Первинні документи - це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Первинні документи повинні бути складені у момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа, код форми, дата і місце складання, зміст господарської операції та її вимірники, посади, прізвища і підписи осіб, відповідальних за дозвіл та здійснення господарської операції і складання первинного документа.

Розрахунки готівкою на ПП "Європацукор" проводяться із застосуванням прибуткових (КО-1) та видаткових (КО-2) касових ордерів, касових і товарних чеків, (дод. Д) розрахункових квитанцій, проїзних документів тощо, які підтверджують факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, а також з допомогою рахунків-фактур, договорів, угод, контрактів, актів закупівлі товарів тощо

Згідно чинного законодавства на підставі Закону України “Про внесення змін до Закону України “Про застосування електронно-контрольних касових апаратів і товарно-касових книг при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” [3] фірма, як суб”єкт підприємницької діяльності, що здійснює операції з розрахунками в готівковій і безготівковій формі у сфері торгівлі застосовує реєстратори розрахункових операцій. Реєстратор розрахункових операцій - пристрій або програмно-технічний комплекс, у якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг).

ПП "Європацукор" застосовує реєстратори для здійснення розрахунків за продані товари. Документом, що підтверджує факт здійснення продажу є касовий чек. При проведенні реєстрації операції з продажу касир отримує від покупців гроші за товар, здійснює операцію закриття чека в РРО, роздруковує його і видає чек і здачу разом з товаром. Щодня касир в кіці робочого дня виконує денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам’яті (Z-звіт) та занесенням до фіскальної пам”яті реєстратора.

На кожен РРО заведено книгу обліку розрахункових операцій. Книга обліку розрахункових операцій - прошнурована і належним чином зареєстрована в органах державної податкової служби України книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг). [3] Протягом дня касир при інкасації виторгу або для перевірки фактичної наявності грошей в РРО друкує Х-звіт.

Щодо документообороту в обліку готівки, то первинними документами, які засвідчують факти здійснення господарських операцій є: прибуткові касові ордери; видаткові касові ордери; заявки на видачу грошей; платіжні відомості. Але є певна умова, у двох останніх документах є обов’язковим накладення на них штампа з реквізитами видаткового касового ордера.

Усі прибуткові касові ордери і видаткові касові ордери до передачі в бухгалтерію, повинні бути зареєстровані в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3). Журнал реєстрації побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Журнал відкривають окремо на видаткові і прибуткові касові ордери. Надходження і видача готівки відображається у Касовій книзі (КО-5) і відповідно у звіті касира, звідки залишки і обороти готівки переносять у журнал-ордер №1, а з нього в Головну книгу.

Після реєстрації касові ордери передаються бухгалтером у касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплату заробітної плати, реєструються після видачі коштів за цими відомостями.

Всі факти надходження і вибуття готівки на підприємстві відображаються в Касовій книзі, тобто обліковому регістрі, призначеному для обліку касових операцій касиром підприємства. ПП "Європацукор" веде тільки одну Касову книгу в національній валюті. Касова книга пронумерована, прошнурована та опечатана сургучною печаткою. Кількість аркушів у Касовій книзі підтверджений підписами керівника та головного бухгалтера фірми.

Записи в касовій книзі здійснюються у 2-х примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються в Касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними та є звітами касира. Перші й другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення у Касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира та головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює. Записи в Касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання або видачі грошей за кожним ордером або замінюючим його документом. У кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число та передає до бухгалтерії звіт касира. Звіт касира - це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і є відривним листком Касової книги з додатком прибуткових і видаткових касових документів. (дод.3)

Звіти касира перевіряється бухгалтером у наступному порядку:

звіряється залишок на початок дня із залишком на кінець дня попереднього звіту;

перевіряється достовірність записів (ідентичність записів у звіті і додатках);

перевіряється правильність підрахованих підсумків з надходження і витрачання, залишку на кінець дня. Після перевірки звіту у графі "шифр кореспондуючого рахунку" записуються кореспондуючі рахунки, суми групуються за одним рахунком і проводяться записи в Журналі 1 і Відомості 1.1

У кінці місяця бухгалтер збирає всі касові звіти з підшитими до них первинними документами за датами в зростаючому порядку та зшиває в окрему папку. Контроль за правильним веденням Касової книги здійснює головний бухгалтер “Колоінвест". Видаткові касові ордери оформлюються на підставі наступних документів (табл.3.1).

