Внутренняя корреспонденция представляет достаточно большой объем документов, циркулирующей в организации. Обмен внутренней корреспонденцией производится в электронном виде с использованием «СЭД-регион» и на бумажных носителях.

Различные служебные, докладные записки, заключения, приглашения оформляются в виде регистрационных карточек. Обмен же внутренней корреспонденцией по кадровым и финансовым вопросам, а также документами с пометкой «Для служебного пользования» производится в бумажном виде, по необходимости с созданием регистрационных карточек и пересылкой ее по «СЭД-регион». При этом карточки документов с пометкой «Для служебного пользования» создаются без вложения электронного образа документа.

Внутренние документы, содержащие приложения на бумажных носителях (в случае отсутствия приложений в электронном виде), подписываются на бумаге и передаются в бумажном виде.

Рассмотрим процедуру документооборота внутренних документов в ИФНС № 30 на примере таких служебных документов, как приказы и распоряжения.

Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативно-распорядительного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ИФНС.

Приказы (распоряжения) имеют соответствующий их содержанию краткий заголовок и могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Текст данных служебных документов может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться со словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается с разреженным интервалом.

Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения документа.

Если необходимо разъяснение целей и мотивов издания документа, тогда в тексте делается вступительная часть. В том случае, если подготовка приказа (распоряжения) производится по поручению Управления ФНС России по РБ, то непосредственно после заголовка или во вступительной части делается ссылка на соответствующее решение.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его подписания, указывается срок введения его в действие.

Проект приказа (распоряжения) оформляются в общем отделе после завершения его согласования. В случае необходимости, вместе с согласованным проектом приказа (распоряжения) на бумажном носителе исполнитель передает в отдел электронный образ документа (на дискете или по ЛВС).

Работники отдела могут вносить в проект документа редакционные поправки орфографического, пунктуационного и стилистического характера, а также устранять недочеты оформления документа.

Оформление документа завершается выводом на печать проекта приказа (распоряжения). При этом последняя страница проекта приказа (распоряжения) распечатывается на обратной стороне листа согласования.

Приказы подписываются только начальником или лицом, исполняющим его обязанности. Распоряжения могут подписываться заместителем начальника.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним (кроме форм деклараций, налоговой отчетности и т.п.) распечатываются в одном экземпляре.

Оформленный и согласованный проект приказа (распоряжения) на бумажном носителе с листом согласования передаются:

- для подписания начальником – работнику отдела, который формирует документы для доклада;

- для подписания заместителем начальника – секретарю приемной заместителя начальника.

Для проектов приказов (распоряжений) работник, ответственный за подготовку документа, представляет в общий отдел лист рассылки документа. Работник отдела контролирует наличие в листе рассылки всех подразделений ИФНС и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке.

Подлинник подписанных приказов и распоряжений регистрируются отделом в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

Для журнальной регистрации внутренних документов предусмотрены следующие виды журналов:

- «Журнал регистрации входящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, поступившая на имя начальника ИФНС или подразделения инспекции (докладные записки из отделов, информационные письма из вышестоящих налоговых органов, заявления работников и т.п.).

- «Журнал регистрации исходящей корреспонденции». В данном журнале регистрируется вся корреспонденция, изданная начальником, его заместителем или руководителем подразделения инспекции и предназначенная для информирования или уведомления сотрудников ИФНС или вышестоящие налоговые органы (ответы на письма, приказы по основной деятельности инспекции и т.п.).

- «Журнал регистрации протоколов собраний».

- «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».

Помимо вышеперечисленных журналов в каждом отделе ИФНС имеются свои журнальные формы регистрации документов. Так, например, в отделе кадров используются следующие виды журналов: «Журнал регистрации заявлений сотрудников ИФНС», «Журнал регистрации заявлений граждан», «Журнал регистрации трудовых договор» (приложение 12), «Журнал регистрации графиков отпусков», «Приходно-расходная книга по учету бланков рудовой книжки и вкладыша в нее», «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Журнал учета актов о нарушении трудового распорядка», «Журнал выдачи справок о трудовой деятельности», «Журнал регистрации больничных листов», «Журнал регистрации протоколов заседаний аттестационной и квалификационной комиссии, комиссии по установлению стажа», «Журнал регистрации справок-вызовов из учебных заведений», «Журнал учета больничных листов», «Журнал учета о прохождение медосмотров», «Журнал учета приказов по личному составу» (приложение 13), «Журнал учета входящей корреспонденции», «Журнал учета исходящей корреспонденции».