Важнейшая проблема организации - выбор рациональной организационной структуры (системы) управления. Успешное функционирование и развитие всякой системы управления в существенной мере зависит от научной аргументированности ее организационной структуры. Структура управления - это состав подразделений аппарата управления, формы их специализации и взаимосвязи, определяющие отношения их соподчиненности, как по вертикали, так и по горизонтали. Основные элементы организационной структуры - подразделение (звено) управления, ступень управления и, наконец, связь между органами и работниками управления, наделенными определенными функциями. Связь обеспечивает взаимодействие элементов организационной структуры, ориентированное на достижение заданных целей.
Таким образом, организационная структура отражает упорядоченную совокупность субординированных и прочно связанных между собой элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Иначе говоря - организационную структуру управления можно определить как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой управление осуществляется путем выполнения соответствующих функций, ориентированных на достижение намеченных целей.
При разработке структуры управления необходимо:
- определить задачи организации (в соответствии с миссией и целями);
- увязать эти задачи с системой функций, полномочий и ответственности по вертикали иерархии управления;
- организационно оформить связи по горизонтали управления, что обеспечит координацию деятельности подразделений, решающих общие задачи по обеспечению рационального соотношения централизации и децентрализации;
- адаптировать содержание потоков информации и каналов к моделям
информационного обеспечения соответствующих подразделений
организации;
- приспособить содержание потоков информации и каналов их движения к
потребностям, связанным с принятием решений.
В особом внимании нуждается решение проблемы рационального соотношения централизации и децентрализации в иерархии управления. Суть решения в следующем:
- централизация должна осуществляться в вопросах общей политики при децентрализации в решении оперативных вопросов. На высшем уровне принимаются решения стратегического порядка, а полномочия по принятию всех прочих решений, равно как и ответственность за их качество, делегируются на низшие ступени управленческой иерархии;
- решения, определяющие планомерное развитие подсистемы, принимаются тем органом, который несет ответственность за ее эффективное функционирование;
- содержание и каналы информации должны соответствовать не традиционным взаимосвязям и субординации, а потребностям принятия эффективных решений.
Для настоящего времени характерен процесс децентрализации многих видов управленческих работ, поскольку чрезмерная централизация управления сковывает инициативу руководителей, ограничивает гибкость производства и нередко ведет к недостаточно аргументированным решениям, в которых не учитываются в полной мере специфика работы отдельных трудовых коллективов и имеющиеся на местах внутренние резервы. С учетом этих обстоятельств централизация управления оправдывает себя при решении тех проблем, которые по своим характеристикам делают необходимым единое целенаправленное регулирование, например, определение направлений: темпов развития организации, ее реорганизация, установление шкалы заработай платы и т. д.). Децентрализация управления особенно рекомендуется в ситуации, когда деятельность данного подразделения относительно независима и другие подразделения не оказывают или почти не оказывают на него влияние — в условиях территориальной разбросанности объектов или при иных обстоятельствах, затрудняющих связь между центром принятия решения и исполнителями. Реальные возможности организации: средства их наиболее полного использования не могут быть с достаточной полнотой и точностью определены в централизованном порядке. Поэтому ей предоставляются полномочия для самостоятельного определения наиболее целесообразных путей реализации принятых вышестоящими уровнями решений. Разграничение функций между уровнями управления основано на том, что в централизованном порядке решаются только те вопросы, которые с такой же эффективностью не могут быть решены низовыми звеньями.
Относительная автономность подразделений является важным фактором повышения устойчивости и активности системы в целом. В экономических подразделениях нередки случаи, когда возникает потребность в немедленной реакции на те или иные внутренние и внешние воздействия, но вышестоящий орган не в состоянии сразу, же разработать линию своего поведения и дать исполнителям соответствующие распоряжения. В таких случаях именно эта автономность позволяет подсистемам гибко приспосабливаться к изменяющимся условиям и самостоятельно решать возникающие вопросы. Сочетание централизованного регулирования поведения отдельных подразделений с их относительной автономностью сопряжено с тем, что различные подразделения структур управления являются одновременно «черными» и «белыми» ящиками. Всякая низшая ступень в управлении представляет собой «белый ящик» для себя самой и «черный ящик» зля высших ступеней. В то же время все подсистемы осуществляют свою деятельность в соответствии с общей целью, сформулированной центральным органом, который определяет задачи и структуру подсистем. Каждая система сама формулирует вопросы, решаемые на различных ее уровнях, устанавливает, кто и за что отвечает, кто и какие принимает решения.
Еще А. Файоль отмечал, что централизация как таковая не может быть принята или отвергнута по воли руководителя или в зависимости от обстоятельств, она всегда существует объективно. Проблема заключается в определении меры централизации или децентрализации, приемлемой для данной организации.
К примеру, централизация высока на небольших предприятиях, где распоряжения их руководителей передаются непосредственно работникам низших ступеней, тогда как на крупных предприятиях, где руководитель отдален от работников низшего звена многоступенчатой системой управления, распоряжения проходят через ряд промежуточных звеньев. При этом каждый работник неизбежно вкладывает что-то от себя при передаче и исполнении полученных распоряжений. Степень инициативы, которую целесообразно предоставить промежуточным звеньям, зависит от характера и качеств руководителя, а также его подчиненных, условий функционирования предприятия. Уровень централизации должен измениться в зависимости от ситуации в системе.
