду Вставка / Функция.
Щелкните по кнопке Вставка функции, которая находится на Панели инструментов Стандартная.
Все функции Excel подразделяются на категории. Первое, что нужно сделать в диалоговом окне Мастер функций, – это выбрать категорию функции. Каждая категория содержит функции, которые решают определенные задачи. Как только в диалоговом окне Мастер функций выбирается категория, в разделе Функция отображается перечень функций, которые к ней относятся. Обычно назначение функции можно определить по ее названию, но можно также посмотреть на ее краткое описание и справку по ее аргументам. Как только вы выбрали функцию, которую хотите использовать, щелкните по кнопке ОК, при этом появится Палитра формул с выбранной функцией. Палитра формул предоставляет простой способ завершить построение функции без трудоемкой операции поиска всех сведений по функции.
Наиболее часто применяемые функции
Использование вложенных функций
Функции могут быть настолько сложными, насколько это необходимо, и могут содержать в качестве аргументов формулы и другие функции. Например: =СУММ(С5:Е10; СРЗНАЧ(Н10:К10)). Можно использовать до семи уровней вложенности функций. Если этот предел превысить, Excel выдаст ошибку и такую функцию вычислять не будет.
Диаграммы
Далеко не всегда числа в таблице позволяют составить полное впечатление, даже если они рассортированы наиболее удобным для вас способом. Используя имеющиеся в Microsoft Excel шаблоны диаграмм, вы сможете получить наглядную картину данных вашей таблицы, причем, не ограничивая себя в выборе вида диаграммы. По вашему желанию это может быть обычный график или объемная круговая, цилиндрическая, даже экзотическая лепестковая или пузырьковая диаграмма. Microsoft Excel позволяет помещать диаграмму на том же листе, на котором уже находится таблица (в этом случае она называется «внедренная диаграмма»), либо переносить ее на любой другой лист текущей книги (если никаких других данных на этом листе нет, он называется «лист диаграммы»).
Мастер диаграмм
Мастер диаграмм – это пошаговая подсказка, которая позволяет создавать новые и редактировать уже имеющиеся диаграммы. Чтобы вызвать его, нажмите кнопку Мастер диаграмм на Панели инструментов Microsoft Excel.
При работе с диаграммами применяется специальная терминология:
· Ряд данных. Набор взаимосвязанных данных для построения диаграммы.
· Ось. Одна из сторон диаграммы Excel. При построении двухмерной диаграммы горизонтальная ось называется осью Х, а вертикальная – осью Y.
· Легенда. Область внутри диаграммы с информацией о ее элементах.
· Заголовок диаграммы. Имя диаграммы, обычно описывающее ее содержимое.
Чтобы создать диаграмму на основе данных рабочего листа, выполните следующие действия:
Выделите ячейки с данными, включаемыми в диаграмму. (Учтите, что от типа выбранных данных зависит внешний вид диаграммы.) Щелкните по кнопке Мастер диаграмм на Панели инструментов Стандартная.
Появится окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы. Из списка Тип выберите подходящий тип диаграммы.
В области Вид отображается несколько вариантов диаграмм выбранного типа. Щелкните по нужному подтипу.
Чтобы предварительно просмотреть результат, щелкните по кнопке Просмотр результата и удерживайте нажатой кнопку мыши. Появится образец диаграммы выбранного типа, построенный на основе выделенных данных рабочего листа. Закончив просмотр, отпустите кнопку мыши.
Щелкните по кнопке Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы. Данные для построения диаграммы были выбраны на шаге 1, однако в этом окне можно подтвердить информацию. Во вкладке Диапазон данных убедитесь в корректности указанного диапазона ячеек. Если вкралась ошибка, щелкните по кнопке свертывания диалогового окна (в правом конце поля Диапазон), а затем с помощью мыши выделите корректный диапазон ячеек рабочего листа и щелкните по кнопке развертывания диалогового окна (в правом конце поля ввода диапазона). Если диаграмма корректно отображает выбранные данные рабочего листа и нормально выглядит при предварительном просмотре, можно щелкнуть по кнопке Готово. Тогда Excel создаст диаграмму. Если же необходимо добавить какие-нибудь элементы, например, легенду диаграммы, продолжайте работу с Мастером диаграмм.
В группе Ряды установите переключатель В строках или В столбцах, указав Excel желательное расположение данных. В верхней части окна расположена область предварительного просмотра, – она поможет сделать выбор. Например, если при переключателе В строках отображается некорректный рисунок, установите переключатель в положение В столбцах.
Щелкните по кнопке Далее. (Чтобы по ходу работы с Мастером диаграмм внести изменения в ранее установленные параметры, щелкните по кнопке Назад и вернитесь в предыдущее окно. Так, чтобы изменить тип диаграммы, вернитесь с помощью кнопки Назад в окно выбора типа диаграммы.)
Появится окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы. Воспользуйтесь многочисленными вкладками этого окна, чтобы ввести заголовок диаграммы, имена осей X и Y, вставить линии сетки, включить в диаграмму легенду и ввести подписи данных. В зависимости от выбранного типа диаграммы, укажите соответствующие общие параметры.
Щелкните по кнопке Далее. Появится окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы. В этом окне укажите Excel, вставить ли диаграмму на имеющемся (текущем) или на отдельном (новом) рабочем листе.
