Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов и специфических критериев, имеющих на практике различное, но от этого не менее важное значение.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

С точки зрения значения и ценности можно выделить следующие группы документов:

1) документы, необходимые только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание;

2) документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д. Эти документы не теряют своего значения значительно дольше и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они в конечном счете утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют интерес только для конкретного индивидуума. Достойные внимания сами по себе, в силу массовости они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли за интересующей будущих исследователей современности;

3) документы, созданные специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм. Они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация;

4) документы, содержащие нормативно-методическую базу и имеющие большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания;

5) документы, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь. Они имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца указанных документов;

6) документы, относящиеся к памятникам истории и культуры. Наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи они должны храниться максимально долго, в идеале — бессрочно, или по архивной терминологии — постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но в таком случае они переходят в разряд памятников истории и культуры.

В организациях для проведения коллективного определения ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе делопроизводственных служб, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов в сфере ДОУ создаются экспертные комиссии (ЭК).В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся кроме перечисленных рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются прежде всего:

- номенклатура дел организации;

- описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

- акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

- комплексы документов — бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях — на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

- предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.