На соотношение централизации и децентрализации в системе управления существенное влияние оказывают объем, особенности движения и преобразования информации, ориентируясь на которую можно определить относительную значимость различных уровней управления и пункты принятия решений.
В связи с этим возникает задача выявления объективно необходимого объема и характера информации, которой должен постоянно располагать тот или иной уровень управления для принятия решений в рамках его компетенции.
Право решения отдельных вопросов предоставляется тем уровням, которые своевременно получают всю необходимою для этого информацию. Чем дальше подразделение, в котором принимается решение, от этого уровня, тем труднее руководителю ориентироваться в состоянии дел и осуществлять гибкое управление. Поэтому полномочия и ответственность за решения целесообразно передавать «вниз», как можно ближе к месту функциональной деятельности.
Централизация представляет собой аккумуляцию власти (права принятия решений) на высшем уровне. Децентрализация означает передачу определенных властных полномочий и соответствующей им ответственности более низким ступеням организационной иерархии. Децентрализация ориентирована на улучшение структуры организации и взаимосвязей внутри нее. Было бы неверным противопоставлять понятия централизации и децентрализации как взаимоисключающие. В действительности они отображают различия в степени распределения власти, ответственности и контроля по вертикали управления. Децент-рализация не может рассматриваться вне связи с централизацией, она существует лишь в связи с централизацией и в единстве с нею.
Смысл разработок проблем соотношения централизации и децентрализации заключается в том, чтобы определить наиболее рациональные основы формирования организационных структур. Вот главные направления деятельности по созданию и рационализации аппарата управления организациями:
- всемерная централизация — отделение общих и стратегических функций
от оперативной деятельности и предоставление высшему звену управления
возможностей для решения задач принципиального и перспективного
характера;
- соответствующая децентрализации, повышение самостоятельности
подразделений организации путем распределения обязанностей между
руководителями различных ступеней;
- разделение труда и специализация работников аппарата управления;
- обеспечение единства распорядительства, означающего, что исполнитель
не должен получать распоряжения более чем от одного руководителя;
- установление диапазона управления, т. е. обоснованных пределов
руководства одним должностным лицом.
Для решения этих задач необходимо нормативное соблюдение принятого соотношения централизации и децентрализации на всех уровнях организационной иерархии посредством распределения обязанностей и ответственности между ее подразделениями, а внутри последних — между отдельными работниками.
В любой организационной структуре вправления необходимость формирования каждого структурного подразделения должна быть всесторонне обоснована. При этом критериями рациональности принимаемого решения служат численный и квалификационный состав работников соответствующего подразделения, объем и сложность выполняемой работы, внешние связи и характер связей между должностными лицами в соответствии с выполняемыми ими функциями.
Важно иметь четкое представление о понятии «подразделение», являющемся строительным блоком организации. Понятие «подразделение» распространяется на понятия «отдел», «отделение», «филиал» и другие типы структурных образований с числом работников 8-15 человек. При этом в рамках подразделения, как правило, не существует четкого разделения труда и его работники в определенной мере взаимозаменяемы. Каждый сотрудник получает задание в зависимости от своего таланта и квалификации и разделяет общую ответственность в меру своих полномочий.
Таким образом, функции аппарата управления персонифицируются на основе соответствующего распределения полномочий и ответственности, сообразно с квалификацией и способностями работников. Тем самым обеспечивается их персональная ответственность за выполнение закрепленных за ними функций и исключается необходимость организации повседневного жесткого контроля за деятельностью исполнителей.
Разграничение обязанностей и установление личной ответственности за строго определенные функции абсолютно необходимы для успешной работы. Это приучает к сознательной дисциплине, порядку, воспитывает деловые качества. Распределение функций и ответственности должно отвечать установленным правилам.
Руководитель:
- определяет задачи, которые он: а) будет выполнять сам; б) передаст исполнителям;
- разрабатывает ясные инструкции для исполнителей;
- определяет объем и характер задач в соответствии с объективными условиями, независимо от субъективных факторов;
- оценивает работников с точки зрения их способности выполнять возложенные на них задачи;
- осуществляет контроль за результатами деятельности;
- определяет риск, связанный с передачей обязанностей на нижние ступени.
При рассмотрении прав и обязанностей руководитель может идти двумя
путями. В одном случае он только определяет направление работы, предоставляя подчиненным необходимую самостоятельность, не предписывая каждому способ ее решения, в другом — он может жестко подробно расписать каждую операцию. Отдельные руководители, к сожалению, искренне уверены в том, что их главная обязанность состоит в определении обязанностей подчиненных. Практика убеждает, что слишком строгая регламентация нецелесообразна: она связывает инициативу, предприимчивость исполнителей и вредит успеху дела.
Организационная структура управления может быть оценена с помощью ряда характеристик, отражающих ее качество и в решающей степени предопределяющих эффективность ее функционирования. Важнейшая из этих характеристик - звенность управления. Экономические системы являются, как известно, многоуровневыми. Число уровней служит отражением структуры управления с точки зрения ее сложности. При прочих равных условиях, чем меньше число уровней, тем совершеннее организационная структура правления и быстрее принимаются обоснованные решения. Многозвенность организационной структуры выступает следствием зачастую неправомерного превалирования в ней вертикальных связей, что приводит к удалению центров принятия решений от сферы оперативной деятельности.