Оплата праці, виплата допомоги з тимчасової непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями без складання видаткового касового ордера на кожного отримувача.

Всі прибуткові та видаткові касові документи повинні бути заповнені відповідальними за це особами чітко та зрозуміло чорнилами, кульковою ручкою або за допомогою друкарської машинки чи принтера. Жодних підчисток, помарок або виправлень, хоча і оговорених, у цих документах не допускається. При цьому приймання та видача коштів за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання, крім випадків видачі коштів за платіжними та розрахунково-платіжними відомостями. Забороняється видавати прибуткові та видаткові документи особам, які вносять або одержують гроші.

Ця оперограма чітко вказує суть всіх потрібних для оформлення ордеру операцій, виконавців та їх обов"язки.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на ПП "Європацукор" здійснюється головним бухгалтером та керівником. Вимоги головного бухгалтера та керівника щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

2.4 Типові порушення дослідження фінансових результатів ТзОВ "Інтер-Синтез"

Для проведення аудиту фінансових результатів від усіх видів діяльності ТзОВ "Інтер-Синтез" необхідно ознайомитися з типовими порушеннями, які часто трапляються при веденні бухгалтерського обліку на товаристві.

Згідно П (С) БО 15 не визнаються доходами:

суми ПДВ, акцизів, інших податків і обов'язкових платежів, що підлягають перерахуванню до бюджету та позабюджетних фондів;

суми надходжень за договором комісії, агентським та іншим аналогічним договором на користь комітента, принципала тощо;

суми попередньої оплати продукції (товарів, робіт, послуг);

суми авансу в рахунок оплати продукції (товарів, робіт, послуг);

надходження, що належать іншим особам;

надходження від первинного розміщення цінних паперів;

суми завдатку під заставу або в погашення позики, якщо це передбачено відповідним договором.

При аудиті фінансових результатів від всіх видів діяльності ТзОВ "Інтер-Синтез" аудитор виявив такі порушення:

на підприємстві немає Наказу (Положення) про облікову політику;

неправильна класифікація доходів за видами діяльності;

реалізація продукції несвоєчасно відображена на рахунках бухгалтерського обліку;

неправильна класифікація витрат за видами діяльності;

неправильно заповнена товарно-транспортна накладна;

неправильне нарахування відсотків (відсотки нараховуються в тому звітному місяці, в якому вони фактично мали місце);

до доходу було включено податкове зобов'язання;

неправильний облік витрат з метою оподаткування;

неправильне визначення виробничих витрат в окремих видах господарської діяльності організації;

неправильність віднесення витрат на собівартість продукції та групування їх за елементами - матеріальні витрати, витрати на оплату праці, відрахування на соціальні потреби, амортизація основних засобів, інші витрати;

при перегляді власного капіталу не відбувається перерахування на 43 рахунок "Резервний капітал" із прибутку підприємства.

Про порушення обліку витрат ТзОВ "Інтер-Синтез" свідчить:

наявність неповних або викривлених записів при відображенні операцій в обліку;

відсутність необхідних записів у картках аналітичного обліку, в накопичувальних відомостях, облікових регістрах, Головній книзі;

наявність безпідставних підчисток та виправлень в облікових регістрах та Головній книзі;

повна відсутність оборотів та сальдо в облікових регістрах та Головній книзі.

Аудитор зобов’язаний у процесі всього аудиту звертати увагу на порядок виправлення помилок і їх документальне оформлення, адже виправлення помилок є серйозною бухгалтерською операцією, яка має бути належним чином оформлена та задокументована.