Основу моделирования деятельности предприятия или его структурной единицы составляет графический язык описания бизнес процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Цель модели AS-IS определение наиболее слабых и нерациональных участков работы предприятия. Для изучаемого объекта модель AS-IS была построена на основе изучения документооборота организации, опроса работников предприятия.

Обобщенная модель AS-IS деятельности ООО «Эком» приведена на рис. 1.1, 1.2.

Концептуальная диаграмма «Деятельность предприятия» представляет собой самое общее описание деятельности организации и ее взаимодействия с окружающей средой. Она нужна для того, чтобы представить, какое место занимает деятельность инженера АСУ в общей деятельности организации.

Деятельность отдела АСУ относится к деятельности по обеспечению предприятия необходимым оборудованием, средствами производства и управления. В связи со спецификой деятельности на предприятии имеется большое количество компьютерной техники различного уровня сложности и качества (более 60 единиц). Вопросами технического обслуживания парка компьютерной техники занимается отдел технического обеспечения (ОТО). Техническое обслуживание парка оргтехники предприятия включает замену сломавшихся компьютерных плат, профилактическое обслуживание компьютеров, замену износившихся картриджей на принтерах и ксероксах, обновление картриджей (добавление порошка, замена ленты) и пр.

Рисунок 1.1 – Концептуальная диаграмма деятельности предприятия

Рисунок 1.2 – Детализация концептуальной диаграммы предприятия

В круг обязанностей инженера АСУ входит решение широкого круга разнообразных задач, связанных с учетом самых разнообразных ресурсов компьютерного парка и расчетом тех или иных параметров по ним:

- учет закупки оргтехники и расходных материалов к ней;

- постановка оргтехники на учет и списание;

- учет перемещения техники по подразделениям предприятия;

- учет производимых ремонтов, замены частей, профилактики;

- учет заправки принтеров, ксероксов и другого печатающего оборудования;

- учет картриджей и их заправка;

- учет закупки и выдачи расходного материала в подразделения предприятия;

- получение всевозможных отчетов и аналитических форм;

- планирование деятельности службы обслуживания оргтехники.

Таким образом, функциональную модель деятельности инженера АСУ можно представить с помощью следующей модели, изображенной на рис. 1.3.

Рисунок 1.3 – Функциональная модель деятельности отдела АСУ

Основные участники процесса учета, анализа и планирования оргтехники на предприятии:

- инженер по обслуживанию оргтехники;

- менеджер по закупке материальных ресурсов;

- бухгалтер;

- заведующий отделом обслуживания оргтехники.

В настоящее время на предприятии один сотрудник может выполнять несколько ролей, например инженер по обслуживанию оргтехники может совмещать функции обслуживания оргтехники с функциями закупки оборудования и комплектующих изделий.

Поскольку учет оргтехники инженером АСУ ведется не только по компьютерам, но и по его комплектующим и установленному программному обеспечению, то инженеру АСУ приходится вести большой объем учетной информации, для чего он использует в настоящее время табличный редактор Excel. Как результат, учет инженером АСУ ведется неполный, не все операции по замене запчастей своевременно регистрируются. Отсутствуют аналитические возможности, что не позволяет эффективно размещать и использовать имеющиеся ресурсы оргтехники.

Отсутствие средств автоматизации учета парка ресурсов оргтехники не позволяет в полном объеме проводить своевременный учет и контроль состояния ресурсов компьютерного парка. Отсутствие аналитических возможностей в существующей системе учета ресурсов компьютерного парка лишает руководство возможности аргументировано планировать обновление и расширение компьютерного парка – оно выполняется от случая к случаю и необоснованно.