Количество уровней управления во многом определяется особенностями разделения управленческого труда по вертикали, а само это разделение - масштабом и структурой производства, а также объемом информации, циркулирующей по вертикали. Упорядочение информационных потоков является основной предпосылкой сведения уровней управления до необходимого и рационального числа.
Говоря конкретнее, количество уровней управления обусловливается нормой минимальной численности работников, при которой допускается создание структурных подразделений (отделов, бюро), производственных единиц (производств, цехов, участков) и введение должностей заместителей руководителей (предприятия и его подразделений). Например, структурные подразделения аппарата управления рекомендуется формировать, соблюдая следующие нормы: бюро - от 4 до 7 человек, отдел - численность работников от 7 до 10 человек, управление - не менее трех отделов. Однако эти нормативы весьма приблизительны и в реальных системах на решение рассматриваемой проблемы оказывает влияние множество факторов, в том числе и неформальных, проистекающих из специфических условий их функционирования.
Вместе с тем существуют - диапазоны управления, предусматривающие, каким количеством подчиненных может успешно управлять один руководитель. В каждом конкретном случае их число должно быть ограничено, ибо есть предел целесообразной численности подчиненных для одного руководителя, превышение которого снижает эффективность управления.
Ограничительными факторами являются, к примеру, информационные барьеры, определяющие границы сложности и объема задач, доступных для решения при заданной структуре и уровне технического оснащения органов управления. В слишком маленьких и в слишком больших коллективах общение людей друг с другом затруднено. В маленьких коллективах уменьшается возможность выбора наиболее «совместимых» людей, а большие распадаются на отдельные группы, что снижает цельность, сплоченность коллектива. В подчинении одного руководителя должно быть такое количество работников, которое он практически может контролировать. Предпринималось множество попыток точно определить, сколькими людьми может эффективно руководить один человек. Число, которое называют разные авторы, варьируется в пределах от 3 до 15. Из-за разнообразия условий и проблем координации ни одна названная величина не может считаться правильной, ибо все зависит от конкретных обстоятельств. Количество машинисток в стенографическом бюро, которым может руководить заведующий, не может равняться количеству товароведов, которыми может руководить начальник соответствующего сектора.
Диапазон управления в существенной мере обусловливается -делегированием полномочий, суть которого - передача некоторой части управленческих функций руководителю более низкого уровня, но с сохранением полноты ответственности.
При прочих равных условиях наиболее эффективна организация, в которой работники расставлены так, чтобы каждый мог максимально использовать свои силы и способности и активно участвовать в решении возложенных на него задач. Когда этого нет, труд нередко оказывается малопроизводительным, возникает безответственность, параллелизм, подмена. Подчиненный вынужден по всякому поводу обращаться к руководителю, тратя впустую свое и его время. Вина в этом случае лежит на руководителе, замкнувшем все рычаги управления на себя. Ему не следует стремиться, самому стать частником всех дел, тем более что в некоторых вопросах он может быть недостаточно компетентен или совсем некомпетентен. Передавая часть прав и ответственности подчиненным, руководитель высвобождает время, необходимое для решения более сложных и перспективных вопросов, получает возможность больше внимания уделить вопросам организации работы в целом.
Делегирование полномочий ни в коей мере не исключает необходимости осуществления принципа - единоначалия. Соблюдение этого принципа способствует поддержанию в организации отношений субординации: сокращается опасность получения сотрудниками противоречивых указаний, неувязок и конфликте. Если сотрудники получают их толь ко от одного руководителя, вероятные неполадки в функционировании сводятся к минимуму.
Структура любой организации должна разрабатываться с максимальным учетом требований, диктуемых рассмотренными выше обязательными общими принципами, но не только. При разработке структуры организации (в данном случае производственной) рекомендуется принимать во внимание:
- отраслевую принадлежность, особенности данной отрасли и подотрасли;
- сложность обрабатываемых продуктов, так как она во многом определяет количество требуемых подразделений и их связи;
- объем производства (в большинстве своем объединения (предприятия) больших размеров имеют более разветвленную сеть подразделений);
- характер и особенности производственного процесса, уровень его механизации и автоматизации;
- специфику отношений данного предприятия с другими, занимающимися, в частности, материально-техническим снабжением, предоставлением кредитов, конструкторскими разработками и др.;
- район и место сосредоточения производства, состояние внешней среды;
- изменения организационных форм, в которых функционируют предприятия, например, при вхождении предприятия в состав некоего объединения (концерна, холдинга и пр.), переориентирование функций (планирования, кооперации, контроля и др.).
Помимо особенностей территориального размещения производства, объема и характера его внешних связей не следует забывать и о том, что всякая организационная структура представляет собой, в конечном счете, форму объединения людей. Поэтому пристальное внимание следует уделить уровню подготовки и квалификации кадров, их способностям и возможностям. Подчас именно по причине несовершенства кадров организационная структура оказывается инертной и консервативной по отношению к прогрессивным нововведениям. Обычно люди (за малым исключением) привыкают к существующим структурам и неодобрительно встречают изменения в последних, так или иначе затрагивающие их личные планы и взаимоотношения. Поэтому важно их своевременно заинтересовать и подготовить к благожелательному восприятию изменений в организационных структурах управления.
