Во время создания, согласования, использования документы хранятся в папках исполнителей в неподшитом виде. Для их систематизации удобно применять прозрачные пластиковые пакеты с системой крепления в папки — файлы. Электронные документы (документы в цифровой форме) в этот период хранятся на жестких дисках компьютеров или на съемных носителях (дискетах, флеш-картах и др.). Структура папок и файлов, независимо от используемого носителя, для предотвращения путаницы должна соответствовать структуре заголовков в номенклатуре дел. Допустимо не использовать длинные заголовки, а ограничиться индексами номенклатуры дел. Поскольку документы хранятся не один год, целесообразно к индексу электронной папки добавлять обозначение года, например: 32-08/2007.

Хранение уже исполненных документов и копий отправленных документов осуществляется в большинстве случаев в подшитом виде в папках-скоросшивателях различных конструкций, регламентация касается только правил оформления обложек этих папок. Чертежи, другие документы, подшивка которых может уничтожить часть текста или испортить сам носитель, например почетные дипломы, целесообразно хранить в неподшитом виде в специальных (с клапанами и завязками) папках, обеспечивающих их сохранность, и коробках.

Хранение документов в цифровой форме (электронных версий) целесообразно осуществлять на съемных носителях в специально для них предназначенных упаковках, например в коробках для CD-дисков, поскольку в настоящее время этот носитель наиболее технологичен для записи и хранения документов.

При заведении дела оформляется обложка папки или специальный бланк, который наклеивается на обложку дела. Оформление лицевых вкладышей к коробкам, в которые помещают CD-диски, аналогично оформлению обложек папок для бумажных документов.

На обложке указывается следующее:

- полностью в именительном падеже наименование организации и структурного подразделения, в котором заводится дело¹;

- индекс дела по номенклатуре дел;

- при заведении следующего тома дела номер тома на первом и последующих томах указывается его заголовок, который полностью переносится из номенклатуры дел, так же как и сведения о сроке хранения дела.

1.6. Учёт дел длительного и постоянного сроков хранения

Для оперативного (текущего) хранения дел используют разнообразные средства хранения — от традиционных канцелярских деревянных и металлических полок, шкафов, сейфов до специальных элеваторных картотек. Дела (и единицы хранения) располагаются в них в соответствии с номенклатурой дел. Там же, например на внутренних поверхностях дверей, для быстрого поиска закрепляют и соответствующий раздел номенклатуры дел.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения оценки информационной ценности и определении сроков хранения различных функциональных групп документов:

- изобретений и открытий;

- документов с повторяющейся информацией;

- научно-технической документации;

- производственных автоматизированных систем управления;

- редакционных документов и т.д.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех организаций независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой в этих перечнях, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни за счет дополнения типовых перечней специфическими документами своей отрасли; все они обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2000 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (1988 г.).

Действующий Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроки их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:

1) организация системы управления;

2) планирование деятельности;

3) финансирование деятельности;

4) учет и отчетность;

5) экономические, научные, культурные связи;

6) информационное обслуживание;

7) трудовые отношения;

8) кадровое обеспечение;

9) материально-техническое обеспечение деятельности;

10) административно-хозяйственные вопросы;

11) социально-бытовые вопросы;

12) деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи указанного Перечня могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» указанного Перечня содержит пункты от «а» до «п»:

а) ценных бумаг — постоянно;

б) договоров, контрактов, соглашений — 5 л. ЭПК;

в) основных средств — 5 л. и т.д.

Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и соответственно срок хранения, к которому относятся конкретные документы.

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.

В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может быть оставлен без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др.

ТРЕБОВАНИЯ ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ

Общие положения:

· К работе за компьютером допускаются лица, ознакомленные с данной инструкцией по технике безопасности и правилам поведения.

· Работа учащихся за компьютером разрешается только в присутствии преподавателя.

· Во время занятий посторонние лица могут находиться в помещении только с разрешения преподавателя.

· Во время перемен между уроками проводится обязательное проветривание компьютерного кабинета с обязательным выходом учащихся.

· Помните, что каждый учащийся в ответе за состояние своего рабочего места и сохранность размещённого на нём оборудования.