Щелкните по кнопке Готово. Тогда Excel создаст диаграмму.
В зависимости от вашего выбора, новая диаграмма разместится на текущем или новом рабочем листе. Новая диаграмма появится на рабочем листе вместе с плавающей панелью инструментов Диаграммы.
Вполне вероятно, что появится она совсем не в том месте, где вам хотелось бы. Ничего страшного – диаграмму легко можно перемещать, а также изменять ее размеры. Если вы хотите переставить диаграмму в другое место, наведите на нее курсор таким образом, чтобы появилась надпись Область диаграммы, щелкните левой кнопкой мыши и, удерживая ее, «перетащите» диаграмму в любую часть рабочего поля. Если вам потребуется внести любые изменения в уже готовую диаграмму, нет нужды строить ее заново. Достаточно изменить данные таблицы, на основе которой она была создана, и ваша диаграмма будет автоматически обновлена. Даже если вы захотите, не изменяя, рассортировать ваши данные, например по возрастанию, столбики в диаграмме также выстроятся по росту. Microsoft Excel сделает это самостоятельно.
Форматирование диаграмм
Каждый пользователь Excel в состоянии самостоятельно изменить цвета, стили и художественное представление любого элемента созданной диаграммы. Можно изменять цвета рядов, отдельных точек данных, маркеров данных, области построения, а также текста диаграммы. Можно изменять стиль для любого элемента, содержащего строки или рамки. Наконец, можно изменить вид любого заполненного объекта диаграммы.
Для форматирования цвета, стиля строки или вида любого элемента, выполните следующие действия:
· Щелкните правой кнопкой мыши по элементу, подлежащему форматированию.
· Выберите команду Формат из появившегося Контекстного меню.
· Щелкните по вкладке Вид.
· Установите необходимые параметры в областях Рамка и Заливка.
Сортировка данных
Практически вся информация, с которой вы работаете в электронном редакторе, представляет собой разнообразные списки. В терминологии
Microsoft Excel они называются «списками базы данных». Excel предоставляет возможность сортировать данные внутри таблицы по вашему усмотрению. Для этого выделите курсором нужный диапазон. Затем зайдите в меню Данные на Панели инструментов и щелкните правой кнопкой мыши по команде Сортировка.
В появившемся окне программа сама предложит возможные варианты сортировки. Остается только выбрать нужный вам вариант. В строке Сортировать по выберите нужный вариант и пометьте точкой (щелкнув мышкой по кружку) способ сортировки По убыванию/По возрастанию. Для примера возьмем По возрастанию и нажмем на кнопку ОК. Таблица моментально преобразится. Данные будут рассортированы от меньшего числового значения к большему. Соответственно, изменятся и другие столбцы.
Форматирование таблиц
При помощи форматирования вы сможете сделать свою таблицу не только приятной для глаз, но и удобной для восприятия. Бывает так, что какие-то элементы необходимо выделить. Это легко выполняется при помощи изменения начертания и размера шрифта, выравнивания границ текста, цветового оформления текста и фона, автофигур, объектов WordArt и даже картинок, аналогично тому, как это делается в Word. Кроме того, если вы хотите, чтобы ваши данные имели вид настоящей таблицы, можете использовать границы для визуального разделения ячеек. Помимо знакомых пользователям Word операций, в Excel есть свои инструменты форматирования. Найти их вы сможете в меню Формат/Автоформат.
Автоформат – это замечательный помощник, который избавит вас от необходимости выставлять параметры оформления данных вручную. В базу данных программы заложены разнообразные комбинации изменения вида текста и самой таблицы. Выбрав одну из них, вы сможете единственным щелчком мыши полностью преобразить помещенные в окне данные.
Установка размера столбца
Мы уже говорили, что размер столбцов можно варьировать. Пришло время проверить это утверждение на практике. Если вы хотите, чтобы все столбцы в таблице были одинакового размера, наведите курсор на правую границу верхнего индекса преобразованного столбца так, чтобы из белого объемного креста он превратился в черный крестик, и щелкните один раз левой кнопкой мыши, удерживая ее в этом положении. Появится сообщение с указанием ширины столбца. Теперь наведите курсор на правую границу следующего столбца (С), нажмите левую кнопку мыши и, продолжая удерживать ее, «потяните» границу вправо до тех пор, пока ширина столбца не приобретет нужный вам размер. Но даже эту несложную операцию можно упростить. Выделите курсором столбцы В, С, D и Е, наведите курсор на границу любого из выделенных столбцов и дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Microsoft Excel автоматически изменит ширину каждого столбца, ориентируясь на наибольшую.
Для выделения заголовков (верхнего индекса) столбцов или несмежных ячеек в Microsoft Excel после выделения первого элемента (или одновременно с операцией выделения) нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. Теперь, продолжая удерживать Ctrl, можете выделять остальные необходимые элементы.
Сохранение данных в Excel
Пользователи Word знают: мало создать текст, который отображается на мониторе. Его еще надо сохранить на жестком диске компьютера, чтобы после выхода из программы он не пропал. Это же касается и Excel.