Органы управления призваны организовывать, регулировать и координировать ход производства, а также процессы обеспечения социальных, коммунальных и культурных потребностей коллектива. Все упомянутые процессы находятся в тесной взаимосвязи и не могут протекать независимо друг от друга.
Вполне очевидна потребность в тщательно разработанном проектировании структур - в детальном анализе и определении целей, в выделении организационных подразделений и установлении форм их координации. Существенную помощь в этом может оказать использование системного подхода, который в данном случае заключается в том, чтобы:
- определить или уточнить социально-экономическую роль данной
организации в развитии общества, не упустить из виду ни одной сколько-
нибудь важной управленческой задачи, без решения которой достижение
главных целей окажется неполным;
- выявить и увязать применительно к указанным задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления;
- исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления, т. е. координацию деятельности разных звеньев, занятых выполнением общих текущих задач;
- обеспечить оптимальное для данных условий соотношение централизации
и децентрализации.
Разработка организационных структур управления может осуществляться различными методами. К таким методам относятся: аналогия, структуризация целей и задач управления, экспертно-аналитическое мо-делирование и, наконец, базирующиеся на материалах анализа потоков информации, циркулирующей в системах управления. При этом большей частью достичь гибкости организационной структуры с помощью какого-либо одного метода не представляется возможным. Одновременное использование для этой цели нескольких методов позволяет создать структуры, наиболее приспособленные к самоадаптации.
Широко применявшийся в еще недавнем прошлом - метод аналогии
основан на распространении опыта предприятий с рациональной
организационной структурой на группы предприятий отрасли с
аналогичными характеристиками. Группируются предприятия
преимущественно по признакам состава и объема выпускаемой продукции, типу производства и специфике производственной структуры, условиям снабжения и сбыта, численности работников. В каждой группе выбирается предприятие, лучшее по организации управления и конечным результатам деятельности, оно и признается в качестве эталона при определении желательных параметров организационной структуры управления. Тем самым появляется возможность сэкономить время и средства на формирование оргструктур.
Во всех случаях организационные структуры управления следует увязывать со стадиями жизненного цикла организаций. На стадии зарождения, управляет большей частью сам предприниматель, на стадии роста, происходит функциональное разделение труда менеджеров, на стадии зрелости, превалирует тенденция к децентрализации, на стадии спада, разрабатываются меры по совершенствованию управленческой структуры в соответствии с потребностями и тенденциями в изменении производства, на стадии прекращения деятельности, структура управления организацией или полностью разрушается (в ситуации, когда предприятие ликвидируется), или реорганизуется.
Эффективность функционирования уже созданных структур управления зависит, прежде всего, от своевременного и полного выполнения управленческих функций. При этом выполнение их не означает только цикличного повторения одних и тех же работ. Функция — категория динамическая, она находится в постоянном развитии. Поэтому динамичностью должны обладать и организационные структуры управления, посредством которых выполняются присущие ему функции. Проектируемая структура в целом должна соответствовать стратегии, выбранной предприятием. Со сменой стратегии перед «обслуживающим» ее предприятием возникают новые задачи, для решения которых потребуются новые структуры.
В настоящее время распространено перспективное планирование организационной структуры, проектирование изменяющихся соотношений
централизации и децентрализации в управлении. В рамках этой деятельности
разрабатываются краткосрочные и долгосрочные организационные планы,
которые детализируются и разъясняются посредством схем, должностных
инструкций. Кроме того, предусматривается периодический пересмотр
организационных планов с целью приведения структуры управления в
соответствие с меняющимися функциями, осуществляется мониторинг
информации о функционировании структуры, отрабатывается
организационный механизм, способствующий регулярному совершенствованию структуры управления.
По материалам проектирования должна быть обеспечена адекватность организационной структуры целям и задачам организации, а это предполагает:
- установление состава, содержания и объема функций, которые должны реализоваться в процессе управления данной системой (министерством, объединением, предприятием и др.);
- разработку, исходя из функций управления отношений субординации (соподчиненности), обеспечивающих единство власти. Каждый работник должен получать указания только от одного руководителя;
- подготовку положений о каждом структурном подразделении с четким обозначением его места в общей структуре, с указанием определяющих средств и методов решения, стоящих перед ним задач;
создание единой информационной модели (служащей базой информационного насыщения всех подразделений аппарата управления), предусматривающей рациональные схемы информационных потоков и документооборота;
- составление должностных инструкций для руководителей структурных подразделений и других работников аппарата управления, фиксирующих характер деятельности и служебное положение каждого из них;
- расчет численности и определение квалификационного состава работников аппарата управления, распределение их по структурным подразделениям, функциям управления и рабочим местам.
Обязательным условием эффективного выполнения этой работы является наличие критериев рациональной организационной структуры, а также альтернативных решений возникающих при этом частных вопросов проектирования: определения численности подразделений, распределение полномочий и др.
