В предыдущей главе мы сделали вывод о том, что в подготовке и организации выставочной деятельности ООО «Натали-турс» существует ряд недоработок. В 2009 году руководство ООО «Натали-турс» приняло решение участвовать в престижной международной выставке «Туристический клуб - 2009», которая будет проходить 10-14 ноября в выставочном центре «Крокус-экспо».

В экспозиции будет представлено порядка 800 компаний из 40 регионов России и 16 иностранных государств.   Основу экспозиции составят, тем не менее, отечественные компании. Одна из основных целей, которую ставят перед собой организаторы выставки «Туристический  клуб», – поддержка российского  туроператора, повышение конкурентоспособности российских курортов.

Участие ООО «Натали-турс» в выставке « Туристический клуб-2008» позволит привлечь новых клиентов, найти поставщиков комплектующих материалов, фурнитуры и оборудования, сформировать новые рынки сбыта.

Основные цели участия в выставке « Туристический клуб-2008»:
1. Увеличение доли рынка до 10%
2. Укрепление лидерских позиций на рынке  автобусных туров, увеличение общего объема продаж на 50%
3. Повышение уровня узнаваемости брэнда (повышение подсказанного знания марки до 50%).
Вспомогательные цели:
4. Повышение уровня лояльности покупателей к продукции (увеличение количества повторных покупок в 2 раза)
5. Развитие розничной сети
6. Увеличение доли продаж недорогих моделей кухонь.

Прежде чем принять решение об участии выставке «Туристическийклуб-2008», сотрудникам отдела маркетинга и рекламы необходимо пройти несколько весьма важных этапов:

1) определить стратегический план развития выставочной деятельности на 2008 на год;

2) составить годовой план продаж;

3) сформировать рекламный бюджет на год, куда будут включены и затраты на организацию и проведение выставок;

Будут ли на выставке проводиться семинары, мастер-классы и т.п. и кто их будет вести.

Как можно раньше (лучше в январе 2009года) необходимо отправить в выставочные организации запрос о плане выставок на будущий год и условиях участия в них. На основе этого составляем календарный график подготовки и участия в выставках (отобранных из общих списков по перечисленным выше критериям). Отводим на подготовку к каждой выставке не менее 4-х недель. При этом необходимо иметь в виду, что формирование крупных национальных и международных выставок порой начинается за полгода до их начала.

Выбирая место и площадь будущего стенда, ориентируемся на следующие важные обстоятельства:

С целью уменьшения стоимости участия в выставке рекомендуется пользоваться своей мебелью, штендерами у входа, мобильными выставочными конструкциями, которые во вневыставочное время прекрасно украшают службу продаж.

Важно определить и четко сформулировать цель (или цели) участия фирмы в выставке. Например: изучение спроса, информирование о новостях в развитии фирмы за последний год, заключение договоров продаж.

Как минимум за месяц до начала выставки разрабатывается и утверждается идея оформления стенда. Для этого:

Рекламистам нужно получить («запросить») техническое задание от руководства (что именно важно для фирмы на этой выставке, на что делать акценты, что продвигать и т.п.).

Провести совместное обсуждение сценария работы на выставке: какие акции планируется провести, где стендисты будут стоять, сидеть, раздеваться и т.п.

После учета названных двух групп факторов можно разрабатывать идеи по оформлению. Варианты макетов оформления стенда требуют также обсуждения (в данном случае, в ООО «Натали-турс» этим рекомендуется заняться специалисту по рекламе). Важно, чтобы стенд был не только эффектный и эффективный, но и удобный для работы.

Также необходимо своевременно отредактировать текст, идущий от фирмы в каталог выставки (при этом обратить внимание на мелочи — наличие кода города перед телефоном, индекса в адресе, адреса электронной почты)

За две недели до начала выставки специалист по работе с клиентами ООО «Натали-турс» организует рассылку индивидуальных приглашений потенциальным клиентам на стенд.

Для разработки стандартов работы на выставке начальник отдела продаж совместно с отделом маркетинга делит всех возможных посетителей стенда на группы и определяем сферы их интересов.

Как минимум за неделю до выставки отдел маркетинга готовит для интересующих ООО «Натали-турс» групп клиентов раздаточные материалы, отвечающие на ожидаемые вопросы и дающие нужные им новости о фирме.