Для того чтобы сохранить вашу работу, выберите в меню Файл команду Сохранить или нажмите соответствующую кнопку на Панели инструментов. В появившемся окне мини-проводника выберите папку, в которую хотите сохранить книгу Microsoft Excel, и напишите в строке Имя файла рабочее название, а в строке Тип файла выберите Книга Microsoft Excel. Нажмите клавишу Enter, и ваша таблица или диаграмма будет сохранена в той папке, которую вы указали в мини-проводнике.
Если вы хотите сохранить уже названный файл под другим именем, выберите в меню Файл команду Сохранить как и в окне мини-проводника исправьте имя файла на новое. Вы можете также сохранить его в любой другой папке на вашем жестком диске или на дискете.
Не забывайте в процессе работы время от времени нажимать кнопку Сохранить на Панели инструментов Microsoft Excel, чтобы избежать потери данных в случае сбоя в работе программы или компьютера. Можете включить функцию автосохранения, которая будет автоматически сохранять этапы вашей работы через заданный вами интервал времени.
Строка состояния.
В этой строке выводится определенная полезная для работы информация, а также результаты некоторых вычислений. При выборе команд меню Сервис, Параметры будет открыт диалог настройки параметров. Щелкнув на ярлычке «Вид», перейдем на нужную вкладку. В группе элементов управления Отображать должен быть установлен флажок «Строка состояния». Следует также установить флажок «Строка формул». Оба названных элемента обязательно должны быть видны при работе с программой.
ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ЭКРАННОГО ИНТЕРФЕЙСА
НАСТРОЙКА ОБЛАСТИ ЛИСТА
На пересечении столбцов и строк находятся ячейки Листа, которые адресуются сцепкой адресов столбца и строки, например А1.
В текущий момент времени одна из ячеек является активной и выделяется черной рамкой — селектором ячейки. Ввод данных возможен только в активную ячейку. Ячейка активизируется либо щелчком мыши, либо клавишами навигации.
При первоначальной загрузке программы на экране видны только первые столбцы и строки Листа, а остальная часть электронной таблицы расположена справа и внизу по отношению к экрану.
Линии сетки обеспечивают лучшую читаемость области электронной таблицы. Полосы прокрутки, расположенные справа и внизу Листа, служат для ускорения листания областей электронной таблицы.
В программе Excel файл, сохраняемый во внешней памяти, имеет структуру Книги, состоящей из Листов. Книга может содержать от 1 до 256 листов, а каждый лист сопровождается ярлыком: Лист 1, Лист 2, ... Лист 256. Ярлыки листов расположены в левой части нижней полосы прокрутки. Ярлык активного листа подсвечен светлым фоном. Активизация листа выполняется щелчком на соответствующем ярлыке.
Добавить Лист:
· щелкнуть на ярлыке Листа, т. е. активизировать Лист, перед которым вставляется новый Лист;
· активизировать команды Вставка, Лист. В результате вставляется лист с очередным нарастающим номером. Удалить Лист:
· активизировать удаляемый Лист;
· активизировать команды Правка, Удалить Лист,
· в появившемся окне предупреждения щелкнуть кнопку ОК;
Лист удален, остальные Листы не перенумеровываются.
Переименовать Лист:
· активизировать Лист, подлежащий переименованию;
· активизировать команды Формат, Лист, Переименовать. В результате ярлык активного листа выделяется темным фоном, т. е. он становится доступным для редактирования;
· переименовать Лист и нажать клавишу Enter.
Можно копировать и перемещать листы в пределах рабочей книги или между книгами.
Переместить Лист в пределах рабочей книги:
· подвести указатель мыши к ярлычку листа, который хотят переместить, нажать и не отпускать левую клавишу мыши.
· Указатель изменит свою форму;
· не отпуская кнопки мыши, переместить указатель влево или вправо, в зависимости от того, куда хотим переместить лист;
· отпустить кнопку мыши и ярлычок листа окажется на новом месте.
Переместить Лист в другую рабочую книгу:
· открыть вторую книгу;
· выбрать в исходной книге лист, который необходимо переместить, щелкнув на нем мышью;
· выбрать команды меню Правка, Переместить/Скопировать. Будет открыт диалог копирования и перемещения.
ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРОГРАММЫ MS - EXCEL
При работе с электронной таблицей используются следующие термины:
· рабочая книга;
· таблица;
· ячейка таблицы;
· строка таблицы;
· столбец таблицы.
Рабочая книга — это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить любые имена. Например, Лист 1 может быть назван Группа 1, а Лист 2 - Группа 2.
Способ отображения рабочей книги и листов на экране может быть различен. При этом книга может быть разделена или не разделена на отдельные листы. Для изменения формы представления рабочего пространства таблицы выбирать команды Вид, Разметка страницы. Каждый лист в книге содержит 256 столбцов и 65536 строк. Количество столбцов и строк таблицы можно изменять. На каждом листе книги может быть создана отдельная таблица.
Электронная таблица — это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.
Ячейка таблицы — это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами — адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.
Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной . Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.
Строка — это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.
Столбец — это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1 означает ссылку на ячейку А1 листа 2.
Столбцы таблицы именуются латинскими буквами (заголовок столбца). Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами от A до Z, далее используются сочетания двух букв АА, АВ, …, ВА, ВВ и т. д. Строки таблицы обозначаются числами (заголовок строки).
Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию :
· ширина ячейки равна 9 разрядам;
· символьные данные выравниваются по левому краю;
· цифровые данные — по правому краю.
ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК ВВОДА
Если во время ввода допущена ошибка, ее можно исправить в режиме Правка, который активизируется:
· нажатием клавиши F2;
· щелчком в строке ввода;
· щелчком в активной ячейке.
Если ошибка в ячейке обнаружена уже после ввода, следует выполнить двойной щелчок на этой ячейке и отредактировать ее содержимое. Если значение введено не в ту ячейку, ее следует очистить, выполнив команды меню Правка, Очистить, Все.
Если при вводе окажется, что данные в ячейках таблицы усечены, нужно увеличить ширину столбца. Для этого требуется:
· установить курсор мыши в верхнюю адресную полосу на линию, разделяющую поля (если так, чтобы он принял форму крестика;
· нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащить крестик вправо.
Аналогично можно изменить высоту строки.
При вводе данных можно автоматизировать выполнение отдельных процессов, используя процедуру копирования.
Изменить или просмотреть формулу (содержимое) в ячейке можно двумя способами: в строке формул, предварительно выбрав нужную ячейку, либо в самой ячейке, щелкнув по ней дважды мышью. Выполнять операции с ячейками и изменять их свойства удобно через контекстное меню.
если нужно ввести одинаковую информацию сразу в несколько ячеек, эту группу ячеек следует выделить, ввести информацию по завершении ввода нажать не клавишу [Enter], а комбинацию клавиш Ctrl и Enter. Введенная информация будет размножена во все выделенные ячейки.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ВВОДА ДАННЫХ
Помимо ручного ввода данных в каждую ячейку таблицы возможно использование метода автозаполнения, что сократит время ввода данных, характеризующихся определенной закономерностью. Excel позволяет заполнять блоки:
· константами числового или символьного типа;
· данными формульного типа;
· данными арифметической или геометрической прогрессии;
· данными типа даты.
ОПЕРАЦИЯ ВСТАВКИ
При выполнении операции вставки новой ячейки необходимо выделить ячейку, перед которой должна быть вставлена еще одна, и выбрать команды Вставка, Ячейки (со сдвигом данных вправо или со сдвигом вниз). При выполнении операции вставки столбца ячеек необходимо выделить столбец, перед которым должен быть вставлен новый, и выбрать команды Вставка, Столбец или Вставка, Ячейки (столбец). При этом формат ячеек вставленного столбца будет таким же, как и у ячеек выделенного столбца. Для вставки строк выделяется строка, выше которой будет вставляться новая. Далее необходимо выбрать команды меню Вставка, Строки или Вставка, Ячейки (строка). Вставленные строки принимают формат выделенных ячеек.
ОПЕРАЦИЯ УДАЛЕНИЯ
При выполнении операции удаления столбца, строки или ячейки нужно выполнить команды меню Правка, Удалить. При этом объект удаляется вместе с содержимым.
ОПЕРАЦИЯ ОЧИСТКИ
При выполнении операции очистки нужно выполнить меню Правка, Очистить, при этом объект очистки не удаляется, а удаляется только его содержимое.
ОПЕРАЦИЯ КОПИРОВАНИЯ
Предполагает использование Буфера обмена. Копирование производится при помощи команд Правка, Копировать, Вставить. Команда Копировать выделенный блок копирует в Буфер обмена. Далее при использовании команды Вставить содержимое Буфера может быть скопировано в любое место документа. Работа команды Вырезать аналогична работе команды Копировать с той лишь разницей, что команда Вырезать удаляет выделенный фрагмент из документа и переносит его в Буфер обмена. На панели инструментов Стандартная находятся кнопки, соответствующие командам Копировать, Вырезать, Вставить.
Варианты операции копирования:
· копирование данных из одной ячейки в другую;
· копирование данных из одной ячейки в блок других ячеек, являющийся частичным столбцом или частичной строкой;
· копирование данных из одной ячейки в прямоугольный блок других ячеек;
· копирование данных их ячеек одного блока в ячейки другого блока;
· копирование блока в блок.
Блоком-источником может быть любой блок таблицы или вся таблица. Размеры блока-получателя не должны быть меньше размеров блока-источника. При копировании информации в смежные ячейки с помощью мыши необходимо установить указатель мыши в нижний правый угол селектора ячейки, имеющей утолщение в виде квадратика черного цвета. Указатель мыши примет вид черного знака плюс (+) и, удерживая левую кнопку мыши, можно перетащить рамку на смежные ячейки только по горизонтали или по вертикали.
Для копирования рабочего листа книги можно использовать мышь. Для перемещения листа книги необходимо установить указатель мыши на ярлычке перемещаемого рабочего листа и нажать левую кнопку мыши. Затем, удерживая левую кнопку мыши, перетащить ярлычок в нужную позицию. Во время перетаскивания указатель мыши принимает форму стрелки с листом бумаги. Если необходимо скопировать рабочий лист, то во время перетаскивания необходимо удерживать нажатой клавишу Ctrl.
ОПЕРАЦИЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ
Для выполнения этой операции необходимо перемещаемый блок выделить и указать левый верхний адрес блока на новом месте. При перемещении блока, ячейки которого содержат значения числового или символьного типа и на которые нет ссылок из ячеек вне этого блока, изменяются только адреса ячеек перемещаемого блока. При перемещении блока, ячейки которого содержат значения числового или символьного типа и на которые есть ссылки ячеек вне этого блока, изменяются адреса ячеек перемещаемого блока и модифицируются ссылки в формулах вне этого блока. При перемещении блока, ячейки которого содержат данные формульного типа со ссылками на неперемещаемые ячейки вне этого блока, адреса ссылок внутри перемещаемого блока не модифицируются.
Внешний вид окна программы Excel может различаться в зависимости от используемой версии и настройки программы.
СЕГОДНЯ ()
При желании узнать сегодняшний день недели введем формулу:
=ДЕНЬНЕД(СЕГОДНЯ()).
Исправления вносятся в строку формул, какие ячейки участвуют в редактировании формулы. Затем следует нажать клавишу «Enter».
Сообщения об ошибках ввода:
· сообщение #ИМЯ? появляется, если программа не распознала имя функции или имя ячейки, используемые в формуле;
· сообщение #ЗНАЧ! свидетельствует о некорректном использовании функции;
· сообщение #ЧИСЛО! появляется при допущенных ошибках с представлением или с использованием чисел;
· сообщение #ССЫЛКА! свидетельствует об ошибках в адресации ячеек.
ССЫЛКИ В ТАБЛИЦЕ MS -ЕХСЕ1
В формулах кроме констант можно использовать и ссылки на ячейки. В процессе вычислений используется значение из ячейки, на которую указывает ссылка. Функциональное различие типов ссылок проявляется при выполнении операций копирования.
Программа позволяет выполнять различные варианты копирования:
· копирование данного из одной ячейки в другую; копирование данного из одной ячейки в блок других ячеек, являющийся частичной строкой или частичным столбцом; копирование данного одной ячейки в прямоугольный блок других ячеек;
· копирование данных из ячейки одного блока в ячейки другого блока;
· копирование данных между листами книги.
Ссылки бывают абсолютными и относительными. Абсолютные ссылки записываются со знаком $. Например: А1 — относительная ссылка; $А$1 — абсолютная ссылка и на строку, и на столбец; $А1 — на столбец ссылка — абсолютная, а на строку — относительная; А$1 — на строку ссылка — абсолютная, а на столбец — относительная.
Пусть в таблице требуется скопировать Формулу из ячейки В5 в ячейку С5. Поскольку в ячейке В5 формула представлена с относительными адресами, то в ячейку С5 скопируется формула = СУММ(С1...С5). То есть относительные адреса скорректируются. Если в ячейку В5 записать формулу с абсолютными адресами, то после копирования в ячейку С5 будет та же формула, что и в ячейке В5, т. е. адреса не изменятся.
По умолчанию копируются и формула, и значение. Если требуется скопировать только значение, то копирование будет производиться через буфер обмена и вместо команды Вставка следует использовать команды Правка, Специальная вставка, а в появившемся окне выбрать кнопку «Значение».
ВЫБОР ФУНКЦИЙ
Кроме названных, предлагаются функции логические, функции для работы с датой и временем, финансовые функции, функции для работы со ссылками и др.
Из математических функций наиболее часто используется функция суммирования. Например, функция СУММ (число 1; число 2; ...) означает суммирование содержимого указанного интервала ячеек. Максимально в функции может быть до 30 аргументов. Ячейки могут быть просуммированы по какому-либо условию. Например, функция СУММЕСЛИ (указывается аргументы — диапазон; критерий; диапазон суммирования).
ФУНКЦИЯ АВТОСУММИРОВАНИЯ
Используется для быстрого подсчета сумм по строке или столбцу. Для этих целей используется кнопка «Автосумма» на панели инструментов. После ее нажатия автоматически анализируется содержимое смежных ячеек таблицы по горизонтали или вертикали и выбираются все ячейки до последней пустой. Ячейки получают пунктирное обрамление, образуется блок, а в самой ячейке появляется формула, описывающая данную функцию. Нажатием клавиши Enter подтверждается ввод функции.
Из текстовых функций назовем, к примеру, функцию СЦЕПИТЬ, которая используется при объединении нескольких текстовых строк в одну. Записывается функция следующим образом:
СЦЕПИТЬ (текст 1; текст 2; ...)
В приведенной функции аргументы текст 1, текст 2 и т. д. означают от одного до 30 текстовых строк или адресов ячеек, содержащих текстовые строки.
Функция ЗАМЕНИТЬ позволяет заменить часть одной текстовой строки символами из другой текстовой строки. Записывается функция следующим образом:
ЗАМЕНИТЬ (старый текст; начальная позиция; число знаков; новый текст)
Функция ПОИСК позволяет найти нужные символы в текстовой строке. Записывается функция следующим образом:
ПОИСК (искомый текст; текст для поиска; начальная позиция)
Финансовые функции являются одной из разновидностей встроенных функций, используются для финансового анализа и решения задач бухгалтерского учета. Некоторые финансовые функции требуют для работы установки пакета анализа или пакета поиска решения.
В таких случаях требуется дополнительная настройка Excel:
· выбираются команды Сервис, Настройка и в результате открывается диалог выбора дополнительных пакетов программы;
· при отсутствии нужных пакетов в списке выполняется дополнительная установка пакета программы Microsoft Office, выбрав недостающие компоненты;
· в списке настроек, выведенном в диалоге, устанавливаются флажки у элементов Пакет анализа и Поиск решения;
· завершается процесс нажатием кнопки «ОК».