Существует множество типов структур управления и их модификаций, адаптированных к конкретным условиям функционирования организаций,— сложных, многофункциональных и чрезвычайно гибких. Они мало, чем напоминают структуры начала XX в., когда зарождался менеджмент, но в них довольно четко проглядывают «родовые» черты их «прародителей»: все они выросли из линейно-функциональных структур того периода. В принципе современные организационные структуры успешно функционируют до тех пор, пока остаются верными основополагающим идеям и правилам линейно-функционального управления.
Потребность в разработке организационных структур различных типов для экономических систем выявилась в 1950-х гт. В эти годы в экономических системах основное внимание сосредоточивалось на характеристиках и механизме использования организационных структур. В то же время вопросам приспособления этих структур к конкретным условиям работы отдельных систем не уделялось должного внимания. По инерции доминирующим оставался излишне формализованный, механический подход к формированию оргструктур управления, не корреспондирующийся с новейшими тенденциями развития экономики. Но вскоре внимание стало все более сосредоточиваться на изучении именно конкретных условий функционирования систем и разработке для каждой из них своей собственной уникальной (индивидуализированной) организационной структуры, в максимально доступной мере удовлетворяющей их специфические потребности и учитывающей современные тенденции развития экономики.
В рамках этих структур велся поиск все более эффективных форм взаимоотношения линейного и функционального управления. При этом приоритетная роль отводилась последнему, поскольку проблема формирования линейного руководства относительно проста, а вот проблема формирования функционального управления, являющегося наиболее подвижной формой, оказалась довольно сложной. Нередко у линейного руководства отсутствовали необходимые специальные знания, а функциональные службы обнаруживали непонимание общих проблем управления. В новых структурах подобные недостатки частично устранялись.
Наиболее существенные изменения в организационном построении систем управления связаны с применением различных видов - программно-целевых структур, базирующихся на системном подходе к формированию организации, к нахождению оптимального соотношения централизации и децентрализации в управлении. При этом вся совокупность работ и усилий, обеспечивающих достижение конечной цели, рассматривается не с традиционной позиции иерархии подчинения (субординации), а с точки зрения успешного решения определенных проблем. Соответственно и упор делается не столько на совершенствовании отдельных звеньев организации или функций, сколько на улучшении их взаимодействия посредством целенаправленной интеграции всех видов деятельности.
Для создания структур указанного вида в установившуюся линейно-функциональную структуру вводятся (временно или постоянно) особые штабные органы (лица). Они берут на себя координацию существующих горизонтальных связей, свойственных данной структуре. Основная часть работников, занятых выполнением программы, оказывается в подчинении не менее чем у двух руководителей, но по разным вопросам. Управление программами осуществляется специально назначенными руководителями, которые несут ответственность за координацию всех связей по программе и своевременное достижение поставленных целей.
Одной из разновидностей программно-целевой структуры является матричная структура, основанная на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны, непосредственному руководителю функционального подразделения, с другой — руководителю временной группы, который наделен необходимыми полномочиями и несет ответственность за сроки, качество и ресурсы. В аппарате управления фирмой наряду с постоянными функциональными отделами для решения конкретных меняющихся проблем создаются временные проектные группы.
Группы эти формируются из специалистов существующего аппарата, которые, однако, чаще всего продолжают оставаться в штате своих функциональных отделов, что позволяет (в этом отличие от проектной формы организации) легко перемещать персонал при переходе от одного проекта к другому. Выполнение проекта сочетается с межфункциональной координацией различных специализированных видов деятельности. Руководитель проекта несет ответственность как за его выполнение в целом, так и за эффективную координацию и выполнение отдельных функций. При этом руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с членами проектной группы, а также с другими работниками функциональных подразделений, подчиняющимися ему временно и по ограниченному кругу вопросов (при этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений — отделов, служб, откуда они взяты).
Оргструктуры управления, построенные по матричному принципу, приспособленные к управлению целевыми программами, используются для систем со сложным взаимодействием элементов и часто меняющимися целями. Различают централизованные (линейно-программные), координационные и матричные структуры.
Централизованная - структура используется в организационных системах, ориентированных на достижение одной цели. Например, проектирование строительства особо важных объектов, производство новой сложной продукции и др.
Координационные - структуры характеризуются наличием координационных органов, задача которых состоит в согласовании межфункциональных связей по горизонтали с целью организации совместного принятия решений и контроля выполнения программ. Подобные структуры используются для управления программами со слабой скоординированностью действий исполнителей.
Матричная - структура представляет собой организацию управления по вертикальным и горизонтальным связям. Она повышает согласованность в работе функциональных служб в условиях возрастающего значения (как по масштабу, так и по составу) решаемых задач. При этом матричная структура распространяется не на всю организацию, а только на ее часть. Успех во
многом зависит от того, в какой мере руководители проекта обладают требуемыми профессиональными качествами и способны выступить в проектной группе в роли ее лидера.
Матричные структуры широко используются в научно-исследовательских и проектных организациях, где необходимо единое руководство различными отделами и службами, разрабатывающими проект. Такое руководство по горизонтальным связям выполняют главные инженеры, главные специалисты проектов.