За 2-3 дня до начала выставки директору отдела маркетинга и рекламы необходимо провести общий сбор стендистов, рассказать им, что является показателями эффективной работы на выставке и как это повлияет на зарплату стендиста (см. следующий пункт). Объяснить задачи фирмы на выставке, принципы работы с различными группами клиентов.

Теперь необходимо оценить результаты выставки.

Критерии оценки могут быть следующими.

Во-первых, по показателям выполнения плана, поставленного перед сотрудниками отдела маркетинга и рекламы ООО «Натали-турс», за выполнение которого будут выплачены премиальные и результаты выполнения которого измеримы.

Во-вторых, по отчетам службы продаж в течении 6 месяцев после выставки. Структура отчета может быть разной. Ежедневный общий отчет «Источники информации о фирме у новых клиентов». Ежемесячный отчет «Анализ продаж клиентам в разрезе источников информации, по которым они обратились в фирму впервые (показатели прибыли, количества и содержания сделок за период)». Эти отчеты дают возможность перевести результаты работы на выставке в конкретные показатели. Лучше окончательную оценку делать спустя полгода, так как участие в выставке дает долговременный эффект. Сделать это довольно просто: необходимо обобщить данные ежемесячных отчетов, и получится вполне конкретный показатель заработанных средств. Вычтя из него затраты на аренду, монтаж стенда, полиграфию и оплату сотрудников отдела маркетинга и рекламы, получим прибыль от участия в выставке.

Именно на этапе формирования плана закладываются основные параметры бюджета на участие в выставках. При этом они должны четко увязываться с планами стратегического развития фирмы на год

Исходя из стратегических планов развития ООО «Натали-турс», перед каждой выставкой ставятся конкретные цели. Их может быть несколько, но они должны быть четко сформулированы и расставлены по приоритетам.
Для ООО «Натали-турс», очень важен вопрос: на расширение какого сегмента рынка в первую очередь направлена данная выставка - на дилеров или на розничного покупателя? И уже от этого будет зависть подход к формированию экспозиции: вариант застройки, подбор образцов, количество рабочих мест, степень технической оснащенности стенда и т.д.
Если основной целью выставки ООО «Натали-турс» является увеличение числа дилеров, то перед работающими на стенде менеджерами ставится следующая задача: направлять розничных покупателей в ближайший  турфирма «Натали-турс», а не заниматься расчетом понравившегося ему  тура. И, наоборот, если основная цель - увеличить количество покупателей, то на стенде ООО «Натали-турс» обязательно должен находиться компьютер, а задачей менеджеров становится убедить клиента в необходимости предварительного расчета понравившейся ему  тура и уже по итогам работы направить в квартиру замерщиков.

На подготовительном этапе очень важно правильно составить анкеты и рекламные материалы. Анкеты не должны быть перегружены лишними вопросами, а время их заполнения - превышать 5-7 минут. За каждую заполненную анкету посетителю необходимо выдавать развернутый каталог продукции ООО «Натали-турс» и купон со скидкой на покупку любого тура  в  агентстве ООО «Натали-турс».

Этим шагом, с одной стороны, можно стимулировать потенциальных покупателей к заполнению анкет, а с другой -фильтруем раздачу дорогостоящих каталогов и купонов: их получает только тот, кто реально желает приобрести туры и готов потратить 5-7 минут за заполнение. К тому же при таком подходе у потенциального клиента ООО «Натали-турс» формируется весомость заработанного им купона. Во время проведения выставки необходимо задействовать промоутеров, которые будут распространять печатную продукцию вне стенда (см. Приложение 4-5 ) и давать звуковую или видеорекламу о деятельности «Натали-турс».
Завершающим подготовительным этапом является расстановка менеджеров, работающих на выставке, по номерам, определение их ролей и маршрутов движения по стенду.

 В следующем пункте главы мы рассмотрим планирование выставочной деятельности ООО «Натали-турс» на 2008 согласно данным рекомендациям.

Планирование выставочной деятельности ООО «Натали-турс» на 2009

Рассмотрим планирование выставочной деятельности ООО «Натали-турс» на 2009 на примере подготовки к выставке « Туристический клуб- 2009»

1) Подготовительный этап