Простейшие формулы и сложные формулы, содержащие множество функций, вводятся вручную. Для ввода формул, содержащих функции, может быть использован специальный Мастер вставки функций:
· выбирается ячейка, в которую предполагается вводить формулу;
· после появления курсора для ввода информации в строке формул нажимается кнопка f ( x ) на панели инструментов Стандартная или в строке формул программы;
· в строкe формул автоматически появляется символ «=», и на экране появится первый диалог мастера.
Использование мастера функций помогает избежать ошибок при наборе формулы вручную.
ОПЕРАЦИИ ОФОРМЛЕНИЯ В ТАБЛИЦЕ MS - EXCEL
Линии, разграничивающие ячейки на рабочем листе, призваны облегчить работу, однако они не всегда нужны. Поэтому разделительные линии сетки можно «стереть» и при воспроизведении на экране, и при выводе на печать. Имеется возможность выключения линий раздела только при печати, оставив их видимыми на экране. Эти действия можно выполнить, выбрав команды Сервис, Параметры, Вид. В середине окна диалога находится группа Параметры окна. Флажок в переключателе Сетка необходимо выключить, чтобы удалить изображение разделительных линий на экране.
Другие опции вкладки Вид:
· режим «Формулы». При выборе режима вместо полученных значений в ячейках будут выводиться формулы;
· режим «Горизонтальная/Вертикальная полосы прокрутки». С его помощью производится включение /выключение полос прокрутки;
· режим «Ярлыки листов». С его помощью производится включение/выключение изображения ярлыков листов.
Режим «Ширина колонок и высота строк»
Возможны несколько способов изменения ширины столбца и высоты строки — с помощью команды Формат и с помощью мыши. Для изменения ширины столбца выбираются команды Формат, Столбец, Ширина...
Для изменения ширины столбца с помощью мыши необходимо установить указатель мыши на границу столбцов (между именами) и перетащить границу на необходимое расстояние.
Для изменения высоты строк выбирают команды Формат, Строка, Высота. Чтобы изменить высоту строки с помощью мыши, необходимо установить указатель мыши на границу строк (между номерами) и перетащить ее на необходимое расстояние (при изменении высоты строк).
ВЫДЕЛЕНИЯ В ТАБЛИЦЕ
· Выделить строку или столбец — щелкнуть на заголовке строки или столбца;
· выделить блок ячеек — нажать кнопку мыши на первой ячейке интервала и, не отпуская кнопки мыши, протянуть курсор до последней ячейки, отпустить кнопку мыши. Другой способ: выделить первую ячейку интервала, нажать клавишу Shift и, используя клавиши со стрелками, распространить выделение по всем нужным ячейкам;
· выделить все ячейки на листе — щелкнуть кнопку «Выделить все» — прямоугольник в верхнем левом углу рабочего листа на пересечении полос заголовков строк и столбцов.
ИЗМЕНЕНИЯ ШИРИНЫ СТОЛБЦОВ
· Выделить блок или несколько столбцов (либо щелкнем по кнопке «Выделить Все» при изменении ширины всех столбцов);
· протащить с помощью мыши правую границу заголовка столбца до тех пор, пока столбец не станет нужной ширины;
· в меню Формат выберем команды Столбец, Ширина;
· выбрать команду Ширина Столбца из контекстного меню, если столбец был выделен. Ввести число в поле Ширина Столбца и нажать кнопку «ОК».
ИЗМЕНЕНИЯ ВЫСОТЫ СТРОК
· Выделить строку или несколько строк (либо щелкнем по кнопке «Выделить Все» при изменении высоты всех строк);
· протащить с помощью мыши нижнюю границу заголовка строки до тех пор, пока строка не станет нужной высоты;
· в меню Формат выбрать команды Строка, Высота;
· выбрать команду Высота Строк и из контекстного меню, если строка была выделена. Ввести требуемое число в поле Высота строки и щелкнуть кнопку «ОК».
Пример.
Пусть требуется построить график функции У=Х2 для Х=( 1,2,...20).
Для этого необходимо:
· заполнить диапазон ячеек А1: А20 значениями Х=( 1, 2... 20);
· заполнить диапазон ячеек В1:В20 формулами У=Х2 (=А1*А1);
· выделить диапазон данных А1:В20 и нажать кнопку «Мастер диаграмм» на панели инструментов;
· на шаге 1 мастера выбрать тип графика, его вид и нажать кнопку «Далее»;
· на шаге 2 мастера отображается диапазон ячеек и порядок применения данных. Выбрать позицию «в столбцах» и нажать кнопку «Далее»;
· на шаге 3 вводится название диаграммы, осей координат, после чего нажать кнопку «Далее»;
· на шаге 4 запрашивается место размещения диаграммы. После указания места нажать кнопку «Готово». В результате будет построен график и выведена панель инструментов диаграммы, с помощью которой можно манипулировать построенным графиком.
ТИПЫ ДИАГРАММ
В Excel можно построить внедренные диаграммы и диаграммы на отдельных листах диаграмм.
