Поможем в ✍️ написании учебной работы

Имя

Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой

Выберите тип работыЧасть дипломаДипломная работаКурсовая работаКонтрольная работаРешение задачРефератНаучно - исследовательская работаОтчет по практикеОтветы на билетыТест/экзамен onlineМонографияЭссеДокладКомпьютерный набор текстаКомпьютерный чертежРецензияПереводРепетиторБизнес-планКонспектыПроверка качестваЭкзамен на сайтеАспирантский рефератМагистерская работаНаучная статьяНаучный трудТехническая редакция текстаЧертеж от рукиДиаграммы, таблицыПрезентация к защитеТезисный планРечь к дипломуДоработка заказа клиентаОтзыв на дипломПубликация статьи в ВАКПубликация статьи в ScopusДипломная работа MBAПовышение оригинальностиКопирайтингДругое

Нажимая кнопку "Продолжить", я принимаю политику конфиденциальности

ВВЕДЕНИЕ

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.

Условия хранения документов.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Размещение документов в архиве.

Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.

Уничтожение документов

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

ТРЕБОВАНИЯ ПО ТЕХНИКЕ БЕЗОПАСНОСТИ

Общие положения:

· К работе за компьютером допускаются лица, ознакомленные с данной инструкцией по технике безопасности и правилам поведения.

· Работа учащихся за компьютером разрешается только в присутствии преподавателя.

· Во время занятий посторонние лица могут находиться в помещении только с разрешения преподавателя.

· Во время перемен между уроками проводится обязательное проветривание компьютерного кабинета с обязательным выходом учащихся.

· Помните, что каждый учащийся в ответе за состояние своего рабочего места и сохранность размещённого на нём оборудования.

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работу, выполняемые работниками управления аппарата. Все они разработаны Центральными бюро нормативов по труду Москвы 1988г.

Единые нормы времени на машинописные работы предназначены для организации нормирования и учета труда машинисток при сдельной зарплате труда. При повременной системе оплаты единые нормы могут быть использованы для определения нормированного задания, расчета, численности, исполнителей, а также планированию машинописных работ. Учёт выполняемых машинописных работ ведётся постранично. «Учётной страницей» считается нормально заполненная страница, напечатанная на писчей бумаге с оригинала, с которого печатается материал Ф А4 (210х297). В единых нормах времени на машинописные работы предусмотрены действующие сегодня три вида интервала – 2; 1,5; 1. Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка

 

 

(2450 знаков) через 1,5 интервала; 58-61 строка (3630 знаков) через 1 интервал. С учётом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В «Единых нормах времени на машинописные работы» по состоянию оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

1 группа – письмо текстов с рукописного оригинала;                          

2 группа – письмо текстов с рукописного оригинала с незначительными поправками;

3 группа – письмо текстов с непонятного оригинала с множеством поправок и исправлений.

Группу сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если вы вводите текст с рукописного оригинала. В нормах учтено время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, равное 3%, отдых и личные надобности, что составляет 11% от оперативного времени.

Нормы времени указаны в минутах для всех видов работ на одну нормально заполненную страницу, а нормы выработки в страницах – на смену, продолжительностью 8 часов.

Таблица 1

Норма времени для заполнения машинописной страницы

 

Группы сложности оригинала	Размеры интервалов
	2		1,5		1
	Нормы времени (мин.)	Нормы выработки (стр.)	Нормы времени (мин.)	Нормы выработки (стр.)	Нормы времени (мин.)	Нормы выработки (стр.)
1	9,00	55	11,9	42	17,6	28
2	11,7	42	15,4	32	22,8	22
3	13,5	36	18,0	27	17,0	18

 

В целях правильного определения объема машинописных работ необходимо определить плотность заполнения напечатанных страниц. Среднюю степень

заполнения страницы определяют путём подсчёта количества печатных знаков (ударов) в странице:

_{С =} (а1+а2+……а n ) _{:1860 (2450,3630),}

        ^к

где С – средняя степень заполнения страницы; а1=а2……….аn – количество знаков в странице; К – количество страниц.

    Письменная экзаменационная работа напечатана на 18 страницах без вертикального графления с оригинала 1 группы сложности через 1,5 интервала, среднее количество ударов в странице получилось С=0,6, определяем степень заполнения страницы по формуле:

_{С =} 23787_{: 2450 = 0,6,}

    ¹⁵

где 2450 – количество знаков в странице, напечатанной через 1,5 интервала.

_{t =} 11.9 * 15_{= 2,97 час.}

       ⁶⁰

На выполнение письменной экзаменационной работы потребовалось 2, 97 час.

Заработная плата рассчитывается, исходя из среднечасовой тарифной ставки.

Определяем часовую тарифную ставку:

 _{ЗПч =} ЗП_мес, где ЗП_мес – месячная заработная плата, руб.

       ^К

К – среднее количество часов в месяце

_К=1992 _{= 166; ЗПч =} 2240_{=13,49 за 1 час.}

   ^{12                        166}

Таким образом, заработная плата за 2,97 часа составит:

ЗП = 2,97 ^. 13,49 = 40,06 рублей

 

Заключение

Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.

Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специ­алистов и других служащих. — М, 2000.

2. Корнеев И. К. Деловая переписка и образцы документов : учебно-прак-тич. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — М., 2005.

3.Кузнецова Т. В. Секретарское дело. — М., 2002.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. - М., 2003.

4.Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере /Л. В. Павлюк, Н.И.Воробьев. — М. ; СПб., 1997.

5.Пшенко А. В. Делопроизводство : практич. пособие / А. В. Пшенко, Л.А.Доронина. — М., 2004.

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов

Быстрый доступ.

Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного вам документа.

Условия хранения документов.

Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность документов обеспечит правильный температурный и влажностный режим (17-19 °C и относительная влажность 50-55%). Размещение документов в архиве.

Юридическая ценность документов, хранящихся в архиве организации, неодинакова. А поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно хранить более тщательно, а также ограничить доступ к ним.

Уничтожение документов

Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов.

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации – дело нескольких минут.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Понятие документального и архивного фонда организации

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

- документы текущего управления;

- документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально* культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации.

В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.

Основные правила работы архивов организаций' содержат значительное количество положений, направленных на регламентацию оперативного хранения документов в документационном обеспечении организаций, и среди них:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

- правила формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

- порядок передачи дел из структурных подразделений в архив.

Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами.

В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.