Вся исходящая корреспонденция ИФНС регистрируется отделом в «СЭД-регион». Исходящие документы регистрируются один раз, в день подписания или утверждения в базе данных «Исходящие».

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата составления.

На бумажных носителях отправляются документы:

- юридическим и физическим лицам;

- в Управление ФНС по РБ;

- в другие Инспекции;

- в иные организации.

В электронном виде по «СЭД-регион» отправляются документы, не подлежащие отправке на бумажном носителе, но только в:

- в Управление ФНС по РБ;

- в другие Инспекции.

В электронном виде по электронной почте отправляются документы:

- в другие Инспекции (если документы не подлежат отправке на бумажных носителях и не настроена связь по «СЭД – регион»).

Документы, направляемые в электронном виде, подписываются ЭЦП «Disign» должностного лица, утвердившего документ.

Отправка исходящей корреспонденции производится в день регистрации или на следующий рабочий день только отделом по общим и хозяйственным вопросам.

Личное вручение исходящих документов осуществляется или отделом общего и хозяйственного обеспечения или отделами, занимающиеся исполнением документа. Так, при получении справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам инспектор отдела камеральных проверок №1 проверяет наличие у налогоплательщика или его представителя документов, удостоверяющих личность (паспорт) и подтверждающих полномочие на получение указанной справки (доверенность). В случае подтверждения полномочия налогоплательщика или его представителя на получение справки инспектор выдает ее. На втором экземпляре справки налогоплательщик или его представитель ставит отметку о ее получении и дату, свои фамилию, имя, отчество и подпись.

В случае отсутствия у налогоплательщика соответствующих документов ему сообщается, что указанная справка будет направлена почтовым отправлением на адрес, указанный в запросе.

Если налогоплательщик не получил подготовленную справку лично в течение пяти рабочих дней, первый экземпляр справки сотрудник камерального отдела передает по реестру в отдел общего и хозяйственного обеспечения для направления ее почтовым отправлением налогоплательщику или его представителю. В этом случае на втором экземпляре справки ставятся подпись должностного лица и дата передачи справки. Второй экземпляр справки остается на хранении в ИФНС. Сотрудник отдела общего и хозяйственного обеспечения не позднее рабочего дня, следующего за днем получения справки по реестру, направляет ее налогоплательщику или его представителю заказным письмом.

Обработка отправляемых документов включает в себя:

- проверку комплектности документов;

- сортировку;

- нанесение адреса на конверт;

- фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц-сгиба) и упаковку документа;

- отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

- для юридического лица – полное или краткое наименование, для гражданина – фамилия, имя, отчество;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках – полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно – вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

- простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

- регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

- почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

- оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

- иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Корреспонденция (как правило, конфиденциальная), требующая срочной доставки, отправляется фельдъегерской связью в порядке, соответствующем договору с ГФС России.

В исключительных случаях, при необходимости отправки срочной корреспонденции, в том числе в нерабочее время, доставка документов может быть произведена нарочным. В этом случае лицо, которому поручена доставка, проставляет на визовом экземпляре документа надпись: «Первый экземпляр получен на руки»; свою должность; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату (при необходимости и время) получения подлинника документа.

Для отправки документа по «СЭД-регион» работник отдела регистрирует регистрационную карточку документа и отправляет ее адресату. Подлинники и визовые экземпляры отправленных документов подшиваются в дело.

Отправка электронных документов по электронной почте, подписанных руководителем или его заместителем, осуществляется только с официального электронного почтового ящика.

После регистрации карточки исходящего документа в «СЭД-регион», для отправки этого документа по электронной почте сотрудник извлекает из регистрационной карточки файл документа, формирует сообщение, содержащее электронный образ документа и отправляет сформированное сообщение по электронной почте.

При отправке документа по электронной почте в другие инспекции, вместе с файлом документа обрабатывается файл ЭЦП.

Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в ИФНС № 30 используются следующие журналы:

- «Журнал учета принятых факсограмм».

- «Журнал учета отправляемой информации средствами факсимильной связи».

- «Журнал учета письменных запросов налогоплательщиков по информированию и организации работы с налогоплательщиками» (приложение 10).

- «Журнал учета работы по информированию налогоплательщиков» (приложение 11).

- «Журнал учета книги доходов и расходов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, работающих по упрощенной системе налогообложения».

- «Реестр регистрации налоговых деклараций (расчетов), иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов (сборов), и бухгалтерской отчетности» (приложение 14).

- «Журнал регистрации личных обращений граждан».

- «Журнал регистрации ответов начальника ИФНС №30 на письменные обращения граждан».