Ниже представлена возможная схема матричной структуры управления (схема 1).
Одной из распространенных форм матричной структуры является проектное управление, охватывающее целенаправленные изменения в системе (освоение новых изделий и технологий, модернизация производства и др.) Проектные структуры обычно внедряются в производство, продукция которого имеет относительно короткий «жизненный» цикл, часто меняется, что обусловлено характером и темпами научно-технического развития отрасли. В связи с частой сменой моделей продукции производственные партии продукции в этих случаях ограничены, имеющиеся материально-технические ресурсы закрепляются за отдельно организуемыми по проектам группами или полностью амортизируются за период осуществления отдельных проектов.
Проектная группа ~ это временное организационное образование, создаваемое для разработки, как правило, комплексных проблем, имеющих прикладное значение. Такая организационная форма обладает необходимыми научно-техническим персоналом, оборудованием, ресурсами. Она создается для решения конкретной проблемы, после чего распускается, и работники возвращаются в «материнские» подразделения. Руководители проектов назначаются по мере возникновения необходимости в новых разработках. Они располагают полномочиями планировать и координировать действия исполнителей, проводить все необходимые работы, оценивать деятельность персонала. Весь связанный с проектом персонал входит в их подчинение.
Стремление повысить гибкость (приспособляемость к изменениям во внешней среде) приводит к появлению - дивизиональных структур, создаваемых в крупных организациях. Дивизиональная структура нередко сочетается с программно-целевым подходом. В этом случае решение стоящих перед организацией задач возлагается на специально формируемые для этого отделы — проектные (рабочие) группы или подразделения. Они выделяются из состава материнской организации, им предоставляется самостоятельность, достаточная для осуществления оперативного управления. Выполнение функций, важнейших для перспективного развития организации в целом, остается в ведении центрального аппарата управления, где разрабатываются стратегии развития организации, инвестирования научных исследований и разработок (схема 2).
Структурирование организации по отделениям осуществляется по одному из трех критериев: по видам выпускаемой продукции или предоставляемых услуг продуктовая специализация), по ориентации на те или иные группы потребителей (потребительская специализация), по обслуживаемым территориям (региональная специализация). В результате ускоряется реакция организации на изменения во внешней среде, становится более тесной ее
связь с потребителями. Управляют отделом специально назначенные
управляющие, а не руководители функциональных служб.
Структуры рассматриваемого типа обладают большой гибкостью, достаточно
просты и экономичны, позволяют организации параллельно разрабатывать
несколько проектов, не меняя привычной структуры управления. Правда, при
этом возникает проблема распределения ресурсов (в том числе кадровых)
между проектами, а от руководителей проектов требуется не только умелое управление всеми стадиями жизненного цикла разработки, но и учет той
роли, которую они играют в сети проектов данной организации. В
зависимости от условий функционирования создаваемых подразделений они
|
|
|
|
в одних случаях обладают юридической самостоятельностью, а в других
лишены ее.
В первом случае руководители подразделений получают от топ-менеджеров организации только общие указания, а в решении всех конкретных вопросов самостоятельны. Во втором случае полномочия подразделений существенно ограничиваются. Они не имеют права принимать заказы, вносить изменения в принятые планы производства (без согласования с высшим руководством или руководителем отдела), контролировать производство, нанимать или увольнять работников на уровне руководителей служб и цехов.
В целях облегчения проблемы координации в организации могут формироваться штабные органы управления в составе руководителей проектов.
В настоящее время в мире начинают доминировать системы менеджмента, делающие ставку на принципы развития и использования внутреннего потенциала организации, отвечающие современным потребностям рынка. К такому типу, в частности, относятся сетевые системы менеджмента, формирующие новую культуру отношений внутри организации путем отказа от традиционной административной иерархии.
Сетевые типы организационных структур управления в отличие от традиционно иерархических строятся на принципах своевременной адаптации к изменениям рыночной среды, использовании принципа технологий проектов и команд как главных компонентов внутренней ротации менеджеров в зависимости от их соответствия решаемым задачам.
Особенности управления сетевыми структурами заключаются в отказе от принципа жестко вертикальной иерархии и переходе к принципу управления по проектам. При этом один и тот же менеджер может быть одновременно руководителем одного проекта, экспертом другого и одним из исполнителей третьего, что максимально мобилизует его внутренний потенциал, а ротация менеджеров внутри сети является одним из наиболее сильных стимулов для их развития.
Главный принцип здесь — максимальное соответствие квалификации, способностей и знаний каждого менеджера задачам решения проблем развития бизнеса корпорации. Сетевые типы организационных структур управления, в отличие от иерархических, практически не подвержены
опасности бюрократизации, чрезвычайно гибки и восприимчивы к инновациям, способны к саморазвитию.
Использование сетевых принципов организации управления обусловлено, прежде всего, постоянным изменением внешней среды, необходимостью адаптации организации к этим изменениям и появлением новых информационных, технологических возможностей менеджмента.