Внедренные диаграммы создаются на рабочем листе рядом с таблицами, данными и текстом. Внедрение диаграмм имеет смысл при создании отчетов, для демонстрации диаграмм рядом с данными, по которым они построены. Перед внедрением диаграммы необходимо подготовить место, вставив строки, столбцы или ячейки.
Для работы с диаграммой отдельно от данных на рабочем листе можно построить ее на отдельном листе диаграмм. Этот лист помещается в активную рабочую книгу и сохраняется вместе с ней. Диаграмма на отдельном листе удобна, если, например, нужно вывести ее на печать.
Если выделить данные и нажать клавишу F 11, Excel создает диаграмму на листе диаграмм, используя тип диаграммы по умолчанию.
Гистограммы. В качестве маркеров используются вертикальные столбцы, чтобы создать впечатление отдельных измерений, относящихся к разным интервалам времени. Категории располагаются по горизонтали, а значения - по вертикали. Этот тип диаграмм будет лучшим выбором, если отображается информация, собираемая через регулярные интервалы времени.
Линейчатые. Очень похожи на гистограммы за исключением того, что осью категорий является вертикальная ось (Y), а осью значений - горизонтальная ось (X). Используются в основном для сопоставления отдельных значений в определенный момент времени. Горизонтальное расположение полос позволяет подчеркнуть положительные или отрицательные отклонения от некоторой величины. Линейная диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.
Графики. Отображают зависимость данных (ось Y) от величины, которая меняется с постоянным шагом (ось X).
Круговые. Отображают соотношение частей и целого. Строятся только по одному ряду данных, первому в выделенном диапазоне. Эту диаграмму следует использовать, когда компоненты в сумме составляют 100%. Сектора круговой диаграммы можно выдвинуть из общего круга, чтобы подчеркнуть точки данных, которые они отображают. Трудно делать сопоставление частей круговой диаграммы, если их больше пяти. Для облегчения работы с маленькими долями диаграммы в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем разбить их в отдельную диаграмму рядом с основной.
Точечные. Предназначены для демонстрации тенденции изменения данных при неравных интервалах времени или других интервалах измерения, отложенных по оси категорий. Используются для представления дискретных измерений по осям X и Y. Многие научные и технические данные представляются точечными диаграммами.
Диаграммы с областями. Позволяют проследить непрерывное изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда в эту сумму.
К ольцевые. Сравнивают вклад частей в целое, однако, в отличие от круговых диаграмм, в них могут быть представлены два и более ряда данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных. Когда необходимо различать точные процентные соотношения, лучше использовать гистограмму с ее осью значений.
Лепестковые. Используются, чтобы показать соотношения отдельных рядов данных, а также одного определенного ряда данных и всех остальных рядов. Каждая категория имеет собственную ось координат. Точки данных располагаются вдоль луча. Линии, соединяющие точки данных одного ряда, охватывают площадь, характеризующую совокупность значений в этом ряду. Трудны для восприятия и интерпретации.
Поверхности. Подобно топографическим картам показывают низкие и высокие точки поверхности. Это превосходный способ наглядного представления высоких и низких значений в наборе данных, который зависит от двух переменных. Форматы предлагают объемные отображения в виде каркаса и в виде поверхности. Диаграмма с поверхностью представляет собой натянутую на точки поверхность. Одинаковым цветом закрашены области, принадлежащие одному интервалу величин по вертикальной оси значений (Z). На диаграмме в виде проволочного каркаса проще сравнивать точки данных, которые могут быть скрытыми на диаграмме с поверхностью. Цветная контурная диаграмма и контурная диаграмма являются проекциями поверхности на плоскость и служат как бы топографическими картами, на которых изменения в высоте по оси значений обозначены только цветом или только контуром Диаграмму с поверхностью можно поворачивать и видеть ее с разных точек зрения. Для этого нужно щелкнуть по одному из углов на любой оси диаграммы. После появления черных маркеров во всех углах области построения можно перетаскивать любой из них до получения желаемого ракурса.
Третье значение представляется размером пузырька. Для построения пузырьковой диаграммы необходимо три строки или столбца значений: один - для значений по оси X, один — для значений по оси Y и один - для размера пузырька. Можно использовать, например, для сравнения цены, сроки эксплуатации и количество выходящих за это время из строя компьютеров.
Биржевые. Используются для отображения изменения курса акций во времени. Можно отображать следующие данные:
· самый высокий курс, самый низкий курс и курс закрытия;
· курс открытия, курс закрытия, самый высокий курс и самый низкий курс;
· объем, высокий курс, низкий курс и курс закрытия;
· объем, курс открытия, высокий курс, низкий курс и курс закрытия.
Пузырьковые. Позволяют отображать на плоскости наборы данных из трех значений. Первые два значения откладываются по оси категории (X) и по оси значений (Y) так же, как и при построении XY-точечных .
При выборе одного из форматов биржевой диаграммы, который отображает вместе с курсами и объем, создаются две оси значений: одна - для объема, представляемого на диаграмме столбцами, другая - для курсов, изображаемых вертикальными линиями.
Цилиндрические, конические, пирамидальные. Объемные варианты гистограмм и линейчатых диаграмм. Маркеры, используемые в диаграмме, придадут эффект всей диаграмме. Однако эти виды диаграмм не добавляют новой информации к представлению данных на обычных объемных диаграммах.