Когда создается организация-сеть, предприятие для более гибкого выполнения производственных программ разбивается на самостоятельные в хозяйственном, а иногда и в правовом отношении центры (хозяйственные единицы, отделения, производственные сегменты, центры прибыли). Сети из организаций могут быть представлены двумя организационными моделями:
- сеть, формирующаяся вокруг крупной компании. В этом случае крупная компания, представляющая собой ядро сети, привлекает к работе лучшие фирмы меньшего размера, но с требующейся специализацией, поручая им отдельные виды деятельности. Крупная компания, занимая доминирующее положение в деловых операциях, является головным заказчиком, в результате включенные в сеть фирмы становятся исполнителями заказов крупной компании, а мелкие компаний очень быстро попадают в зависимость от нее;
- сеть компаний, близких по масштабу. В этом случае большинство компаний, объединенных в сеть, юридически самостоятельны, но активно поддерживают деятельность друг друга, что является определяющим фактором успешной работы всех. Отдельные виды деятельности сетевые компании могут передавать другим организациям, специализирующимся, например, на маркетинговых исследованиях, составлении бухгалтерской отчетности, подборе кадров и повышении их квалификации. Это дает возможность компании освободиться от многих видов деятельности и сконцентрировать внимание и ресурсы на приоритетных для себя областях, уникальных процессах, обеспечивающих ей конкурентное преимущество.
Среди сетевых организационных структур выделяются «оболочные» компании. Это компании, которые часть бизнес-функций, прежде всего производство продукции, передают на контрактной основе сторонним подрядчикам. Сама же компания сосредоточивается на вопросах, касающихся того, сколько производить, как и кому поставлять произведенную продукцию.
В условиях сетевой модели вся цепочка создания благ превращается в совокупность услуг. Договорные отношения переносятся на владельцев долей капитала и отдельных сотрудников.
Привлекательность сетевых структур объясняется очень высокими экономическими показателями, которые обусловлены двумя факторами — компетентностью и эффективностью организационной сети. Сетевые структуры являются идеальной школой повышения компетентности работников компании, поскольку к решению тех или иных задач привлекаются лучшие исполнители. Подобный элитарный принцип сотрудничества, присущий сетевой компании, исключает использование
«второсортных» исполнителей, хотя последние и работают в той же компании.
Эффективность рассматриваемых компаний гарантируется малыми издержками и рациональной их структурой. Сети исключают дублированное использование рабочей силы и мощностей на разных участках. Тем самым удается избегать высоких совокупных затрат на производство конечной продукции.
Вместе с тем в качестве слабых мест сетевой организации и сетевой структуры управления можно назвать:
- чрезмерную зависимость результатов от кадрового состава, рост рисков,
связанных с текучестью кадров;
- отсутствие материальной и социальной поддержки участников сети
вследствие отказа от классических долгосрочных договорных форм и
обычных трудовых отношений. Участники сетевой структуры
вдохновляются, главным образом, миссией сети. Социальная же поддержка
не находит должного места в мотивационной концепции этой
организационной формы;
- неопределенность в планировании бизнеса для членов сети.
Несмотря на недостатки, сетевые структуры управления более соответствуют реальной ситуации, сложившейся в экономике. Они позволяют реагировать на изменения в характере менеджмента, который, с одной стороны, превращается в интеграционный процесс, поскольку способствует объединению всех традиционных функций управления, а с другой — приобретает модульную структуру, ведущую к появлению множества видов объектно-предметного менеджмента.
Вместе с тем организационные структуры по необходимости приобретают инновационный характер. Инновации являются следствием использования достижений научных исследований и разработок, реализуемых организациями в виде новых или усовершенствованных продуктов (услуг), находящих применение в их практической деятельности. Понятие инновации распространяется не только на новые продукции (услуги), но и на способы их производства, изменения в структуре, документообороте и пр. Словом, таковой является любая деятельность, обеспечивающая новизну потребительских свойств и экономию затрат.
Определяющий ориентир инновационной деятельности - усиление существующих и приобретение новых конкурентных преимуществ. Различаются внутренние и внешние побудительные мотивы к инновациям. В первом случае они вызываются необходимостью замены устаревших ресурсов (оборудования, организационных механизмов, структур и др.), а во втором - непрестанно меняющимися обстоятельствами рыночной конъюнктуры и потребностью в усилении своих позиций в конкурентной борьбе.
В совокупности множества инноваций, находящихся во взаимодействии, особого внимания заслуживают инновации управленческого порядка, а среди последних - социальные. Социальный аспект присутствует, если не прямо, то опосредованно, во всякой новации - технической, технологической,
организационной и др., и это нужно учесть при принятии управленческих решений.
При планировании инновационной деятельности инновационные стратегии разрабатываются в зависимости от преобладающего в организации типа инноваций. Для разработки рациональной стратегии (стратегий) необходимо, чтобы руководство организации имело ясное представление о ее инновационном потенциале, финансовых источниках развития инновационной деятельности (государственная поддержка при осуществлении крупных программ и привлечение частного капитала для малых инновационных предприятий).
Организационные формы инновационных предприятий чрезвычайно разнообразны и специфичны. Они должны быть готовы к принятию решений в условиях неопределенности и риска. В составе - организационной структуры инновационного предприятия, формируется комплекс научных, конструкторских, технологических и инфраструктурных подразделений, осуществляющих деятельность по созданию портфеля инноваций и специализации, а также производственных, вспомогательных и управленческих подразделений, обеспечивающих выполнение тематических планов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, а вслед за тем и реализацию созданных инноваций.
Организационные формы инновационной деятельности строятся на своеобразной иерархической организационной структуре с соответствующими механизмами управления, позволяющими выявлять и разрабатывать инновационные идеи, технологии их осуществления, формы мотивации персонала. Наиболее благоприятные условия для развития инновационных процессов создаются в технопарках, где на одной территории сосредотачиваются научные учреждения фундаментального и прикладного назначения, конструкторские и внедренческие организации, а также промышленные предприятия, ориентированные на освоение новшеств. Обычно их важной составной частью являются венчурные (рисковые) фирмы и акционерные банки.
Сколь бы различными ни казались организационные структуры управления, все они растут из одного корня. Любая современная структура по природе своей строится на основе линейных и функциональных связей. По мере нарастания разнообразия организаций создаются организационные структуры управления, также обладающие соответствующим разнообразием.
Для лучшего уяснения сути сказанного, отметим общее и выделим различия между линейными и функциональными структурами органов управления.
Линейные руководители непосредственно или опосредованно управляют производством. Это мастера, начальники смен и цехов, директора и генеральные директора объединений и предприятий, начальники главных отраслевых управлений министерств, министры, а также заместители линейных руководителей и начальников специализированных функциональных управлений, служб, отделов и других подразделений на всех уровнях управления производством.
Функциональные руководители обслуживают линейных руководителей, подготавливая для них рекомендации, необходимые для корректировки или изменения отдельных параметров управляемого объекта.
Возрастающая сложность и рост масштабов производства требуют дифференциации функций управления. Поскольку линейные руководители
не могут охватить все вопросы производственно-хозяйственной деятельности, в помощь им создаются подразделения, комплектуемые из специалистов по планированию, учету, контролю и другим функциям. Таким образом, и возникла функциональная система управления. Поэтому линейный тип организации, как не приспособленный к условиям сложных экономических систем, признается целесообразным только для простой по содержанию управленческой деятельности.
Функциональное управление в сравнении с линейным создает более благоприятные условия для эффективного управления предприятиями сравнительно небольшого или даже среднего размера. Такие предприятия занимают, как правило, наибольший удельный вес и здесь преобладают функциональные структуры. Однако эти структуры приспособлены к условиям относительно небольшого объема продукции. С ростом концентрации производства и существенным сокращением сроков обновления или замены изделий функциональные структуры себя не оправдывают. Возникает потребность в их дальнейшем совершенствовании.
В изменившийся ситуации строго функциональные структуры, где полномочия и ответственность разделяются преимущественно по функциональным подразделениям, могут нанести ущерб интересам производства. Характерное для этих структур сосредоточение ответственности, как за стратегические, так и за оперативные решения в высших звеньях управления, порождает тенденцию к доминированию оперативных вопросов над стратегическими в силу их множества и безотлагательности. Заинтересованность в текущем эффекте отодвигает на второй план внедрение в производство научно-технических достижений с долговременным эффектом. При функциональном типе организации происходит, кроме того, дроблении функций планирования и контроля. Текущие и перспективные планы разрабатываются на всех уровнях, тогда как контроль за их выполнением осуществляется только по вертикали. Значит, согласованные решения могут приниматься на высшем уровне управления, поскольку на среднем уровне (между отдельными функциональными подразделениями) нет формальных связей. В результате возникает опасность того, что отдельные разделы планов могут быть слабо скоординированы. Правда интеграция усилий по функциям входит в обязанность руководителя системы, но это зачастую практически невыполнимо из-за возрастающей сложности производства и связей в системе.
В заключении отметим, что успех современных организационных структур все в большей мере зависит от внешних, чрезвычайно быстро меняющихся условий их функционирования. К числу этих условий можно отнести интенсивную конкуренцию, приобретающую глобальный характер, быстрое технологическое развитие, ужесточение требований к интеллекту и потенциалу управленческих кадров, рост их автономии и ответственности.
В настоящее время в стране действует менеджмент переходного периода, появившийся вслед за изменением форм собственности. В связи с этим изменились фундаментальные парадигмы традиционного менеджмента, присущие условиям деятельности рыночной экономики, важнейшая отличительная особенность которой — перманентная и бескомпромиссная конкурентная борьба.
С менеджментом переходного периода связаны стратегическое управление, стратегическое планирование, гибкие организационные
структуры (способные адаптироваться к быстро меняющейся рыночной конъюнктуре), маркетинговая служба и др.
В целом менеджмент переходного периода не вполне соответствует переменам, масштабной смене форм собственности. Прежние формы планирования уже невозможны, а новые еще не устоялись. Оргструктуры большей частью преобразуются без должного учета требований конкурентного рынка. Предстоит восстановление разорванных кооперационных связей. Больше требуется управленческого персонала с творческим образом мышления, нужны руководители, способные предупреждать и устранять конфликты между менеджерами и собственниками, сочетать успешный бизнес с умелым решением социальных задач организации.
Заметим здесь, что в стране еще не завершены экономические реформы, не сформированы приемлемые механизмы конкурентной борьбы и благоприятный инвестиционный климат.
Дата: 2019-12-22, просмотров: 299.