Редактирование Заголовка
Редактирование Легенды
Активизировать область Легенд;
вызвать меню редактирования и активизировать строку Формат легенды так же, как и для области Заголовка;
в появившемся окне <Формат легенды> вкладки Вид и Шрифт идентичны этим же вкладкам окна Формат заголовка;
активизировав вкладку Размещение, можно просмотреть влияние флажков в группе Размещение на местоположение рамки с легендами;
оставить флажок в строке Справа посередине;
закрыть окно <Формат легенды Х
Установить курсор в центр круга диаграммы и, щелкнув левой клавишей мыши, выделить ее;
внутри рамки щелкнуть правой клавишей, в результате появляется меню редактирования;
активизировать строку Формат рядов данных и в появившемся окне ознакомиться с возможностями, предоставляемыми вкладками: Вид, Ось, Подписи данных, Параметры;
закрыть окно;
вызвать меню редактирования, активизировать строку Тип диаграммы (возможно внесение изменений), затем окно <Исходные данные > (возможно внесение изменений).
Лекция № 1
Понятие, назначение и возможности электронных таблиц
Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы, в ячейках которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор. Электронные таблицы нашли широкое применение не только в экономических и бухгалтерских расчетах, сфера их применения значительно шире.
Назначение электронных таблиц
· Подготовка табличных документов, обработка сводок, составление реестров и прочих документов;
· проведение анализа с использованием механизмов поиска и сортировки данных;
· проведение однотипных расчетов над большими наборами данных;
· создание баз данных;
· автоматизация процесса вычислений;
· построение диаграмм и графиков по имеющимся данным и другие работы.
Возможности электронных таблиц
· многовариантность выполнения операций, т. е. обработка информации несколькими способами. Задача пользователя — выбрать для себя наиболее удобный.
· быстрый доступ к наиболее часто используемым функциям обработки, сконцентрированным в контекстном меню. Доступ к наиболее часто используемым командам с помощью пиктографического меню, расположенного под строкой главного меню.
· наличие разнообразных средств, с помощью которых пользователь может оформить и модифицировать экран и таблицы. Например, разбивать экран на несколько окон, фиксировать заголовки строк и таблиц, создавать шаблоны рабочих листов, используемых для создания бланков писем, факсов, различных фирменных документов;
· наличием встроенных функций для работы с базами данных, списками, датами и временными значениями; функциями для инженерных, математических, текстовых, финансовых, логических и других расчетов.
· построения различного типа диаграмм и графиков.
Понятия и определения программы MS - EXCEL
При работе с электронной таблицей используются следующие термины:
· рабочая книга;
· таблица;
· ячейка таблицы;
· строка таблицы;
· столбец таблицы.
Рабочая книга — это основной объект электронной таблицы. Таблица состоит из рабочих листов, лист может содержать одну или несколько таблиц. Количество листов рабочей книги может быть любым, по умолчанию их обычно три. Листы можно создавать, удалять, перемещать, переименовывать и т.д. Листы книги пронумерованы цифрами, но им можно присвоить любые имена. Например, Лист 1 может быть назван Группа 1, а Лист 2 - Группа 2.
Способ отображения рабочей книги и листов на экране может быть различен. При этом книга может быть разделена или не разделена на отдельные листы. Для изменения формы представления рабочего пространства таблицы выбирать команды Вид, Разметка страницы. Каждый лист в книге содержит 256 столбцов и 65536 строк. Количество столбцов и строк таблицы можно изменять. На каждом листе книги может быть создана отдельная таблица.
Электронная таблица — это создаваемый документ, который состоит из строк и столбцов.
Ячейка таблицы — это элемент, расположенный на пересечении строк и столбцов. Каждая ячейка характеризуется своими параметрами — адресом, содержанием, значением, форматом. В ячейках таблицы могут храниться числа, текст, формулы.
Ячейка, с которой работаем в данный момент, называется активной . Она выделена жирной рамкой. Для активизации ячейки надо щелкнуть на ней мышью.
Строка — это ряд ячеек таблицы, расположенных по горизонтали.
Столбец — это ячейки, расположенные по вертикали. В таблице строки и столбцы пронумерованы. Адрес ячейки обозначается указанием номера строки и номера столбца, на пересечении которых она находится. Например, ячейка В5. При ссылке на другой лист дополнительно указывается имя листа. Так, запись Лист2! А1 означает ссылку на ячейку А1 листа 2.
Столбцы таблицы именуются латинскими буквами (заголовок столбца). Столбцы с первого по двадцать шестой обозначаются буквами от A до Z, далее используются сочетания двух букв АА, АВ, …, ВА, ВВ и т. д. Строки таблицы обозначаются числами (заголовок строки).
Свой собственный адрес имеет каждая отдельная ячейка: он состоит из номера столбца и строки, которым она и принадлежит. Имена ячеек образуются буквой столбца, а затем номер строки. Адрес каждой ячейки находится в левом верхнем углу окна программы слева от строки формул в поле имени.
Параметры ячейки таблицы, принимаемыми по умолчанию :
· ширина ячейки равна 9 разрядам;
· символьные данные выравниваются по левому краю;
· цифровые данные — по правому краю.
Дата: 2019-12-10, просмотров: 281.